Сдача декларации по НДС до 25 января

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

25
 
Сдача декларации по НДС до 25 января
Сдать бесплатно 25
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Оформление компенсации расходов на ГСМ по автомобилю, находящемуся в аренде

Александр Байсаров (автор вопроса)  34 263 балла, г. Усть-Кут
16 октября 2014 в 16:11
Здравствуйте! У меня заключен договор аренды на автомобиль без экипажа с самим сотрудником.  Я издаю приказ о норме расхода топлива на арендованный автомобиль. С этим понятно. Остался вопрос о выплате компенсации за ГСМ на автомобиль. Сотрудник оформляет путевые листы на использование автомобиля. Я по путевым листам определяю по норме расход ГСМ по пробегу автомобиля. Сотрудник оформляет отчет произвольной формы об использовании автомобиля,где указывает пробег и количество использованного ГСМ по норме расхода с указанием цены и общей стоимости, прикладывает путевые листы к отчету. Но чеков ККМ на весь объем ГСМ по норме нет. Руководитель на отчете сотрудника ставит визу: оплатить ГСМ в полном объеме в сумме хххх рублей. Так можно выплатить сумму ГСМ без чеков АЗС? Это первый вопрос. И второй связанный с этой темой. В программе данный отчет провести как поступление товаров и услуг на количество ГСМ и суммой указанной в визе руководителя,хотя чеков АЗС нет, на дату получения отчета.(Т.е за сентябрь расходы будут учтены в октябре). Не будет ли это нарушением?
По вопросу учета расходов на ГСМ без чеков АЗС-вопрос уже решен, к налоговому учету данную сумму не принимаем.
17 октября 2014 в 15:32
Добрый день.
Расходы на ГСМ, как я поняла, несет арендодатель, но за счет арендатора?
Может быть пойти по пути деления арендной платы на постоянную и переменную части (второй частью и станут затраты на ГСМ)?
Тогда по сводным итогам путевых листов за месяц стороны будут подписывать доп. соглашение на утверждение переменной суммы и не понадобится отражать топливо в учете арендатора.
Наталья Деркач  1 935 баллов, г. Жуковский
17 октября 2014 в 15:56
Добрый день! Может я не поняла суть вопроса,но  я так понимаю заключен договор аренды автомобиля с сотрудником организации.
Зачем Вам компенсировать расходы на ГСМ сотруднику?Пропишите в договоре аренды,что расходы по ГСМ несет организация-

Далее:
1.Организация -арендатор оплачивает топливо по безнал. или налич.расчету.
2.Приказ на нормы расхода топлива у Вас,я поняла,есть
3.Рассчитываете расход топлива ,согласно нормы и пробега
4.Перерасход топлива удерживаете с водителя,если причина не обоснована.Если обоснована-принимаете в расходы.

А уж если кто-то не предоставил чеки по заправкам-то проблемы не организации,а самого сотрудника.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Александр Байсаров (автор вопроса)  34 263 балла, г. Усть-Кут
17 октября 2014 в 16:01
Здравствуйте! Т.е Вы предлагаете оформлять доп.соглашение на сумму компенсации расходов по ГСМ к договору аренды? Поняли меня правильно, расходы на ГСМ несет арендодатель(сам сотрудник использует автомобиль). Мы в договоре аренды предусмотрели арендную плату только. В доп.соглашении к договору аренды следует менять формулировки в договоре аренды или просто дополнить пункты о компенсации расходов? Я не юрист,по-этому уточняю этот момент.
Да, Наталья Деркач, поняли правильно всё. Я тоже так рассчитывал провести.Но проблема в том, что чеков АЗС нет на всё количество топлива. Руководитель же сказал оплатить всю сумму на количество топлива по пробегу в путевых листах. В связи с чем и возник вопрос.
Наталья Деркач  1 935 баллов, г. Жуковский
17 октября 2014 в 16:08
Объясните руководителю,что компенсировать расходы без подтверждающих документов невозможно.
17 октября 2014 в 16:19
Поддержу Наталью: можно в порядке исключения оплатить расходы при утере сотрудником чеков, но системой сделать это нельзя (даже при выделении переменной части в арендной плате её сумму нужно документально обосновать).
Ну и странным, конечно, является недостаточность чеков (сотрудник наверняка ведь еще и по личным делам на автомобиле ездит - чеков как раз избыток должен бы быть). Мои водители, было дело, пытались еще и чужие чеки подсунуть, даже с топливом другой марки - видимо прямо на АЗС собирали или по своим знакомым.
Kalitwa  1 341 балл, г. Подольск
17 октября 2014 в 16:21
Цитата (Наталья Деркач):Объясните руководителю,что компенсировать расходы без подтверждающих документов невозможно.
Добрый день!

Есть путевой лист автомобиля, там расписано сколько бензина он израсходовал. Директор пишет, что он потерял чеки АЗС и просит ему возместить бензин :-), если он еще и учредитель, то за счет чистой прибыли думаю есть возможность выплатить. Вот в частности что нашла на вашем же форуме:

ПИСЬМО 
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
25 августа 2009 г.
N 03-03-06/2/161 

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов и сообщает следующее. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Заместитель директора
Департамента налоговой 
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Принятие в расходы ГСМ по маршрутному листу
Александр Байсаров (автор вопроса)  34 263 балла, г. Усть-Кут
17 октября 2014 в 16:33
Здравствуйте! Возник еще один вопрос по ходу обсуждения данной темы. Итоги: У меня должны быть путевые листы, отчет произвольной формы, чеки АЗС.Из отчета следует пробег автомобиля и количество топлива на этот пробег. Часть количества топлива подтверждена чеками АЗС, часть нет. В порядке исключения оплачиваем всю сумму.И возник вопрос, с той суммы которая не подтверждена чеками АЗС я должен удержать НДФЛ? И если будем составлять доп.соглашение на компенсацию ГСМ, я должен удерживать НДФЛ с суммы компенсации? 
И в свете предыдущего ответа, поясните- при наличии путевых листов подтверждающих количество израсходованного бензина я могу принять всё количество на пробег по путевым листам, даже если нет чеков АЗС на часть количества бензина? Как-то для меня двояко звучит ответ Разгулина.
По поводу отсутствия чеков АЗС, сотрудник пояснил что расплачивался платежной картой, но стандартного чека ККМ АЗС, где он заправлялся, не дали.
Kalitwa  1 341 балл, г. Подольск
17 октября 2014 в 16:41
Цитата (Александр Байсаров):Здравствуйте! Возник еще один вопрос по ходу обсуждения данной темы. Итоги: У меня должны быть путевые листы, отчет произвольной формы, чеки АЗС.Из отчета следует пробег автомобиля и количество топлива на этот пробег. Часть количества топлива подтверждена чеками АЗС, часть нет. В порядке исключения оплачиваем всю сумму.И возник вопрос, с той суммы которая не подтверждена чеками АЗС я должен удержать НДФЛ? И если будем составлять доп.соглашение на компенсацию ГСМ, я должен удерживать НДФЛ с суммы компенсации? 
И в свете предыдущего ответа, поясните- при наличии путевых листов подтверждающих количество израсходованного бензина я могу принять всё количество на пробег по путевым листам, даже если нет чеков АЗС на часть количества бензина? Как-то для меня двояко звучит ответ Разгулина.
вот еще почитайте:
18.03.11 12:52Источник: Журнал "Семинар для бухгалтера"

Компании могут не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля сотрудника. Такой положительный вывод сделали чиновники Министерства финансов сразу в письме от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327.
Министерство финансов подчеркнуло, что вся сумма компенсации, выплаченной работнику – владельцу автомобиля, не облагается НДФЛ. Этот вывод Минфин подкрепил ссылкой на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Для финансового ведомства мнение, изложенное в письме № 03-04-06/6-327, новая и достаточно смелая позиция. Раньше чиновники высказывались иначе. Буквально год назад финансовое ведомство рекомендовало учитывать при налогообложении НДФЛ нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Эти выводы есть в письме Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87.
В последних же письмах Минфин высказался о том, что фактически не имеет значения, как размер компенсационной выплаты соотносится с нормой из постановления Правительства РФ № 92. Важно, чтобы размер компенсации был прописан в соглашении с сотрудником. Также необходимо документально подтвердить производственный характер расходов и их экономическую обоснованность.
Причем для целей НДФЛ не имеет значения, является ли автомобиль собственностью работника компании или же он управляет им по доверенности. Но у работодателя должны быть документы, которые подтверждают принадлежность автомобиля сотруднику, а также расчеты компенсаций. Для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях бухгалтерии лучше запросить у работника нотариально заверенную копию технического паспорта на автомобиль или доверенности. Нужно также организовать учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов.
Напомню, что компенсация может быть выплачена только тем работникам, работа которых носит разъездной характер. Тот факт, что работа носит разъездной характер, желательно зафиксировать в должностной инструкции работника. Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя и зависит от интенсивности использования автомобиля в прошедшем месяце, его марки и объема двигателя. К приказу прикладываются соответствующие оправдательные документы: путевые листы, чеки на приобретение ГСМ, прохождения техобслуживания, ремонта автомобиля.
Что делать
Компании могут не удерживать НДФЛ с тех сумм, которыми компенсируют своим работникам использование их автомобилей. Об этом высказался Минфин России в письме от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327. Причем не важно, каков размер компенсации. Но важно, чтобы она была предусмотрена в соглашении с сотрудником.
Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 3, 2011

И еще НДФЛ начисляется на комп.ГСМ, если нет ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ Документ: Письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.
Александр Байсаров (автор вопроса)  34 263 балла, г. Усть-Кут
17 октября 2014 в 16:55
Огромное спасибо за информацию по НДФЛ .Всегда читаешь по-новому в свете своего вопроса. Сейчас же хочу уточнить порядок своих действий. Договор аренды заключен. Приказ о норме расхода топлива на арендованный автомобиль издан.Сейчас работник предоставляет мне путевые листы и чеки ГСМ, составляет в произвольной форме отчет об использовании автомобиля. Всё это служит документальным подтверждением расчета компенсации за ГСМ. Составляем доп.соглашение к договору аренды и выплачиваем сумму компенсации. Сумма компенсации налогообложению не подлежит НДФЛ. Я всё правильно изложил? Я остановился на доп.соглашении к договору аренды, так как приобретение ГСМ на всё израсходованное количество чеками АЗС не подтверждено. А так будет только сумма компенсации за ГСМ(без количества бензина) подтвержденная доп.соглашением к договору. Расчет компенсации я думаю подтвержден полностью путевыми листами и частью чеков АЗС, которые подтверждают цену ГСМ.
Kalitwa  1 341 балл, г. Подольск
17 октября 2014 в 17:06
Цитата (Александр Байсаров):Огромное спасибо за информацию по НДФЛ .Всегда читаешь по-новому в свете своего вопроса. Сейчас же хочу уточнить порядок своих действий. Договор аренды заключен. Приказ о норме расхода топлива на арендованный автомобиль издан.Сейчас работник предоставляет мне путевые листы и чеки ГСМ, составляет в произвольной форме отчет об использовании автомобиля. Всё это служит документальным подтверждением расчета компенсации за ГСМ. Составляем доп.соглашение к договору аренды и выплачиваем сумму компенсации. Сумма компенсации налогообложению не подлежит НДФЛ. Я всё правильно изложил? Я остановился на доп.соглашении к договору аренды, так как приобретение ГСМ на всё израсходованное количество чеками АЗС не подтверждено. А так будет только сумма компенсации за ГСМ(без количества бензина) подтвержденная доп.соглашением к договору. Расчет компенсации я думаю подтвержден полностью путевыми листами и частью чеков АЗС, которые подтверждают цену ГСМ.
Вы по-сути компенсируете затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами, там нет налогооблагаемой базы для НДФЛ. суммы не подтвержденные чеками спишите в расход чистой прибыли. думаю так меньше вопросов у налоговиков будет. Главное в договоре прописать, что расходы по ГСМ в полном объеме несет фирма
Александр Байсаров (автор вопроса)  34 263 балла, г. Усть-Кут
17 октября 2014 в 17:13
Большое спасибо всем ответившим! Новые вопросы по этой теме я обсужу в новых темах со ссылкой на это обсуждение.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер