Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Учет при компенсации расходов на использование личного транспортного средства

27 апреля 2015 в 11:41
Добрый день!
На форуме прочитала много тем по поводу компенсации расходов за использование личного автотранспорта, теоретически все понятно, а вот практически не могу сообразить как выполнить следующее.

   После того как у нас уже есть:
 - приказ руководителя:
1. Выплачивать заместителю генерального директора компенсацию расходов за использование личного транспортного средства (легковой автомобиль марки ______________) в служебных целях, в размере стоимости израсходованного топлива, по нормам, предусмотренным законодательством РФ.
2. Расчет и выплату компесации расходов производить на основании с путевых листов и подтверждающих документов с 01 января 2015 г. 3. Путевые листы выдавать один раз в месяц.
 - Есть путевой лист;
 - Сотрудник должен отчитаться, т.е. предоставить подтверждающие документы по расходам.

Вопрос - как должен выглядеть этот отчет, сначала я думала что это авансовый отчет, но проводки по авансовому отчету  Дт 10.03 Кт 71.01
а во всех комментариях рекомендуется сделать начисление компенсации на 73 счет.
Значит по этим расходам не нужен авансовый отчет , а нужна какая то другая форма. согласно которой я в программе делаю начисление???
- ДТ 26 Кт 73
А при выдачи РКО - Дт 73 Кт 50

Или при формировании авансового отчета в ручную изменить проводку??

Пожалуйста помогите распутаться!!!!
Грек Вера  18 587 баллов, г. Барнаул
27 апреля 2015 в 12:21
Добрый день! Мне ваша ситуация видится следующим образом: по истечении месяца составляется отчет об использованных суммах, с приложением подтверждающих документов: чеки АЗС, чеки по покупку масла, запчастей для ремонта и пр. расходных материалов, предусмотренных доп. соглашением к трудовому договору, а также может быть твердая сумма в пределах норм, предусмотренных для а/м с определенным объемом двигателя, Проводки будут 26/73 и 73/51(50) Авансовые отчеты составлять не надо, т.к. это не отчет по выданным суммам под отчет.
27 апреля 2015 в 12:49
Большое спасибо за быстрый ответ.
Я правильно поняла, что для отчета нужно разработать собственную форму которую допустим можно так и назвать:
Цитата (Грек Вера):отчет об использованных суммах
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Важный бух  79 858 баллов, г. Астрахань
27 апреля 2015 в 12:58
Цитата (Берег):Значит по этим расходам не нужен авансовый отчет , а нужна какая то другая форма. согласно которой я в программе делаю начисление???
- ДТ 26 Кт 73
А при выдачи РКО - Дт 73 Кт 50
Здравствуйте. У нас в организации компенсация выплачивается на основании  заявления работника с приложением путевых листов, а сумма компенсации утверждена приказом.
Грек Вера  18 587 баллов, г. Барнаул
27 апреля 2015 в 13:05
Чтобы не было долгих объяснений с контролерами из ФСС и ПФ, следует все оформить по правилам Трудового кодекса.
Важный бух  79 858 баллов, г. Астрахань
27 апреля 2015 в 13:10
Цитата (Грек Вера):Чтобы не было долгих объяснений с контролерами из ФСС и ПФ, следует все оформить по правилам Трудового кодекса.
Вот так по правилам:

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.


Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя.

При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
27 апреля 2015 в 13:10
Здравствуйте
Цитата (Важный бух): Здравствуйте. У нас в организации компенсация выплачивается на основании  заявления работника с приложением путевых листов, а сумма компенсации утверждена приказом.
Т.е. работник каждый месяц или чаще пишет заявление на компенсацию и на каждое заявление делается приказ?

Большое спасибо за ответы, что касается соответствия ТК  я думаю эта статья как раз и дает нам право на компенсацию:
Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.


Меня больше интересует практически какими документами правильно оформить эту ситуацию.
 
На основании ваших ответов и ранее прочитанного, решаем оформить так:
1. Заявление работник написал, о том что просит компенсировать расходы на стоимость ГСМ в связи с использованием авто в служебных целях.
2. Приказом руководителя определили выплачивать ежемесячно на основании путевых листов и подтверждающих документов.
3. в конце месяца сотрудник сдает мне путевой лист и разработанную нами форму -"отчет об использовании денежных средств" (с названием я определюсь позже).
4. НА основании этого отчета делаю БУх. справку- начисление компенсации ( Дт-26 КТ-73).
5. ВЫплачиваю РКО (Дт-73 Кт - 50).
Я так понимаю, что в принцыпе и сначала можно выдать ему деньги РКО (Дт-73 Кт - 50) повиснет аванс по этому счету он отчитается счет закроется.
Если что то не верно поправьте пожалуйста.
еще раз спасибо.
Грек Вера  18 587 баллов, г. Барнаул
27 апреля 2015 в 13:19
Примите для вашей организации один из вариантов :

Дополнительное соглашение к трудовому
договору. Установление размера и порядка
компенсации за использование личного
автомобиля в служебных целях
(образец заполнения)

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 04.02.2014 N 7-тд

28.02.2014 N 01-дс

Москва

Общество с ограниченной ответственностью "Верона" (ООО "Верона"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Воробьева Сергея Федоровича, действующего на основании Устава, с одной стороны и водитель Горбунков Дмитрий Константинович, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 04.02.2014 N 7-тд о нижеследующем.
1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ раздел 7 трудового договора "Особые условия" дополнить пунктами следующего содержания:
"7.3. С 01.03.2014 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (основание - паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438).
7.4. Транспортное средство, указанное в п. 7.3, имеет следующие характеристики: легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный.
7.5. С 01.03.2014 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 4000 (четыре тысячи) руб., а также возмещаются расходы:
- на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
- по техническому обслуживанию и текущему ремонту с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
7.6. Работник не позднее трех рабочих дней после окончания месяца использования транспортного средства в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.
7.8. Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника".
2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью трудового договора от 04.02.2014 N 7-тд.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой - передается Работнику.

Работодатель: Работник:
Общество с ограниченной ответственностью Горбунков Дмитрий Константинович
"Верона" (ООО "Верона") Паспорт: 0667 N 231547
Адрес (место нахождения): Выдан 14.06.2005
111222, г. Москва, ул. Вавилова, дом 1. Отделом УФМС России по
ИНН 1100001111 Московской обл. в
г. Красногорске
Код подразделения: 001-035
Место жительства:
Московская область,
г. Красногорск,
ул. Карбышева, д. 17.
Генеральный директор

Воробьев С.Ф. Воробьев Горбунков Д.К. Горбунков
28.02.2014 28.02.2014

Экземпляр дополнительного соглашения получен: Горбунков 28.02.2014

Приказ о возмещении расходов, связанных
с использованием личного автомобиля
в служебных целях
(образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью "Верона"
(ООО "Верона")

ПРИКАЗ

28.02.2013 N 19-к

Москва

О возмещении расходов, связанных с использованием
личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.03.2013 водителю Д.К. Горбункову ежемесячную компенсацию в размере 4000 (четырех тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный).
1.1. Возмещать начиная с указанной даты Д.К. Горбункову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства, указанного в п. 1 настоящего приказа:
- расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
- расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.
2. Главному бухгалтеру Т.В. Кузиной производить выплаты Д.К. Горбункову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:
- ежемесячную компенсацию - в последний день месяца;
- выплату, связанную с возмещением расходов, - не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного Д.К. Горбунковым отчета, в котором отражена общая информация о времени использования и пробеге личного транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, подтвержденных прилагаемыми путевыми листами и чеками ККТ АЗС.

Основание: должностная инструкция водителя от 10.09.2012, дополнительное соглашение от 28.02.2013 N 01-дс к трудовому договору от 04.02.2013 N 7-тд, паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438.

Генеральный директор Воробьев С.Ф. Воробьев

С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Кузина Т.В. Кузина
28.02.2013

водитель Горбунков Д.К. Горбунков
28.02.2013

Материалы использованы из К+
Важный бух  79 858 баллов, г. Астрахань
27 апреля 2015 в 13:24
Цитата (Берег):Т.е. работник каждый месяц или чаще пишет заявление на компенсацию и на каждое заявление делается приказ?
Ну у нас коллега выплата в размере 1200, то есть фиксированная. И приказ на нее один ( при оформлении договора ) Заявление да ежемесячно с приложением табеля учета рабочего времени. Конечно вы можете самостоятельно разработать форму отчета, утвердить ее в УП, главное наличие всех обязательных реквизитов ( 402-фз) , но на мой взгляд достаточно приложить чеки к заявлению.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер