Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Что можно включить в авансовый отчет по итогам месяца?

28 апреля 2015 в 13:24
Добрый день!
Передо мной встала задача оформления авансовых отчетов по итогам месяца.
Ситуация такова: в течение периода сотрудники (в основном руководители) могут брать из кассы деньги для покупки чего-либо необходимого. Сломались замки в шкафчиках мед.работников - инженер взял 100 руб и купил два замка, принес чек кассовый и товарный. Бухгалтер отправила почтой России заказное письмо контрагенту - принесла чек. Директор решил купить видеокамеру для записи на видео заседаний и совещаний - принес товарную накладную с кассовым чеком. И таких случаев в течение месяца достаточно много. Администратор купила чай и сахар для посетителей -есть чек. 
Посоветуйте, чем руководствоваться при принятии решения о включении в авансовый отчет? Знаю, что должным образом должны быть оформлены чеки, товарные чеки, внутренним чувством думаю, что можно принять, что нельзя. Подскажите, на какие статьи закона о бух учете обратить внимание, может быть подскажете "учебник", статьи  как и что и каким образом принять к авансовому отчету, чтобы налоговая не придралась? Буду благодарна.
Мариэль  35 790 баллов, г. Москва
28 апреля 2015 в 13:38
Добрый день!
По вашему вопросу предлагаю вам статью из журнала "Зарплата":
Цитата (журнал "Зарплата 13 февраля 2015г. Деньги под отчет: как потратить и отчитаться):Расходование подотчетных сумм Правила расходования подотчетных сумм касаются:
Использования подотчетных сумм;лимита расчета наличными;порядка оформления авансового отчета.  
Кто может потратить подотчетный аванс
Порядок ведения кассовых операций (утвержден Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указания 3210-У) не запрещает передавать подотчетные суммы другим лицам. Но отвечать за деньги будет только один сотрудник, которому вы деньги выдали. Поэтому если он хочет передать наличные кому-то еще, лучше это сделать по ведомости. Бухгалтер может составить такую ведомость в произвольной форме. Так же лучше, если у вас со всеми сотрудниками, которым вы планируете выдавать подотчетные суммы, будут заключены договора о полной материальной ответственности.
Оправдательные документы оформлены на другое лицо. Если в оправдательных документах (например, в квитанции к приходному кассовому ордеру) фигурирует другая фамилия. Что делать?
При условии, что денежные средства фактически использованы для нужд компании, вы можете принять такие бумаги у работника (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК). Только на всякий случай попросите у подотчетника объяснительную записку, в которой он подробно распишет, как вышло, что документы оформлены на другого человека. Но, лучше сразу объяснить сотруднику, что подобной ситуации лучше не допускать. Чтобы вам не пришлось доказывать налоговикам, что деньги действительно были потрачены на нужды компании.
Лимит расчета наличными
Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У установлен предельный размер расчета наличными — 100 000 руб. в рамках одного договора. Обратите внимание! Лимит установлен именно для каждого договора с контрагентом. То есть перечислить, например, по 90 000 руб. несколькими платежами нельзя. Если вы хотите заплатить одному бизнес-партнеру больше 100 000 руб. наличными — заключите разные договоры. При этом! Если в течение дня расчеты вы производите по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не будет нарушением.
Это же правило относится наличных, которыми рассчитывается подотчетник. Он может что-то купить или оплатить в одном месте и по одному документу (чеку, квитанции и т.д.) не больше чем на 100 000 руб.
Ответственность за нарушение лимита. За нарушение предельной суммы расчетов наличными ваша фирма может быть оштрафована в соответствии с нормой статьи 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:
для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;для ее руководителя — от 4000 до 5000 руб. Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.
Лимит кассы регулируем подотчетными суммами. Такой же штраф  грозит за превышение норматива остатка денежной наличности в кассе. Сверхлимитный остаток денежных средств, возникший в кассе в конце рабочего дня, можно ликвидировать, если выдать лишние деньги подотчетным лицам. При этом не забывайте оформлять соответствующий приказ и соблюдать условие об отсутствии у работника предыдущего аванса.
Внимание! Малые компании и ИП могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указания 3210-У).
Авансовый отчет Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1. Заполните  авансовый отчет в одном экземпляре. В составлении авансового отчета должны принимать участи как минимум три человека. Это:
подотчетное лицо;бухгалтер;руководитель. Для каждого в унифицированном бланке есть поле для подписи. Предусмотрите такие поля и в том случае, если вы разработали собственную форму. Образец заполнения авансового отчета вы найдете в статье. 
Попросите сотрудника приложить к авансовому отчету все оправдательные документы (чеки, квитанции и т.д.). Для удобства обработки и хранения авансовых отчетов оправдательные документы можно наклеить на плотный лист бумаги (картона). Только следите, чтобы  их можно было прочитать.
Проверка и утверждение авансового отчета
Когда сотрудник принес к вам в бухгалтерию авансовый отчет, заполните в нем расписку (отрывную часть) и передайте ее работнику. Расписка нужна, чтобы подтвердить, что вы приняли отчет на проверку.
Далее проверьте:
целевое расходование средств;наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Выдача денег под отчет в бухгалтерском и налоговом учете Денег из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)
Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции с 2014 года вы можете в статье.
В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50  (51)
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу.  Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
Деньги на корпоративную карту
Учет операций по корпоративной  карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».
На дату списания денег с карты сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.
Налоговый учет
Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
Оправдательные документы для разных ситуаций Чтобы учесть расходы на покупку товаров (оплату услуг), нужны подтверждающие документы. Кроме того сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС зависит о вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету.
Работник купил мелочевку в магазине
Приобрести канцтовары или другие необходимые товары подотчетник может в обычном магазине. Тогда кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки. Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат. Но! Принять к вычету «входной» НДС в этом случае вы не сможете. Для этого нужен счет-фактура.
Мелкий опт за наличку
Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:
квитанцию к приходному ордеру;накладную;счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.  
Покупка ГСМ
За наличный расчет. Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.
По талонам или корпоративным картам. Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива. В данной ситуации работник отчитывается за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам. Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.
Обратите внимание! Для списания расходов на ГСМ необходимы также путевые листы.
Первичка по представительским расходам
Вы можете признать при расчете налога на прибыль представительские расходы (под. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налоговый кодекс относит к представительским расходы:
на проведение официального приема;транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;буфетное обслуживание во время переговоров;оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия. Иные расходы на прием делегации не уменьшат облагаемую базу по налогу на прибыль.
Для документального подтверждения произведенных расходов нужен приказ о проведении мероприятия и смета затрат. А так же необходимы следующие оправдательные документы: чеки ККТ, товарные чеки, счета поставщиков, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п. Также необходим отчет о приеме делегации в произвольном виде (см. образец ниже).
 
                                                                Утвержден
                                                   генеральным директором
                                                 ООО "Формула" Иванько А.А.
                                                        21 ноября 2014 г.
                                                                        
Отчет
о приеме делегации ООО "Высота"
с 17 по 18 марта 2015 г.
 
Участники приема:                                                       
от ООО "Формула": Картошкин А.Н., Кубиков С.И., Илюшкин С.И.;                   
от ООО "Высота": Зайцев Б.Н., Медведев Ф.М., Орлов Т.В.                  
Тема  переговоров:  Организация  совместного  производства  и  реализации
деревообрабатывающих станков.                                           
Программа приема:                                                       
17 ноября 2014 г.                                                        
9:00 - 12:00 - переговоры.                                              
12:00 - 13:00 - обед.                                                   
13:00 - 17:00 - ознакомление делегации с производством.                  
18 ноября 2014 г.                                                       
10:00 - 14:00 - переговоры.                                            
14:00 - 15:30 - обед.                                                   
Сумма произведенных расходов:  34 876  (тридцать четыре тысячи  восемьсот
семьдесят шесть) руб.                                                   
                                                                        
Генеральный директор ООО "Формула"         Иванько /Иванько А.А.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер