Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Заполнение авансового отчета по заграничной командировке

22 июня 2015 в 13:09
Добрый день! Оформляю впервые авансовый отчет по командировке. Приказ в программе сделала. Подскажите, пожалуйста, последовательность действий в случае оформления поездки в заграничную командировку. Буду очень благодарна! Научите проводить загранкомандировки! 

Товарищ летел с 26.05.15 по 29.05.15 в Турцию (Стамбул). Ему 22.05.15 перечислили на карту сумму 16100 руб. 
25.05.15 он сходил в банк и поменял почему-то 15930 руб. (наверное, какая-то комиссия обменника?) на 270 евро по курсу 59.00.
Есть маршрутная квитанция (посадочные потерял): 1) Москва-Стамбул в 15:30 вылет. 2) Стамбул-Москва возвращение в Москву 00:45 29.05.15. Суммы указаны в рублях (всего 16704 руб), их я включила в авансовый, правильно?
Есть служебка из управляющей компании, которая и дала распоряжение на командировку: в ней почему-то указано 3 дня суточных, всего суточных 9600. (тут какая-то фишка с ндфл должна быть, да? поскольку допускаются только 2500 руб.). Также в служебке написано: поживание 110 евро=6500 руб, проезд =через офис-менеджера. Но если с проездом разобралась, то как быть с проживанием? Есть счет из гостиницы, но! 1) в счете указана сумма 112 вообще в турецкой валюте, 2) он жил в номере с коллегой и поэтому типо заплатил как за койко-место всего лишь 40 евро. Плачу К тому же в счете указан только его коллега, а его фамилии нигде нет. Итого возникает вопрос: можно ли такой счет включать в авансовый, как, в какой валюте и в какой сумме?
Ну и у товарища в итоге осталось 70 евро, которые он поменял на рубли и сдал в кассу 01.06.15 (а это еще к тому же первый день его отпуска...). Как провести эти деньги и на что обратить внимание? Тут небось курсовые разницы должны появиться?

Вопросов много, понимаю, спасибо тем, кто откликнется.
Александр Погребс Главный консультант
26 июня 2015 в 12:35
Добрый день!
Цитата (kosarenok):Научите проводить загранкомандировки!
По одной командировке сложно "научить". В каждом случае свои нюансы.
 
Цитата (kosarenok):Ему 22.05.15 перечислили на карту сумму 16100 руб.
25.05.15 он сходил в банк и поменял почему-то 15930 руб. (наверное, какая-то комиссия обменника?) на 270 евро по курсу 59.00.
Начнем с того, что Вы выдаете командированному деньги в рублях. И отчитываться он должен в рублях. Как, зачем и почем он менял рубли на валюту Вас совершенно не касается. 
Если он делал расходы в иностранной валюте (в турецкой, например), то сумма, указанная в документе на оплату переводится в рубли по курсу на день утверждения авансового отчета.
 
Цитата (kosarenok):Есть маршрутная квитанция (посадочные потерял): 1) Москва-Стамбул в 15:30 вылет. 2) Стамбул-Москва возвращение в Москву 00:45 29.05.15. Суммы указаны в рублях (всего 16704 руб), их я включила в авансовый, правильно?
Правильно. Но желательны посадочные талоны. Без них у налоговиков возникает подозрение, что билеты сначала купил, а потом никуда не летал, а просто сдал их обратно и деньги в карман. Улыбаюсь
 
Цитата (kosarenok):Есть служебка из управляющей компании, которая и дала распоряжение на командировку: в ней почему-то указано 3 дня суточных, всего суточных 9600. (тут какая-то фишка с ндфл должна быть, да? поскольку допускаются только 2500 руб.). Также в служебке написано: поживание 110 евро=6500 руб, проезд =через офис-менеджера.
Насколько я понимаю, в служебке даны указания, которые Вы должны соблюдать.
Суточные - 3200 в день или 9600 всего. Это "указание сверху".
К сожалению, Вы не указали, когда он вылетел (какого числа), поэтому посчитать количество дней в командировке невозможно.
Но имейте в виду, день вылета считается за полный день и как "за границей". День прилета - у Вас 29.05 - тоже полный день, но по ставкам "в России".
Итак, в чем разница между 3200 и 2500.
Читаем первоисточник:
Цитата (Статья 217 НК РФ):При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;
Итак, можете выплачивать работнику суточные в размере 3200 в сутки, но всё, что сверх 2500 за границей и 700 в России нужно включить в базу для НДФЛ.

То же самое и с проживанием. Сколько по турецкому счету (в пересчете на рубли по курсу на день утверждения авансового отчета) получается, столько и компенсируете ему. Не забудьте, правда, сделать построчный перевод документа с турецкого (или другого) языка на русский. Без перевода проводить документ в учете нельзя.

Но у Вас ситуация значительно сложнее, чем просто турецкиц счет на оплату 
Цитата (kosarenok):Но если с проездом разобралась, то как быть с проживанием? Есть счет из гостиницы, но! 1) в счете указана сумма 112 вообще в турецкой валюте, 2) он жил в номере с коллегой и поэтому типо заплатил как за койко-место всего лишь 40 евро. К тому же в счете указан только его коллега, а его фамилии нигде нет. Итого возникает вопрос: можно ли такой счет включать в авансовый, как, в какой валюте и в какой сумме?
Поскольку в счете указана фамилия "коллеги" (к тому же, непонятно, а коллега в свой авансовый отчет что приложил?), а не того, кто отчитывается, принимать такой документ в подтверждение расходов по авансовому отчету нельзя.

Если коллега тоже трудится в Вашей организации, то он по этому счету должен отчитаться за двоих. Но, как я понимаю, коллега не из вашей конторы... Улыбаюсь

Если исходить, что документ формально не является подтверждающим, то решение о выплате компенсации за проживание решает руководитель организации. 
Командированный пишет служебную записку (заявление) на имя руководителя, где излагает все обстоятельства дела и просит возместить ему проживание из расчета 40 евро за ночь.
Руководитель имеет право разрешить выплату ему проживания без формально правильных подтверждающих документов.
В Вашем случае, как я понимаю, не более "110 евро=6500 руб." (из указаний сверху).
И в этом случае сумма до 2500 в день (проживание, как правило, исчисляется "ночами") не будет облагаться НДФЛ, а то, что сверху, должно облагаться.
В авансовый отчет включаете все суммы в рублях. С пересчетом, если надо, в рубли по курсу на день утверждения.

Кстати, 2500 по суточным и 2500 по проживанию - это совсем разные 2500. Их не нужно путать между собой.
Отдельно не облагаеются суточные в пределах 2500, и отдельно не облагается проживание без документов в пределах 2500.

Цитата (kosarenok):Ну и у товарища в итоге осталось 70 евро, которые он поменял на рубли и сдал в кассу 01.06.15 (а это еще к тому же первый день его отпуска...). Как провести эти деньги и на что обратить внимание? Тут небось курсовые разницы должны появиться?
Скольку у командированного осталось денег и в какой валюте - это его забота и Вас не должно касаться.
Ваша задача - посчитать его расходы в рублях, которые Вы ему должны компенсировать: суточные и проживание.
В рублях по курсу на день утверждения авансового отчета.
Далее сравнивайте полученную сумму с выданной ему под отчет. Выдали больше - разницу он возвращает на счет. Выдали меньше - доплачиваете ему.

Никаких курсовых разниц считать не нужно.
Так что, по какому он курсу менял валюту, значения никакого не имеет.
Всё, что можно учесть и компенсировать - комиссию банка при обмене. Но нужны для этого документы, подтверждающие оплату этой комиссии.

Успехов!
29 июня 2015 в 10:58
Цитата (Александр Погребс):Цитата (kosarenok):Есть служебка из управляющей компании, которая и дала распоряжение на командировку: в ней почему-то указано 3 дня суточных, всего суточных 9600. (тут какая-то фишка с ндфл должна быть, да? поскольку допускаются только 2500 руб.). Также в служебке написано: поживание 110 евро=6500 руб, проезд =через офис-менеджера.Насколько я понимаю, в служебке даны указания, которые Вы должны соблюдать.
Суточные - 3200 в день или 9600 всего. Это "указание сверху".
К сожалению, Вы не указали, когда он вылетел (какого числа), поэтому посчитать количество дней в командировке невозможно.
Но имейте в виду, день вылета считается за полный день и как "за границей". День прилета - у Вас 29.05 - тоже полный день, но по ставкам "в России".
Итак, в чем разница между 3200 и 2500.
26.05 вылет в 15:30 из Москвы, прилет в 18:40 в Стамбул. Обратно:  28 мая в 21:20 из Стамбула, прибытие в Москву в 0:45 уже 29ого мая. Я поэтому и думаю, почему 3 дня? Должно быть по идее 4.. Или я не права?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
29 июня 2015 в 11:07
Цитата (Александр Погребс):Но, как я понимаю, коллега не из вашей конторы...

Если исходить, что документ формально не является подтверждающим, то решение о выплате компенсации за проживание решает руководитель организации.
Командированный пишет служебную записку (заявление) на имя руководителя, где излагает все обстоятельства дела и просит возместить ему проживание из расчета 40 евро за ночь.
Руководитель имеет право разрешить выплату ему проживания без формально правильных подтверждающих документов.
В Вашем случае, как я понимаю, не более "110 евро=6500 руб." (из указаний сверху).
И в этом случае сумма до 2500 в день (проживание, как правило, исчисляется "ночами") не будет облагаться НДФЛ, а то, что сверху, должно облагаться.
В авансовый отчет включаете все суммы в рублях. С пересчетом, если надо, в рубли по курсу на день утверждения.
Нет, коллега не из нашей компании. 
Т.е. наши действия: получить подписанную руководителем служебку о признании расходов на проживание исходя из 40 евро за 2 ночи (заселился вечером 26ого, выселился днем 28ого). Включить её в авансовый в рублях, по курсу на дату утверждения, т.е если отчет провожу 30.05, то на сайте ЦБ РФ беру курс 58,0145 и получаю в рублях 2320,58 руб., прописываю их в авансовый?
nicol011160  44 325 баллов, г. Москва
29 июня 2015 в 11:15
Цитата (kosarenok):26.05 вылет в 15:30 из Москвы, прилет в 18:40 в Стамбул. Обратно: 28 мая в 21:20 из Стамбула, прибытие в Москву в 0:45 уже 29ого мая. Я поэтому и думаю, почему 3 дня? Должно быть по идее 4.
для расчета суточных: в учете Вам следует отразить за 3 дня (с 26 по 28.05) по нормам загранкомандировки, а 1 день (29.05) по российским нормам; соответственно, для НДФЛ Вам необходимо включить в налогооблагаемую базу суммы свыше 2 500 руб. за первые 3 дня, и свыше 700 руб. за 4-й день.
29 июня 2015 в 11:29
Цитата (nicol011160):для расчета суточных: в учете Вам следует отразить за 3 дня (с 26 по 28.05) по нормам загранкомандировки, а 1 день (29.05) по российским нормам; соответственно, для НДФЛ Вам необходимо включить в налогооблагаемую базу суммы свыше 2 500 руб. за первые 3 дня, и свыше 700 руб. за 4-й день.
ок, спасибо! Что-то из документов надо подготавливать, чтобы объяснить суточные за 1 день в РФ?
Александр Погребс Главный консультант
29 июня 2015 в 11:43
Добрый день!
Цитата (kosarenok):Нет, коллега не из нашей компании.
Т.е. наши действия: получить подписанную руководителем служебку о признании расходов на проживание исходя из 40 евро за 2 ночи (заселился вечером 26ого, выселился днем 28ого). Включить её в авансовый в рублях, по курсу на дату утверждения, т.е если отчет провожу 30.05, то на сайте ЦБ РФ беру курс 58,0145 и получаю в рублях 2320,58 руб., прописываю их в авансовый?
Думаю, что так.

Цитата (kosarenok):Что-то из документов надо подготавливать, чтобы объяснить суточные за 1 день в РФ?
На мой взгляд, расчет по дням (и в пределахв норм, сверх норм) будет прописан в самом авансовом отчете (по крайней мере, я бы делал так), поэтому дополнитльного документа не требуется. 
Но, если считаете необходимым, можете сделать служебную записку с расчетом суточных.

Успехов!
29 июня 2015 в 11:44
Спасибо за ответы!
nicol011160  44 325 баллов, г. Москва
29 июня 2015 в 11:47
Вам уже писал об этом выше А.Погребс. Добавлю только, что указанный механизм закреплен в Положении о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (на сегодняшний день действует редакция от 29.12.2014):
При поездках за границу суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.   
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер