Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Оплата аренды помещения из личных средств генерального директора-учредителя

24 августа 2015 в 19:22
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как поступить в данной ситуации. Организация на УСН доходы-расходы открылась в октябре 2014 года. Был заключен договор аренды помещения под офис с ИП. Была начислена арендная плата за октябрь, ноябрь, декабрь. В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность. При сдаче бухгалтерского баланса была отражена эта задолженность и убыток по основному виду деятельности. Как будет правильнее оформить погашение задолженности руководителем наличными денежными средствами в начале года. Из подтверждающих документов есть только квитанции к ПКО от ИП, подтверждающие оплату.  До настоящего момента деятельность в организации не ведется, движений по р/счету и кассе нет. Спасибо.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
24 августа 2015 в 19:48
Добрый день!
Цитата (Ангелина81):Подскажите, пожалуйста, как поступить в данной ситуации. Организация на УСН доходы-расходы открылась в октябре 2014 года. Был заключен договор аренды помещения под офис с ИП. Была начислена арендная плата за октябрь, ноябрь, декабрь. В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность. При сдаче бухгалтерского баланса была отражена эта задолженность и убыток по основному виду деятельности. Как будет правильнее оформить погашение задолженности руководителем наличными денежными средствами в начале года. Из подтверждающих документов есть только квитанции к ПКО от ИП, подтверждающие оплату.  До настоящего момента деятельность в организации не ведется, движений по р/счету и кассе нет. Спасибо.
Для начала - почему нет подписанных актов по аренде? Ведь именно по актам отражаются расходы, т.к. акты подтверждают, что ИП оказал Вам услугу, т.е. услуга выполнена. А оплата не подтверждает, что услуга выполнена, соответственно не может быть причиной для отражения расходов.

Цитата ("Зарплата" практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты 20 февраля 2015):Как возместить расходы руководителю
Способ № 1.
Директор — это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.

Директору «Лед»
А.В. Львову
от менеджера
А.С. Кондратьева

ЗАЯВЛЕНИЕ
 
Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта. 
 
Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 февраля 2015 г.
 
03.07.2015                                                 _____________                                 А.С. Кондратьев

После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.
Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.
Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работнику
Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100  руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73
— 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) — приняты к учету материалы, оплаченные директором;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73
— 320 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»  КРЕДИТ 19
— 320 руб. — списан НДС за счет собственных средств фирмы;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
— 2100 руб. — возмещены расходы на директору.

Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.

Фрагмент договора займа с учредителем

Договор займа с учредителем № 1

г. Москва                                                                                                          «20» января 2015 г.
 
ООО «Восток», именуемое в дальнейшем Заемщик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем Заимодавец, личность удостоверяется паспортом серии 10 00 номер 100100, выданным 10 августа 1998 года ОВД района <…> г. Москвы, проживающий по адресу: 101000, г. Москва, ул. Коломенская, д. 2, кв. 2, с другой стороны заключили настоящий договор займа.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим договором.
1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным.
1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года.
2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1 настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого счета №100 101 101 101 101 01 101  по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад».
2.2. Датой предоставления займа считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Займодавца.
2.3. Заемщик обязуется не позднее следующего дня после истечения срока займа, указанного в пункте 1.3 настоящего договора, возвратить Заимодавцу сумму займа. Датой исполнения Заемщиком своего обязательства по возврату суммы займа Заимодавцу считается дата передачи денежных средств Заимодавцу по расходно-кассовому ордеру.
2.4. Заемщик вправе с согласия Заимодавца вернуть сумму займа досрочно.


Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.
После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:
ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76
— оприходованы купленные у директора товары;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)
— оплачены товары по договору купли-продажи.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
24 августа 2015 в 19:51
54 балла Добавить баллы
Цитата (Ангелина81):В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность.
Еще дополню ближе к Вашей теме (касаемо услуги)
Цитата ("Упрощенка" журнал об упрощенной системе налогообложения 23 августа 2015):Вопрос
Компания размещает рекламу на сайте авито. Оплата происходит путем перечисления денежные средств с расчетного счета. В процессе сверки с контрагентом выяснилось, что есть суммы, которые не проходили по банку. Оказалось, у нас Ген. директор (он же и учредитель) пополнял кошелек на этом сайте при помощи своей пластиковой карты. Пару сумм фигурирует за 2013 год.  Как быть. Как мне оприходовать суммы по бух учету и как обосновать его действия?

Ответ
Способ № 1. Возместите затраты руководителя.

Директор — это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов. К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д. После этого перечислите руководителю деньги на карту с расчетного счета. При этом лучше, если «первичка» была оформлена на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ. Сразу после выплаты компенсации расходов вы сможете учесть эту сумму, как материальные расходы на УСН, если у вас объект доходы минус расходы (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Таких документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.
В бухучете сделайте записи:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 73
— приняты к учету оплаченные директором услуги.
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51
— возмещены расходы на карту директору.
Способ № 2. Оформите договор займа.
Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). В вашем случае сделать это нужно уже задним числом. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). И вам придется включить их сумму в расходы по УСН. Кроме того укажите срок займа и порядок возврата.
Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по УСН учитывать не нужно (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
24 августа 2015 в 19:52
Цитата (Старцева Ольга):Для начала - почему нет подписанных актов по аренде? Ведь именно по актам отражаются расходы, т.к. акты подтверждают, что ИП оказал Вам услугу, т.е. услуга выполнена. А оплата не подтверждает, что услуга выполнена, соответственно не может быть причиной для отражения расходов.
Забыла уточнить, что акты есть, на основании их и была отражена задолженность.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
24 августа 2015 в 19:56
Цитата (Ангелина81):Забыла уточнить, что акты есть, на основании их и была отражена задолженность.
Ну тогда я не вижу проблем, оформите все, как я выше написала.
24 августа 2015 в 19:56
Цитата (Старцева Ольга):Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). В вашем случае сделать это нужно уже задним числом. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). И вам придется включить их сумму в расходы по УСН. Кроме того укажите срок займа и порядок возврата.
Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по УСН учитывать не нужно (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Вот я тоже к такому варианту склонялась, но меня смутил тот факт, что нет кассового чека, и потом что за аренду помещения по кассовой дисциплине нужно платить только безналичным путем.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
24 августа 2015 в 20:12
Цитата (Ангелина81):Вот я тоже к такому варианту склонялась, но меня смутил тот факт, что нет кассового чека, и потом что за аренду помещения по кассовой дисциплине нужно платить только безналичным путем.
посмотрите тему:
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=243274
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=206398
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=193533
24 августа 2015 в 20:15
Спасибо успокоили. А не является ли нарушением то, что беспроцентный займ был проведен через кассу и не сдан на р/счет?
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
24 августа 2015 в 20:35
54 балла Добавить баллы
Цитата (Ангелина81):А не является ли нарушением то, что беспроцентный займ был проведен через кассу и не сдан на р/счет?
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=92554
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=218124
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=247369
24 августа 2015 в 20:46
Ольга, спасибо большое за участие. Значит я была на верном пути и вы лишь подтвердили мой ход мыслей. Буду оформлять займ задним числом, потом под отчет, а как будут деньги на р/счету, так возврат займа, не боясь при этом что будут штрафы.
Философ  164 балла, г. Москва
25 августа 2015 в 18:09
День добрый!
В дополнение хочу лишь отметить, что по договорам аренды "Акты выполненных работ" можно и не составлять! Есть соответствующие письма Минфина, ИФНС, а также положительная арбитражная практика, поскольку обязательства сторон возникают после подписания "Акта приема-передачи" и стороны хотят они или нет обязаны выполнять условия договора.
В части же беспроцентного займа я бы не горячился, ибо налоговики Вам до начислят налог на прибыль. поскольку при сравнимых условиях и пр., и пр.И лучше учитывать договор займа через 66,03, поскольку займ дает не сотрудник, а учредитель!
 данном, конкретном случае это абсолютно разные по значению и значимости лица в обязательствах.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
25 августа 2015 в 18:34
Добрый день!
Цитата (Философ):Есть соответствующие письма Минфина, ИФНС, а также положительная арбитражная практика, поскольку обязательства сторон возникают после подписания "Акта приема-передачи" и стороны хотят они или нет обязаны выполнять условия договора.
Приведите пожалуйста данную практику.

Цитата (Философ):В части же беспроцентного займа я бы не горячился, ибо налоговики Вам до начислят налог на прибыль. поскольку при сравнимых условиях и пр., и пр.И лучше учитывать договор займа через 66,03, поскольку займ дает не сотрудник, а учредитель!
 данном, конкретном случае это абсолютно разные по значению и значимости лица в обязательствах.
Закон не запрещает осуществлять беспроцентные займы между юрлицами (даже взаимозависимыми), иное мнение подтвердите практикой и нормативкой.

Сч 66.03 предусмотрен для краткосрочных займов (в пределах одного года) как от сотрудника, так и от стороннего лица. К чему Вами  это написано - я пока не поняла...

Выделенное жирным - вообще не понятно. Большая просьба - либо аргументируйте, либо не вводите автора вопроса в заблуждение. Благодарю за понимание.
Naaatta  31 548 баллов, г. Новосибирск
25 августа 2015 в 20:34
49 баллов Добавить баллы
Добрый день.
Цитата (Старцева Ольга):Приведите пожалуйста данную практику.
Первое с разбегу - письмо Минфина от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742.
При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий сделки, не требуется.
Аренда это не услуга. Аренда это имущественное право.
Старцева Ольга  66 352 балла, г. Пермь
25 августа 2015 в 20:52
39 баллов Добавить баллы
Цитата (Naaatta):Первое с разбегу - письмо Минфина от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742.
Соглашусь, акт на услуги аренды не обязателен
Цитата (С сайта 1С 10.07.2015):На основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены.
НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) принимается к вычету, в том числе при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
В письме от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 Минфин России рассмотрел вопрос, должен ли арендатор в качестве документального подтверждения расходов в виде арендной платы иметь акт оказанных услуг по предоставлению имущества в аренду. Является ли отсутствие акта основанием для отказа в вычете НДС?
Финансовое ведомство разъяснило, что для документального подтверждения расходов в виде арендной платы необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ. К таким документам относится заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей не требуется (если иное не предусмотрено договором). Ранее Минфин России высказывал аналогичную точку зрения (письма от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118).
Также Минфин пояснил, что отсутствие актов оказанных услуг не является основанием для отказа в вычете НДС по арендной плате.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер