Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Подтверждающие документы в авансовом отчете

5 октября 2015 в 11:41
Здравствуйте, Форумчане! 
У меня такой вопрос - нужен ли бланк заявления от подотчетного лица на возврат денежных средств, потраченных на приобретение Мз, либо транспортные расходы? Или это не обязательный документ? 
Заранее спасибо.
Мила59  4 450 баллов, г. Пермь
5 октября 2015 в 13:42
44 балла Добавить баллы
Добрый день,
  Организация применяет общий режим налогообложения. Подотчетное лицо сначала совершает покупку для нужд организации за счет собственных средств, затем составляет авансовый отчет, который утверждает руководитель, и денежные средства в кассе получает по расходным кассовым ордерам как перерасход по авансовому отчету. Надо ли работникам к таким расходным кассовым ордерам писать заявление на выдачу денег под отчет и правомерна ли такая схема работы?31 марта 2014

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Необходимость составления письменного заявления подотчетного лица для оформления расходного кассового ордера в рассматриваемой ситуации отсутствует.
Применяемый Вашей организацией порядок хоть и прямо законодательством не предусмотрен, но в целом ему не противоречит. При этом представляется целесообразным наличие заявления работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств, а также определение руководителем экономического субъекта формы первичного учета документа для возмещения понесенных сотрудником расходов, за основу которого может быть взята форма N АО-1 "Авансовый отчет".
 
Обоснование вывода:
Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П).
Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам.
Из п. 4.2 Положения N 373-П следует, что документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером.
В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, данная форма составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.
Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации - физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов.
Необходимо отметить, что п. 1 ст. 183 ГК РФ предусматривает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ).
В п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 указывается на то, что действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац второй п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Мы полагаем, что факт составления в рассматриваемой ситуации авансового отчета и дальнейшее утверждение его руководителем будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.
При этом представляется целесообразным также и наличие заявление работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств.
В то же время следует отметить, что форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", за основу которой можно взять форму N АО-1 "Авансовый отчет". К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции и т.п.).
Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером (п. 4.2 Положения N 373-П).
Поскольку в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, мы полагаем, что необходимость в составлении письменного заявления подотчетного лица для оформления расходного кассового ордера в порядке, предусмотренном п. 4.4 Положения N 373-П, отсутствует.
Таким образом, применяемый в рассматриваемой ситуации порядок хоть и прямо законодательством не предусмотрен, но в целом ему не противоречит.
При этом, как уже было отмечено выше, представляется целесообразным наличие заявления работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств, а также определение руководителем экономического субъекта формы первичного учета документа для возмещение понесенных сотрудником расходов, за основу которого может быть взята форма N АО-1 "Авансовый отчет".
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
11 марта 2014 г.

Источник: ГАРАНТ.РУ
Старцева Ольга  66 538 баллов, г. Пермь
5 октября 2015 в 14:09
46 баллов Добавить баллы
Добрый день!
Цитата (ryba в воде и килька в науке):У меня такой вопрос - нужен ли бланк заявления от подотчетного лица на возврат денежных средств, потраченных на приобретение Мз, либо транспортные расходы? Или это не обязательный документ?
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=241907
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=271523
http://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&m=1246337#1246337
7 октября 2015 в 07:02
Большое спасибо ВАМ Мила 59 И Ольга! Все очень подробно!!!ПодмигиваюАплодисментыЦветы
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер