Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Учет ГСМ и запчастей у арендатора транспортного средства

26 октября 2015 в 21:51
Доброго время суток.
Пожалуйста поясните. У нас организация на общем режиме, оказываем транспортные услуги на собственном ТС, а также на арендуемом. На арендуемое ТС подписан договор аренды с экипажем. В нем указано, что расходы на ГСМ и запчасти несет арендатор. ТС не постоянно находится у нас, а приезжает по заявкам. Можем ли мы арендуемое ТС заправлять сами? И как списывать ГСМ, если мы залили 200л, ТС израсходовало по норме 180л? Куда девать остаток в баке? И я понимаю при таком случае мы должны выписать путевой лист.
Ольга Рогова  234 863 балла, г. Ростов-на-Дону
26 октября 2015 в 23:34
42 балла Добавить баллы
Доброго времени суток.
Учет платы за аренду техники с экипажем
 Договор аренды транспорта с экипажем
Аренда транспортного средства с экипажем
Статья Вам в помощь.
Цитата (Гарант.«Актуальная бухгалтерия», N 10, октябрь 2014 г.):Аренда автомобиля с экипажем и без него
В процессе предпринимательской деятельности организации могут арендовать транспортные средства как с экипажем, так и без него. Оба способа аренды автомобиля имеют свои нюансы правового регулирования и порядка ведения учета.

Правовые основы договоров аренды транспорта регулируются Гражданским кодексом *(1).
Наиболее важным моментом в вопросе аренды автомобиля является разграничение аренды: без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа)*(2) и с предоставлением таких услуг (аренда с экипажем)*(3). Каждый вид оформления договорных отношений имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.
При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя*(4).
Обязанности арендодателя по управлению и технической эксплуатации транспорта устанавливаются Гражданским кодексом *(5).
Услуги, предоставляемые арендатору арендодателем по управлению и техническому использованию автомобиля, должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре.
Состав экипажа транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если такие требования не установлены — правилам обычной практики эксплуатации автомобиля данного вида и условиям договора*(6).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации*(7).
Отметим, договоры аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа заключаются в простой письменной форме независимо от их срока*(8). К таким договорам не применяются правила о регистрации договоров аренды. Договор аренды заключается на срок, определенный договором*(9). Если срок аренды в договоре не определен, то он считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц. Стороны могут установить иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок.
Арендодатель и арендатор самостоятельно устанавливают величину арендной платы в договоре. При этом в договоре аренды транспорта с экипажем арендную плату целесообразно разделить на две части: за пользование автомобилем и за оказание услуг по управлению и его технической эксплуатации. Это позволит избежать споров с проверяющими из внебюджетных фондов по уплате дополнительных страховых взносов.
Если в договоре не будет выделена стоимость услуг по управлению транспортом, это может привести к тому, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако некоторые суды не поддерживают данную позицию, так как гражданское законодательство не предусматривает обязанность выделения составляющих цены по договору аренды транспортного средства с экипажем*(10). Указание в договоре арендной платы в общей сумме не приводит к обязанности арендатора включить сумму арендной платы в базу для начисления страховых взносов.
Минздравсоцразвития России также указывает, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами*(11).
Подтверждающие документы
Для того чтобы отразить в бухгалтерском учете арендную плату и принять к учету расходы на ГСМ, помимо договора аренды необходимы следующие документы:
1. Акт приема-передачи
Как правило, факт передачи автомобиля в аренду отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Акт приема-передачи транспортного средства составляется в произвольной форме. В акте следует указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра на момент начала действия договора аренды.
2. Акт об оказании услуг
Арендодатель предоставляет два вида услуг:
— аренда транспорта;
— управление транспортным средством и его техническая эксплуатация.
Акт, подтверждающий предоставление услуг аренды, составлять не обязательно*(24). Чиновники разъясняют, что для документального подтверждения расходов необходимы договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приема-передачи арендованного транспортного средства.
3. Акт о предоставленных услугах управления транспортным средством
Его оформляют в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов*(25). В акте указывается и стоимость услуг аренды автомобиля.
4. Документы об оплате ГСМ
Для того чтобы арендатор смог учесть расходы на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, ему необходимо иметь два вида документов:
— документы, подтверждающие производственную направленность расходов;
— документы, подтверждающие оплату ГСМ.
Производственная направленность расходов. Есть несколько способов подтвердить, что водитель выполнял производственное задание арендатора, а не использовал автомобиль в личных целях. Например, составлять путевые листы (форма N 3)*(26). Однако организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Он должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом России*(27). В этом случае путевой лист может являться одним из документов, подтверждающих производственный характер расходов на приобретение горюче-смазочных материалов*(28).
Среди обязательных реквизитов путевого листа, предусмотренных Приказом N 152, отсутствуют сведения о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность затрат на содержание транспорта. На это обращают внимание чиновники*(29).
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Одни суды склонны поддерживать налоговиков*(30). Другие считают, что маршрут движения не так важен*(31).
На практике во многих случаях организации указывают в путевых листах маршрут «по городу». Ведь за день либо за иной период времени, на который составляется путевой лист, водитель может заехать во множество мест.
Инспекторы с этим не согласны и считают, что маршрут должен указываться максимально подробно, то есть содержать адрес и наименование организации места следования.
Однако в некоторых случаях суды поддерживают налогоплательщиков. Так, арбитры Уральского округа*(32) признали обоснованными расходы компании на ГСМ при указании маршрута «по городу» и при отсутствии доказательств инспекции об использовании автомобилей в непроизводственных целях. В другом деле судьи Московского округа по тому же основанию посчитали надлежащим указание маршрута как «Москва — Московская область»*(33).
Таким образом, во избежание споров в форму путевого листа нужно добавить сведения о маршруте следования автомобиля и заполнять его максимально подробно.
При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации. В своих разъяснениях Минфин России разрешил составлять такие документы на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь*(34).
Документы об оплате ГСМ. Затраты на приобретение ГСМ подтверждают кассовые чеки АЗС. В случае если арендатор заключил договор с топливной компанией и водитель получает талоны на топливо, то документами, подтверждающими затраты, будут указанный договор и отчет топливной компании об использовании талонов. Аналогичная ситуация возникает, когда водитель вместо талонов получает топливную карту. Кроме распечатки, арендатор получит от топливной компании счет-фактуру. Этот документ необходим для того, чтобы принять к вычету НДС, включенный в цену ГСМ.
Отметим, что при составлении акта об оказании услуг в нем можно зафиксировать и расходы на ГСМ.

Бухгалтерский учет
Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации. У арендатора эти затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности*(35).
Согласно Инструкции по применению плана счетов*(36) арендованный организацией автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды автомобиля.
Расчеты по аренде автомобиля со своим сотрудником отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Отражение операций по аренде автомобиля со своим сотрудником рассмотрим на примере.
Пример
Автошкола арендует у своего сотрудника (инструктора) автомобиль (стоимостью 200 000 руб.), на котором он занимается с учениками. Договор аренды с экипажем, заключаемый с сотрудником, не содержит условия о том, кто несет расходы по содержанию и технической эксплуатации автотранспортного средства. В соответствии с Гражданским кодексом все расходы по содержанию и технической эксплуатации транспортного средства несет арендодатель, а расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание и т.п.), несет арендатор (см. таблицу на с. 73).
Стоимость аренды автомобиля составляет 14 000 руб. в месяц, в т.ч. 1000 руб. — стоимость услуг по его управлению.
Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в т.ч. НДС — 228,81 руб.).
Операции по отражению в бухгалтерском учете автошколы (арендатора) аренды автомобиля у своего сотрудника отражаются следующим образом:
Дебет 001
— 200 000 руб. — принят к учету арендованный автомобиль;
Дебет 20 Кредит 73
— 14 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;
Дебет 73 Кредит 68
— 1820 руб. (14 000 руб. x 13%) — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);
Дебет 10 Кредит 60
— 1271,19 руб. (1500 — 228,81) — приняты к учету ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 228,81 руб. — НДС с суммы ГСМ;
Дебет 20 Кредит 10
— 1271,19 руб. — признаны затраты на ГСМ;
Дебет 20 Кредит 69
— 271 руб. (1000 руб. x 27,1%) — начислены страховые взносы с суммы услуг по управлению автомобилем;
Дебет 68 Кредит 19
— 228,81 руб. — принят к вычету НДС;
Дебет 73 Кредит 51
— 12 180 руб. — перечислена сумма арендной платы арендодателю;
Дебет 90 Кредит 20
— 15 542,19 руб. — затраты по арендованному автомобилю отнесены на расходы по обычным видам деятельности;
Кредит 001
— 200 000 руб. — по окончании срока аренды списан с забалансового счета автомобиль.
Налоговый учет
Рассмотрим порядок обложения НДФЛ. Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ*(37). Исчисление налога производится по ставке 13 процентов или 30 процентов в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет*(38).
Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика на дату фактической выплаты*(39).
Что касается страховых взносов, то здесь следует отметить, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:
— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование*(40);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний*(41).
Отметим, что взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с выплат в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем уплачивают лишь в том случае, если в договоре прописана такая обязанность*(42).
Выплата вознаграждения физическому лицу за услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля, оказываемые по гражданско-правовому договору, является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование и включается в базу для начисления страховых взносов*(43).
При этом указанное вознаграждение не облагается взносами, уплачиваемыми в ФСС России, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством*(44).
В части НДС стоит отметить следующее.
В соответствии с Налоговым кодексом *(45) плательщиками НДС являются организации, индивидуальные предприниматели, а также лица, признаваемые плательщиками НДС в связи с перемещением товаров через таможенную границу Таможенного союза.
Физические лица в данном пункте не поименованы. В связи с этим выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается. Суммы НДС по ГСМ, запасным частям, прочим материально-производственным запасам, работам и услугам, связанным с эксплуатацией автомобиля, предъявленные поставщиками и подрядчиками, арендатор на основании счетов-фактур вправе принять к вычету, если приобретаемые материально-производственные запасы, работы, услуги участвуют в операциях, облагаемых НДС*(46).
Отметим, что в случае когда автомобиль застрахован, услуги страховой организации НДС не облагаются, так как, согласно Налоговому кодексу, при обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств услуги, оказываемые по соглашению о прямом возмещении убытков от страховщика, который застраховал гражданскую ответственность лица, причинившего вред, не подлежат обложению НДС*(47).
Рассмотрим отношения между работником и работодателем по уплате транспортного налога. Плательщиками налога признаются лица, на которых в соответствии с законодательством РФ зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения*(48).
В соответствии с пунктом 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним*(49) транспортные средства регистрируются только за их собственниками — физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. В связи с этим плательщиком транспортного налога является арендодатель-работник. В то же время в договоре аренды можно указать условие, что арендатор-организация компенсирует работнику расходы по уплате транспортного налога. Однако сумма такой компенсации не будет учитываться в расходах при определении базы по налогу на прибыль. Поэтому организация-арендатор может увеличить сумму арендной платы арендодателю-работнику на сумму уплачиваемого транспортного налога.
Для целей исчисления налога на прибыль часть выплат по договору, представляющая собой плату за аренду автомобиля, может быть включена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(50).
Вознаграждение, выплачиваемое физическому лицу (арендодателю) за оказание услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, может быть отнесено к расходам на оплату труда*(51).
Страховые взносы, начисленные на указанное вознаграждение арендатора, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(52).
Расходы арендатора на ремонт (как текущий, так и капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя*(53).
Р. Салаватов,
директор департамента аудита компании «КСК групп»
Л. Глухова,
ведущий аудитор компании «КСК групп»
Экспертиза статьи:
Е. Мельникова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
27 октября 2015 в 10:02
Спасибо. Полезная информация.
Получается, что заправлять арендованное ТС мы можем и списывать их себе в расходы.
А запчасти и ремонт это только за счет арендодателя? Мы у себя ремонт провести не можем и соответственно принять к расходам?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Важный бух  79 699 баллов, г. Астрахань
27 октября 2015 в 10:35
17 баллов Добавить баллы
Цитата (Konstantin56):Мы у себя ремонт провести не можем и соответственно принять к расходам?
Здравствуйте. Отвечаю на вопрос про расходам в бухучете. Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор проводит текущий ремонт, поддерживает имущество в исправном состоянии и несет расходы на его содержание (ст. 616 ГК РФ).

Затраты на текущий ремонт арендованного имущества относятся к текущим расходам организации ( п. 13 ПБУ 10/99 )

Расходы отражаете аналогично расходам на ремонт собственного имущества.
27 октября 2015 в 13:15
Спасибо
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер