Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Можно ли оформить авансовый отчет до выдачи подотчетных средств?

11 ноября 2015 в 09:05
Здравствуйте!
ООО на ОСНО.
Директор предоставил авансовый отчеты с чеками за прошлые периоды. Денег в подотчет не получал. 
Пока и не требует выдачи израсходованных сумм. Говорит, что позже надо будет их забрать. 
Будет ли нарушением выдача через 2-3 месяца денежных средств по данным авансовым отчетам?
В положении о работе с подотчетниками прописать "по решению директора производить выдачу денежных средств по предоставленному авансовому отчету".
Ann-Nancy  53 433 балла, г. Благовещенск
11 ноября 2015 в 14:11
30 баллов Добавить баллы
Добрый день!
Цитата (Екатерина Пурис):"по решению директора производить выдачу денежных средств по предоставленному авансовому отчету".
Вот это будет нарушением.

Согласно Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ порядок работы с подотчетными лицами следующий:
1 - подотчетник пишет заявление на выдачу денег с указанием срока, на который эти деньги выдаются;
2 - руководитель ставит на этом заявление свою подпись;
3 - подотчетник в срок, не превышающей трех рабочих дней после окончания срока на который были выданы деньги, оформляет авансовый отчет.
Важный бух  79 723 балла, г. Астрахань
11 ноября 2015 в 14:16
25 баллов Добавить баллы
Цитата (Екатерина Пурис):Директор предоставил авансовый отчеты с чеками за прошлые периоды. Денег в подотчет не получал. 
Пока и не требует выдачи израсходованных сумм. Говорит, что позже надо будет их забрать. 
Екатерина добрый день. Директор купил что то для нужд организации из собственных средств. Не нужен никакой АО. Ведь здесь нет никакого подотчета.  ( Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У)

Пусть напишет заявление на возмещение потраченных средств. На основании заявления вы составите бух.справку , приложите к ней подтверждающие документы и отразите их в учете ( 402-фз)

А ему возместите потраченные суммы

Д 20,26,44,10 К 73.3

Д 73.3 К 50
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Авуар  13 497 баллов, г. Челябинск
11 ноября 2015 в 14:39
42 балла Добавить баллы
Цитата (Екатерина Пурис):Здравствуйте!
ООО на ОСНО.
Директор предоставил авансовый отчеты с чеками за прошлые периоды. Денег в подотчет не получал. 
Пока и не требует выдачи израсходованных сумм. Говорит, что позже надо будет их забрать. 
Будет ли нарушением выдача через 2-3 месяца денежных средств по данным авансовым отчетам?
В положении о работе с подотчетниками прописать "по решению директора производить выдачу денежных средств по предоставленному авансовому отчету".
Добрый день!
При всем уважении к ответившим коллегам, считаю, что совершенные директором действия можно вполне отразить на 71 счете "Расчеты с подотчетными лицами". 
Чисто технически это логично оформить авансовым отчетом. 
И то, что погасится долг перед подотчетным лицом через 2-3 месяца, тоже вполне объяснимо (не было необходимых средств, например). 
Счет 73 "расчеты с персоналом по прочим операциям" как-то не очень сюда вписывется...
Но это - мое мнение.
Эта тема (71 или 73 счет) довольно часто здесь обсуждается.....
Важный бух  79 723 балла, г. Астрахань
11 ноября 2015 в 14:43
49 баллов Добавить баллы
Цитата (Авуар):Счет 73 "расчеты с персоналом по прочим операциям" как-то не очень сюда вписывется...
Надежда не буду спорить , но поясню свою логику. Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Опять же из инструкции: Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

А здесь никакой выдачи и в помине не было.

А 73 счет как раз вполне уместен: Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.
Авуар  13 497 баллов, г. Челябинск
11 ноября 2015 в 14:49
Ирина, прости, по ведь так можно  квалифицировать часть средств по авансовому отчету в случае, если суммы, выданной подотчет не хватило. То есть, сотруднику выдали 100 рублей, он купил что-то за 120 рублей. Таким образом, 100 руб - это подотчет, а 20 -?
Важный бух  79 723 балла, г. Астрахань
11 ноября 2015 в 14:53
Цитата (Авуар):То есть, сотруднику выдали 100 рублей, он купил что-то за 120 рублей. Таким образом, 100 руб - это подотчет, а 20 -?
В таком случае это возмещение перерасхода. Это, на мой взгляд, безусловно другое.
Авуар  13 497 баллов, г. Челябинск
11 ноября 2015 в 15:00
Улыбаюсь
na28ta  7 374 балла, г. Балашиха
12 ноября 2015 в 06:49
48 баллов Добавить баллы
Доброе утро! Я считаю, что всё-таки логичнее использовать счет 71, т.к. это именно "Расчеты с подотчетными лицами". Это счет активно-пассивный, ни где нет чётких указаний, что суммы в подотчет должны сначала выдаваться, а потом за них отчитываться. Кроме того, сотрудник "отчитывается". А вот по счёту 73 даже в плане счетов предлагают открыть субсчета, не имеющие отношение к подотчету " 73-1 "Расчеты по предоставленным займам",
73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др. ".  Важный бух, извините, я не спорю с вами, но просто не понимаю, зачем изобретать велосипед, делать бухгалтерские справки, если уже есть такой документ, как Авансовый отчет... 

Специально не стала удалять всё выше написанное, но!  Важный бух, большая доля правды в ваших словах есть. Хотя, оговорюсь сразу, что и наш вариант учёта не является ошибочным. Вот, что нашла в Гаранте...

Вопрос (от 31.03.14):
Организация применяет общий режим налогообложения. Подотчетное лицо сначала совершает покупку для нужд организации за счет собственных средств, затем составляет авансовый отчет, который утверждает руководитель, и денежные средства в кассе получает по расходным кассовым ордерам как перерасход по авансовому отчету. Надо ли работникам к таким расходным кассовым ордерам писать заявление на выдачу денег под отчет и правомерна ли такая схема работы?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Необходимость составления письменного заявления подотчетного лица для оформления расходного кассового ордера в рассматриваемой ситуации отсутствует.
Применяемый Вашей организацией порядок хоть и прямо законодательством не предусмотрен, но в целом ему не противоречит. При этом представляется целесообразным наличие заявления работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств, а также определение руководителем экономического субъекта формы первичного учета документа для возмещения понесенных сотрудником расходов, за основу которого может быть взята форма N АО-1 "Авансовый отчет".

Обоснование вывода:
Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П).
Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам.
Из п. 4.2 Положения N 373-П следует, что документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером.
В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, данная форма составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.
Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации - физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов.
Необходимо отметить, что п. 1 ст. 183 ГК РФ предусматривает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ).
В п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 указывается на то, что действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац второй п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Мы полагаем, что факт составления в рассматриваемой ситуации авансового отчета и дальнейшее утверждение его руководителем будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.
При этом представляется целесообразным также и наличие заявление работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств.
В то же время следует отметить, что форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", за основу которой можно взять форму N АО-1 "Авансовый отчет". К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции и т.п.).
Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером (п. 4.2 Положения N 373-П).
Поскольку в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, мы полагаем, что необходимость в составлении письменного заявления подотчетного лица для оформления расходного кассового ордера в порядке, предусмотренном п. 4.4 Положения N 373-П, отсутствует.
Таким образом, применяемый в рассматриваемой ситуации порядок хоть и прямо законодательством не предусмотрен, но в целом ему не противоречит. При этом, как уже было отмечено выше, представляется целесообразным наличие заявления работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств, а также определение руководителем экономического субъекта формы первичного учета документа для возмещение понесенных сотрудником расходов, за основу которого может быть взята форма N АО-1 "Авансовый отчет".


Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

12 ноября 2015 в 07:15
Спасибо большое всем за помощь в решении данного вопроса!!!!!!!!!!!!
Важный бух  79 723 балла, г. Астрахань
12 ноября 2015 в 09:27
Цитата (na28ta):ни где нет чётких указаний, что суммы в подотчет должны сначала выдаваться, а потом за них отчитываться.
Доброе утро.  Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Термин раскрывает план счетов. Отсюда и само название - подотчет.

Опять же в Указании ЦБ речь идет именно о выдаче:

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Как раз все логично, получил средства,  на нужды организации потратил, отчитался, ты подотчетник. Закупил мц на свои, никакой ты не подотчетник.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер