Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Ведение кадрового учета для ИП с работниками

30 апреля 2016 в 07:18
День добрый! Ип с работниками - 6 человек. Обязательно ли ведение форм кадрового учёта - штатное расписание, графики отпусков и т.п . И, если обязательно, то каких конкретно форм. С уважением, Елена
Главбух 2003  106 376 баллов, г. Кемерово
30 апреля 2016 в 10:48
Цитата (12345Елена678):Ип с работниками - 6 человек. Обязательно ли ведение форм кадрового учёта - штатное расписание, графики отпусков и т.п . И, если обязательно, то каких конкретно форм.
Добрый день, Елена!
ИП-работодатель в обязательном порядке должен оформлять кадровые документы. За отсутсвие или неправильное оформление ИП могут наказать.
Ознакомьтесь со статьей:
Цитата (журнал "Бухгалтерия ИП" № 8 2015 г.):
"Бухгалтерия ИП", 2015, N 8

КОГДА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ МОЖЕТ ПРОВЕРИТЬ ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ

Виктория Пересторонина, начальник правового отдела Государственной инспекции труда в Иркутской области.

- Виктория Сергеевна, если у бизнесмена есть наемные работники, к нему может прийти с проверкой государственная инспекция труда. В каких случаях проверяют бизнесменов на практике?
- Да, госинспекторы труда могут проводить проверки в отношении предпринимателей. Это обусловлено положениями ст. 2 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (далее - Закон N 294-ФЗ) и Приказа Минтруда России от 30.10.2012 N 354н, которым утвержден Административный регламент проверок. Есть две группы оснований, по которым может быть проведена проверка. Они определены в ст. ст. 9 и 10 Закона N 294-ФЗ. Так, выделяют основания для плановой проверки и для внеплановой.

В каких случаях предпринимателя включают
в план проверок трудовой инспекции

- Когда бизнесмен может попасть под плановую проверку?
- Для этого есть три основания (п. 8 ст. 9 Закона N 294-ФЗ). Первое - прошло три года со дня госрегистрации физлица в качестве индивидуального предпринимателя. Второе - прошло три года со дня окончания последней плановой проверки. И третье - прошло три года с начала фактического начала ведения коммерсантом бизнеса.
- Получается, в план проверок попадают предприниматели, которые подпадают хотя бы под одно из названных оснований?
- Да, достаточно одного основания из трех.
- А может ли коммерсант заранее ознакомиться с планом проверок трудовой инспекции?
- Да. Такой план утверждает руководитель территориального отделения Роструда ежегодно. После чего его размещают на официальном сайте инспекции труда соответствующего региона в Интернете.
- Насколько я знаю, сводный план проверок также можно найти на сайте Генпрокуратуры РФ.
- Да, Генпрокуратура на своем сайте genproc.gov.ru также каждый год публикует сводный план проверок фирм и бизнесменов.

Почему трудовая инспекция может назначить
внеплановую проверку коммерсанта

- Теперь поясните, пожалуйста, когда инспекторы по труду могут прийти к предпринимателю с внеплановой проверкой?
- Внепланово коммерсанта можно проверить, если истек срок исполнения определенного предписания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ). Например, по результатам плановой проверки инспектор по труду выявил какие-то нарушения трудового законодательства. После чего выдал предписание об устранении этого нарушения в оговоренные сроки.
- А после истечения этих сроков инспектор может прийти внепланово и проверить, насколько выполнено предписание?
- Да, все верно.
- А еще какие могут быть основания для внеплановой проверки?
- В основном это жалобы и обращения самих работников. Каждый сотрудник может обратиться в Роструд с заявлением о нарушении работодателем его трудовых прав. Либо наемный работник может подать в трудовую инспекцию запрос о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте.

Примечание. Одним из оснований для внеплановой проверки Рострудом являются жалобы и обращения работников.

- Да, сейчас работники научились отстаивать свои права.
- Еще одним поводом для внеплановой проверки может быть информация о фактах нарушения бизнесменом обязательных требований трудового законодательства, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью сотрудников. Либо прямое поручение Президента РФ, Правительства РФ или требование прокурора.
- А может ли работодатель узнать у проверяющего, кто именно из сотрудников на него пожаловался?
- По закону анонимные обращения трудовая инспекция не рассматривает, поэтому работник должен указать в жалобе свои Ф.И.О., адрес и номер телефона. Но этот сотрудник может настоять на конфиденциальности. И тогда инспекторы обязаны сохранить его имя в тайне (ст. 358 ТК РФ). Так, работник может указать в своем заявлении о желании не раскрывать его имя работодателю. Если такой пометки не будет, инспектор может сообщить предпринимателю, от кого поступила жалоба.

Какие документы предпринимателя
будет проверять трудовая инспекция

- Теперь перейдем непосредственно к самой проверке. Расскажите, обязаны ли трудовые инспекторы предъявить бизнесмену какой-либо документ, например решение, приказ и т.п.?
- Да, приходя с проверкой, трудовой инспектор обязан предъявить целый ряд документов. Это его служебное удостоверение, распоряжение или приказ руководителя госинспекции труда. Также коммерсант вправе ознакомиться с целями, задачами и основаниями проведения проверки, видами и объемом проводимых мероприятий. И, конечно, со сроками и с условиями ее проведения.
- Какие документы должны быть у предпринимателя, чтобы проверка трудовиков прошла без претензий?
- Таких документов довольно много. Но основными являются трудовые договоры, трудовые книжки, приказы работодателя, график отпусков. Причем, помимо самих документов, трудовые инспекторы будут смотреть и на то, ознакомил ли с ними ИП своих сотрудников.
- Если у ИП нет какого-то документа, который запросил инспектор, может ли он что-то предпринять, чтобы избежать штрафа?
- Инспектор труда обязан уведомить работодателя о проведении внеплановой проверки не позднее чем за 24 часа до ее начала (ч. 16 ст. 10 Закона N 294-ФЗ, абз. 1 п. 72 Административного регламента). Правда, например, о проверке по жалобе работника уведомлять предпринимателя не будут (ст. 360 ТК РФ). Получается, если время есть, коммерсант может быстро оформить недостающие документы.

Какие ошибки допускает предприниматель
в кадровых документах

- Назовите, пожалуйста, типичные ошибки, которые могут обнаружить трудовые инспекторы в документах предпринимателя.
- Довольно часто встречается, что индивидуальный предприниматель вообще не заключает трудовые договоры со своими работниками. Хотя, как и любой работодатель, он обязан это делать (ст. ст. 20 и 67 ТК РФ).
- А в самих трудовых договорах, заключаемых с работниками, встречаются недочеты?
- Да, например отсутствие в них обязательного условия - размера оклада (ст. 57 ТК РФ). Если договор заключен на определенный срок, то не всегда указывается причина, послужившая основанием для этого. В то время как срочный трудовой договор на определенный срок можно заключать лишь в случаях, установленных ст. 59 ТК РФ, например при сезонных работах. Часто на договорах отсутствует отметка о получении работником своего экземпляра документа. Такая подпись должна стоять на экземпляре договора, принадлежащем работодателю (ст. 67 ТК РФ).
- А график отпусков? Он точно обязателен для бизнесменов?
- Да, конечно. Этот документ обязаны утверждать не только юрлица, но и бизнесмены (ст. 123 ТК РФ). Ведь именно согласно графику отпусков определяется очередность отдыха работниками.
- Вы упоминали, что трудовая инспекция может проверить и трудовые книжки работников. Какие здесь могут быть нюансы?
- Некоторые предприниматели вообще не вносят записи о приеме на работу или увольнении в трудовые книжки. А это уже нарушение. Поскольку любой работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа для последнего является основной (ст. 66 ТК РФ). Кроме того, с каждой записью в трудовой книжке сотрудник должен быть ознакомлен. Для этого под приказами, которыми оформлена запись, например, о приеме на работу, назначении на новую должность, работник должен расписаться. Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
- Скажите, а где предпринимателю хранить трудовые книжки?
- Тут требования одинаковы и для коммерсантов, и для организаций. Хранить книжки надо в сейфе или несгораемом шкафу. Оригинал трудовой книжки можно выдать сотруднику только по его заявлению в целях социального страхования (обеспечения). Например, если книжка нужна гражданину для оформления пенсии (ст. 62 ТК РФ). Во всех остальных случаях работодатель может сделать заверенную копию.
- Вправе ли инспектор проверить размер зарплаты работников предпринимателя?
- Да. Зарплата сотрудника, отработавшего за месяц норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не должна быть меньше МРОТ (ст. 133 ТК РФ). С 1 января 2015 г. размер федерального МРОТ равен 5965 руб. (Федеральный закон от 01.12.2014 N 408-ФЗ). Если в регионе, где работает предприниматель, заключено и опубликовано соглашение о региональной минимальной зарплате, зарплата работников ИП должна быть не ниже регионального значения (ст. 133.1 ТК РФ).
- А если зарплата сотрудников индивидуального предпринимателя ниже установленного федерального или регионального уровня?
- Тогда по результатам проверки коммерсант получит предписание о перерасчете заработной платы работников.

Какие штрафы могут начислить предпринимателю
инспекторы по труду

- Раз уж вы заговорили о результатах проверки, поясните, пожалуйста, подробнее, как они оформляются.
- По окончании проверки составляется акт, в котором отражается вся необходимая информация. А именно кем, когда, в отношении чего, на каком основании, в присутствии каких лиц были проведены контрольные мероприятия. Здесь же отражается результат проверки. То есть были выявлены нарушения или нет.
- А если нарушений не выявлено?
- Данный факт также отражается в акте. Второй экземпляр этого акта трудовой инспектор передает бизнесмену. А тот в свою очередь делает отметку о получении на экземпляре инспекции.
- Теперь расскажите, что ждет предпринимателя, если нарушения в его кадровом учете трудовыми инспекторами все же выявлены?
- Как я уже упоминала, после составления акта трудовой инспектор выдаст предписание, чтобы ИП устранил нарушение (ст. 357 ТК РФ). Ведь ликвидированное нарушение является смягчающим обстоятельством при определении размера штрафа, либо санкции могут быть отменены совсем. Размер штрафа за нарушение норм трудового законодательства, напомню, составляет от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А, например, за нарушение требований охраны труда бизнесмену могут начислить штраф от 2000 до 5000 руб. (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Правда, у бизнесмена есть шанс избежать штрафа по названным основаниям. Это возможно, если правонарушение инспектор выявит спустя один год с момента его совершения (ст. 4.5 КоАП РФ).
- А если бизнесмен не согласен с решением инспектора по труду?
- Тогда у него есть право его обжаловать (ст. 20 Закона N 294-ФЗ).
- Спасибо за разъяснения для наших читателей!

Беседовала
Е.Ромашкина
Эксперт журнала "Бухгалтерия ИП"
Подписано в печать
24.07.2015
Штатное расписание, табели учета рабочего времени также должны вестись.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер