Доброго времени суток. Подскажите пожалуйста как правильно написать объяснительную записку ген.директору. Ситуация заключается в следующем :
Сменился гл.бухгалтер на предприятии, и при проверке сданной отчетности за предыдущие периоды выяснилось, что не была сдана декларация по НДС за 2 кв. 2015 г. Я  сообщила об этом Директору по снабжению (т.к. она всегда созванивается с ген.директором по финансовым вопросам) и нашла стороннюю организацию, которая сдаст нам "нулевку". Мне дали согласие на это в устной форме и отправили всю недостающую отчетность за 2015 год в январе 2016 года. При заполнении декларации по НДС за 2 кв.2015 года допустили ошибку в наименовании (вместо ЗАО написали ООО) и отправили Уточненку. Сейчас пришло решение из налоговой о штрафе за несвоевременную сдачу декларации. Сторонней организации за заполнении и сдачу отчетности мы оплатили в кассу и все товарные чеки были переданы ген.директору. 
Теперь она утверждает, что ничего не знала о сдаче отчетности и Уточнонки и требует написать объяснительную. Подскажите пожалуйста как правильно написать данную объяснительную