Опись документов

2 экземпляра. Заверяют на почте (1 экз. кладется в конверт, 2-й с квитанцией - Вам). У них же и бланки есть, правда мелковатые.
Отправляете ценным письмом с уведомлением.

Да, на почте есть бланки описи. Возьмите один домой, по образцу сделайте в компьютере свой бланк на А4 и подробненько каждый документ поименуйте.
У меня был клиент, который отсылал одним письмом все декларации вместе с балансом. И в описи писал "отчет за 1 кв." Оправдывался - опись мелкая, много не впишешь. В результате долго и нудно пришлось с налоговиками бодаться, доказывая, что там еще и декларации были. Хорошо, хоть количество листов указал, было за что зацепиться. Но это лирическое отступление.
Итак, заготовьте себе болванку описи, указываете названия декларации, период и количество листов, печатаете в двух экземплярах. Подписывать необязательно, но некоторые подписывают и ставят свою печать. На почту несете в открытом виде, работник почты сверяет и ставит штампы (с датой) на оба экземпляра. Затем один - в конверт, запечатывается и отправляется ценным письмом (если вес большой, может получиться бандероль, это не запрещается).
Собственно говоря, на этом требование НК РФ заканчивается, но жизненный опыт подсказывает, что необходимо еще к этому набору добавить уведомление о вручении. Бланк есть на почте, заполняете адрес, куда прислать и прикладываете к письму.
В итоге получится ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Когда налоговики получат это письмо, Вам придет уведомление о вручении и спокойствие гарантировано на 100%.
Даже когда к Вам придет сообщение, что Вы ничего не представили (в смысле деклараций), Вы спокойненько делаете копии с трех подтверждающих документов (квитанция, опись и уведомление о вручении) и с очаровательной улыбкой вручаете этот подарочный набор инспектору. Пусть ищут у себя и не отрывают честных людей от дела!

Успехов!

Да, именно так.

Это разные письма. Какое нужно? Начнем с первоисточника – ч. 1 НК РФ. Читаем:

Статья 80. Налоговая декларация
4. ...
При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. ...

Итак, для налогового кодекса всё равно, какое почтовое отправление будет, главное, чтобы была опись вложения.

Читаем следующий первоисточник: «Правила оказания услуг почтовой связи», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221:

12. ...
Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи.

К сожалению, сослаться на первоисточник из ФГУП «Почта России», как оператора-монополиста не могу – нигде во внутренних правилах не нашел четкого указания. Что опись вложения возможна только в почтовых отправлениях с объявленной ценностью. Но, увы, это так.
Ни одно почтовое отделение не примет заказное письмо с описью вложения. Только ценное письмо, ценную бандероль или ценную посылку.
Вот и получается, что декларацию с описью вложения можно отправить только ценным письмом (бандеролью или посылкой).

Теперь, что касается заказного письма с уведомлением о вручении. Суды допускают такую форму отправки деклараций. И то, только в случае, если у Вас есть на руках уведомление о вручении с датой и подписью получателя. А если нет? Тогда Вам придется разбираться с почтой. И пока не разберетесь доказать отправку надлежащим образом декларации Вам не удастся.
Другое дело ценное письмо с описью вложения. Даже, если почта потеряет это письмо, Вам ничего не грозит. Имея на руках квитанцию с датой отправки и опись вложения с той же датой, Вы можете не волноваться за судьбу декларации – Вы свою обязанность выполнили.
А уведомление в данном случае будет просто приятным дополнением и третьим козырем в диалоге с налоговиками.

Успехов!