Как подготовить и сдать отчетность в Пенсионный фонд: практические советы

Что изменится в новом году

С 2010 года организациям нужно будет отправлять персонифицированные сведения в Пенсионный фонд два раза в год, а не один, как было раньше; а с 2011 года — четыре раза в год. Также с 2010 года необходимо будет ежеквартально сдавать формы расчетов по страховым взносам. Причем предприятиям с численностью свыше 100 человек придется отчитываться в электронном виде. Поэтому приобретение или обновление программы для подготовки отчетности в ПФР — вопрос, который сегодня актуален для любой организации.

На что следует обратить внимание при выборе программы

Рынок бухгалтерского программного обеспечения насыщен предложениями. Однако далеко не все они удовлетворяют современным требованиям и обеспечены надлежащей технической поддержкой. Как правило, недостатки приобретенной программы обнаруживаются уже в процессе практической работы по формированию документов.

Чтобы бухгалтер мог сориентироваться при выборе программы для подготовки отчета по персонифицированному учету в ПФР, перечислим ряд актуальных требований, на которые нужно обращать внимание.

Современная программа для подготовки отчетности по персонифицированному учету в ПФР должна:

1. Готовить все актуальные формы документов (АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3,
АДВ-11, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, РСВ-1, РСВ-2).

2. Предоставлять возможность вести несколько баз данных (баз нескольких организаций) без ограничения численности лицевых счетов. В ином случае вы будете вынуждены докупать лицензии за превышение количества лицевых счетов.

3. Быть оснащена встроенной программой проверки ПФР CheckХml, чтобы ошибки в отчетном документе могли быть выявлены в ходе подготовки, а не на стадии сдачи отчетности. Обладая этой функцией, программа сама укажет на недочеты, которые имеются в подготовленной документации (например, в случае, если вы ввели страховые взносы в неправильном соотношении или указали несуществующий почтовый адрес застрахованного лица).

4. Обновления должны устанавливаться автоматически через интернет, либо (если используется веб-приложение) обновления должны производиться на соответствующих серверах специалистами разработчика системы. В противном случае потребителю понадобиться скачивать обновления и устанавливать их самостоятельно, либо заказывать выезд специалиста разработчика, что потребует дополнительных затрат времени и денег.

5. Иметь возможность импорта данных из файлов различных форматов, создавая базы данных автоматически. Например, вы сдавали отчет в органы ПФР в прошлом году, и этот файл у вас сохранен. Если программа умеет импортировать данные, то при создании отчета в этом году вам не придется повторно вносить вручную анкетные данные (ФИО, адрес и т.п.) тех сотрудников, данные которых уже вводились: вы можете просто конвертировать данные в программу из файла прошлогоднего отчета.

6. Учитывать региональные особенности подготовки документов персонифицированного учета. Например, в Москве такой особенностью является требование предоставлять вместе с индивидуальными сведениями пояснительную записку.

7. Обладать подробной и четкой инструкцией по использованию программы.

8. Быть создана компанией, у которой есть значительный опыт в подготовке такого рода программ. Производитель программы должен специализироваться в области подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы и иметь сервисные центры в том регионе, где потребитель использует данную программу. Тогда в момент подготовки и сдачи отчета вы сможете получить необходимую техническую поддержку.

9. Отправлять подготовленные файлы в органы ПФР непосредственно из самой программы, используя системы электронного документооборота. При этом желательно помнить: если вы используете для подготовки электронной отчетности и для ее передачи в контролирующие органы через интернет программное обеспечение одного и того же производителя, то вы можете быть уверены, что ваши программы совместимы на 100 процентов. А значит, они будут четко функционировать.

10. Соответствовать закону о персональных данных в части хранения, обработки и передачи данных.

Разумеется, я не могу не отметить следующий факт: всем перечисленным характеристикам полностью соответствуют программные продукты компании СКБ Контур — веб-сервис по формированию отчетности «Контур-Отчет ПФ» и система для сдачи отчетности «Контур-Экстерн».

Кроме того, хотелось бы сообщить бухгалтерам, что с начала 2010 года в список отчетности, которую можно подготовить с помощью веб-сервиса, добавлен пункт «2-НДФЛ» (справка о доходах физических лиц). А это значит, что пользователь, который сформировал отчетность в Пенсионный фонд и ввел данные о сотрудниках, теперь сможет подготовить «2-НДФЛ» просто добавив сведения о доходах и налогах к данным, которые были введены при подготовке персонифицированной отчетности.

Для справки

Самым популярным продуктом компании СКБ Контур, используемым предприятиями России для подготовки документов персонифицированного учета, являлась до недавнего времени программа «ПФ-Отчет». В середине ноября 2009 года на российский рынок вышел новый продукт для подготовки отчетности в Пенсионный фонд — «Контур-Отчет ПФ», который, по прогнозам экспертов, в ближайший год станет лидером в данном сегменте. Также подготовка персонифицированного учета возможна в рамках систем «Контур-Персонал» и «Учет труда и заработной платы — АМБа», которые оптимально подходят для средних и особенно крупных организаций.

Система «Контур-Экстерн» разработана компанией СКБ Контур для сдачи отчетности в контролирующие органы (ИФНС, Пенсионный фонд РФ, органы статистики и т.п.). В системе активно реализуется концепция «единого окна», что позволяет абонентам в рамках одной системы обмениваться информацией с различными контролирующими органами. За дополнительной информацией о работе систем и сервисов компании СКБ Контур можно обратиться в московский сервисный центр по телефону: (495) 604-49-16.