Сдача декларации по НДС до 25 января

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

25
 
Сдача декларации по НДС до 25 января
Сдать бесплатно 25
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
Вчера
Затраты на размещение информации о продукции в каталогах торговых сетей являются нормируемыми
Вчера
Минфин сообщил, можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль компенсацию работнику, отказавшемуся от добровольного медицинского страхования
17 января
Расходы на оплату проезда работника из «северной» организации в отпуск на автомобиле, которым он управляет по доверенности, уменьшают налог на прибыль

Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж

21 октября 2014

В большинстве фирм заграничные командировки если и случаются, то не часто. А это значит, что у бухгалтера нет опыта оформления расходов, связанных с подобными поездками. Тогда как инспекторы при проверках уделяют таким затратам повышенное внимание. Давайте разберемся, на что бухгалтеру стоит обратить внимание при оформлении расходов, связанных с зарубежными командировками.

Вводная информация

Заграничная командировка помимо понятных и достаточно детально регламентированных в Налоговом кодексе расходов по выплате суточных в иностранной валюте, влечет еще и другие затраты. Так, выезжающему сотруднику нужно будет оформить визу. А если у него нет действующего загранпаспорта, то еще и понести расходы на его оформление. А эти затраты часто «обрастают» попутными — курьерская доставка, помощь в оформлении и т п. Давайте посмотрим, как правильно отразить все эти расходы в налоговом учете.

Расходы на загранпаспорт подтверждает сам паспорт

Расходы на обычные, внутри страны, командировки бухгалтеры традиционно подтверждают кадровыми документами и авансовым отчетом. Но в случае с загранкомандировкой этих документов для подтверждения расходов может оказаться недостаточно. Ведь, например, по расходам на оформление виз и паспортов такие документы будут подтверждать лишь обоснованность расходов, то есть их относимость к служебной поездке. Тогда как требование статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении сути расхода останутся невыполненными.

Командировочное удостоверение

Обратите внимание, что при заграничных командировках командировочное удостоверение не оформляется, достаточно распоряжения (приказа) работодателя. Исключение составляет командирование в государства — участники СНГ, при въезде и выезде в которые в загранпаспорте не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749).

А какие документы могут подтвердить затраты по оплате консульского сбора и тарифов, в т.ч. и госпошлины, взимаемой при выдаче заграничного паспорта? На этот, казалось бы, трудный вопрос ответ оказывается очень простым: эти расходы подтверждают сам факт наличия загранпаспорта или визы (см. определение ВАС РФ от 02.03.07 № 1535/07). Так что для документального обоснования расходов организации по получению визы или оформлению загранпаспорта для командируемого бухгалтеру достаточно будет снять копии с полученных документов (скопировать страницу с данными работника и страницу с визой). Данные копии нужно заверить и быть готовым предъявить инспекторам при возникновении вопросов.

Тут нужно обратить внимание еще на один момент. Данные суммы расходуются, как правило, не напрямую с расчетного счета организации, а опосредовано, через самого командируемого работника. Ему либо выдаются деньги под отчет, либо компенсируются уже произведенные расходы. Так вот, ни в том, ни в другом случае НДФЛ с данных выплат удерживать не нужно (определение ВАС РФ от 06.07.07 № 7487/07).

Доставка, организация и прочие сопутствующие услуги

Курьерская доставка готовых виз — услуга, которую сегодня предоставляют, наверное, все визово-консульские центры. Более того, многие компании, стремясь обеспечить скорость и своевременность получения всех документов, необходимых для командировки, обращаются за помощью к специализированным организациям, которые самостоятельно готовят все необходимое для получения визы; отвозят в визово-консульские центры; забирают готовые документы и доставляют их организации-заказчику.

Можно ли учитывать такие «сервисные» расходы? Тут контролирующие органы занимают «соломонову позицию». С одной стороны, они отмечают, что затраты на курьерскую доставку визы не могут рассматриваться в качестве обязательных платежей или сборов в рамках организации служебной командировки. А значит, учесть их нельзя. Однако налоговики тут же подсказывают возможный выход, отмечая, что законодательство не запрещает работодателю возместить сотруднику иные расходы, связанные с командировками. Но для этого случаи и размеры такого возмещения должны быть закреплены в локальном нормативном акте (см. письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@).

Таким образом, для учета различных «сервисных» расходов бухгалтеру надо позаботиться о следующем:
1. Закрепить виды подобных расходов в положении о командировках или ином локальном акте организации, как «иные, компенсируемые работнику».
2. Осуществлять данные расходы не напрямую от имени организации, а через работника, либо выдавая ему деньги под отчет, либо компенсируя ему данные расходы.
3. Обеспечить получение сотрудниками и представление в бухгалтерию документов, подтверждающих получение и оплату данных услуг. Особо позаботьтесь, чтобы в документах четко было указано наименование оплаченных услуг. Это, кстати, также можно зафиксировать в положении о командировках именно как условие компенсации «иных расходов».

Соответственно если все будет оформлено надлежащим образом, организация может учесть данные расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы.

Когда признавать расходы

Идем далее — в какой момент можно учесть расходы на загранкомандировки? Тут Налоговый кодекс не делает различий между командировками внутри страны и выездом за ее пределы. Это значит, что затраты на заграничные поездки учитываются при налогообложении на дату утверждения соответствующего авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обратите внимание, что эти положения применяются ко всем расходам, связанным с командировкой, а не только к суточным, оплате проезда и проживания (см. письмо Минфина России от 03.06.14 № 03-03-06/1/26511). Так что затраты по оформлению и выдаче паспортов, виз, приглашений, ваучеров и прочие подобные затраты, организация сможет включить в расходы при налогообложении прибыли только по завершении командировки и утверждении авансового отчета. Не забудьте проконтролировать, чтобы к авансовому отчету была приложена копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.08 № 28-11/074505).

Если командировка не состоялась

Ситуация, когда расходы учитываются только на дату утверждения авансового отчета, вызывает логичный вопрос: как быть, если командировка не состоялась? Минфин, рассматривая подобный случай, отвечает четко: затраты по несостоявшейся командировке учесть при налогообложении нельзя. Такой подход авторы письма обосновывают тем, что эти расходы не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ (письмо от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Но при этом в том же письме Минфин разрешает не удерживать НДФЛ по компенсациям расходов сотрудников в связи с такими несостоявшимися командировками. Обоснование: отмена командировки не влияет на квалификацию данных затрат в отношении работников.

На наш взгляд, точно такую же логику можно применить и в отношении налога на прибыль. Ведь НК РФ нигде не говорит, что затраты на оформление и выдачу виз, паспортов и т п. учитываются при налогообложении прибыли только по состоявшимся командировкам. Единственное условие — наличие авансового отчета. А его работнику придется составить и при отмене командировки, так как без авансового отчета он не получит от работодателя компенсации понесенных затрат. Заметим, кстати, что в правовых базах можно найти старое разъяснение столичных налоговиков (от 23.12.05 № 20-12/95309б), где сказано, что расходы по отмененной командировке, в том числе и на оформление и выдачу виз, можно учесть, если у организации соответствующие первичные документы.

Выезд на учебу или выставку

Отдельно стоит рассмотреть вопрос достаточно распространенных поездок «в теплые края» на различные образовательные мероприятия и выставки. Понятно, что такое совмещение приятного с полезным всегда будет вызывать повышенный интерес со стороны проверяющих. А значит, и документами надо запастись, как говорится, по полной. Итак, для того, чтобы обезопасить данные расходы, помимо обычных документов, связанных с командировкой, необходимо:
- указать в распоряжении (приказе) о направлении сотрудника в командировку цели поездки — участие в образовательном мероприятии, наименование мероприятия и длительность, сослаться на программу обучения и повышения квалификации, действующую в организации;
- иметь программу обучения и повышения квалификации сотрудников на текущий год, утвержденную руководителем организации;
- иметь договор с организатором обучения, программу мероприятия, «закрывающий» акт и счет-фактуру;
- получить письменный отчет работника, принявшего участие в семинаре, где должен быть не только перечислен состав вопросов, рассмотренных в ходе мероприятия, но и указано, как планируется применять эти знания и навыки при работе в организации.

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия онлайн»

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Тест для самопроверки
Вы можете оценить, насколько внимательно прочитали статью, ответив на предложенные вопросы. За каждый правильный ответ вам будет начислен 1 балл. Если все ответы окажутся правильными, вам будут начислены 5 баллов. Ответить на вопросы теста можно один раз.
  1. Может ли организация учесть в расходах затраты на оформление визы при направлении сотрудника в заграничную командировку?
  2. При получении визы для командируемого сотрудника организация компенсировала ему стоимость услуг по доставке документов. Учитываются ли эти затраты при налогообложении прибыли?
  3. На какую дату бухгалтер может учесть затраты по оформлению визы, если командировка не состоялась?
Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер