Сдача декларации по НДС до 25 января

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

25
 
Сдача декларации по НДС до 25 января
Сдать бесплатно 25
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
15 декабря 2016
Арбитражный суд: копию доверенности на сдачу отчетности, которая была представлена в ИФНС в электронной форме, не нужно дублировать на бумаге
2 декабря 2016
В декабре все желающие могут бесплатно посмотреть вебинары, посвященные госзакупкам
1 декабря 2016
Организации и ИП будут обязаны применять онлайн-кассы при продаже пива в розницу уже с марта 2017 года

Обмен электронными документами с контрагентами: какие вопросы вызывают затруднения у бухгалтеров

3 января 2013

В конце ноября создатели системы для обмена электронными юридически значимыми документами «Диадок» провели на портале «Бухгалтерия Онлайн» конкурс, посвященный электронному документообороту. На все 15 вопросов конкурса правильно не смог ответить ни один из четырехсот его участников. Организаторы конкурса проанализировали все полученные ответы, и теперь предлагают разобраться с вопросами, вызвавшими у бухгалтеров наибольшие затруднения.

Вводная информация

После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО). Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО. Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.

Формирование и выставление электронного счета-фактуры

Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.

Приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н утвержден особый порядок обмена электронными счетами-фактурами, в котором прописано, что этот документ может быть передан исключительно через оператора электронного документооборота. Незнание этого требования привело к тому, что 75% конкурсантов не смогли оценить юридическую значимость документа. Так, если для придания юридической значимости электронному первичному бухгалтерскому документу (например, ТТН) достаточно составить его с учетом обязательных реквизитов в произвольном формате и подписать электронной подписью, то с электронным счетом-фактурой дело обстоит иначе.

Во-первых, он должен быть составлен в утвержденном Федеральной налоговой службой XML-формате (приказ ФНС Россииот 05.03.12 № ММВ-7-6/138@). Во-вторых, подписан электронной подписью (ЭП) руководителя или другого уполномоченного лица. В-третьих, его следует выставить через оператора ЭДО.

Факт и дата выставления фиксируются в специальных технологических документах, которые налогоплательщику при необходимости нужно будет представить в ИФНС вместе с самим счетом-фактурой. В противном случае счет-фактура будет признан нелегитимным, и не сможет служить основанием для принятия НДС к вычету.

Регистрация электронного счета-фактуры

Если в технологических документах фиксируется дата выставления, то в самом электронном документе проставляется дата составления. Для электронного счета-фактуры эти даты могут быть разными, в то время как в бумажном документе они не различаются. Из-за этого у 73% участников конкурса возникли сложности при регистрации счета-фактуры в книге продаж и в журналах учета счетов-фактур.

Поясним на примере. Продавец продал товар покупателю 29 июня 2012 года и на следующий день выставил счет-фактуру в электронном виде. Покупатель получил счет-фактуру и сформировал извещение о получении (технологический документ) 1 июля 2012 года. В описанной ситуации регистрировать выставленный счет-фактуру в книге продаж и в части 1 журнала учета счетов-фактур нужно будет в разных периодах.

Порядок регистрации счетов-фактур в журнале учета, в книге покупок и книге продаж определен постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137). Согласно пункту 2 Приложения № 5 к данному документу регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Налоговое обязательство непосредственно связано с моментом определения налоговой базы. В соответствии с пунктом 1 статьи 167 НК РФ моментом определения налоговой базы в рассмотренном случае является день отгрузки товаров. Поэтому счет-фактура подлежит регистрации в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится день отгрузки, т.е. во втором квартале.

Что же касается журнала, то продавец может зарегистрировать электронный счет-фактуру в части 1 журнала только в том случае, если он получил от покупателя извещение о получении счета-фактуры, подписанное электронной подписью покупателя. Причем, в графе 2 «дата выставления» продавец должен указать дату поступления счета-фактуры оператору ЭДО (п. 7 Приложения № 3 к постановлению № 1137). Поскольку извещение о получении сформировано покупателем уже 1 июля 2012 года, т.е. в третьем квартале, то и счет-фактуру продавец регистрирует в журнале за третий квартал.

Представление электронных документов в ИФНС

Следующую позицию по сложности занимает вопрос о представлении электронных документов по требованию налоговой инспекции (63% неправильных ответов). На самом деле, это не удивительно — несмотря на техническую готовность ИФНС принимать электронные документы, широкого распространения практика представления документов через интернет пока не получила. Однако представить электронные документы по истребованию можно и на бумаге — в виде распечатанных и заверенных копий. Так, например, поставщик BILLA, ООО «Боско-Л», успешно представлял в ИФНС № 2 по Москве выставленные через «Диадок» электронные акты в рамках камеральной проверки за I квартал 2012 года (см. «Налоговые органы без проблем принимают копии электронных документов в ходе камеральных проверок»).

Статьей 93 НК РФ за налогоплательщиком закреплено право представить документы в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). А приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ утвержден Порядок представления документов по ТКС, который однозначно указывает, что по ТКС можно представить только документы, составленные по установленным форматам. На сегодняшний день форматы есть для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, а также для акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной по форме ТОРГ-12. Возможности представить несколько основных «бумажных» и неформализованных электронных документов по истребованию были значительно расширены приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат XML-файла сопроводительного письма к документам. Теперь документы можно направить в ИФНС не только в утвержденных или рекомендованных форматах, но и в виде скан-образов бумажных или электронных документов (в форматах jpg или tif) с заполненными полями мета-информации. Таким образом, по ТКС теперь можно отправить в инспекцию даже те документы, которые изначально были составлены на бумаге (подробнее см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»).

Хранение электронных документов

Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать. Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки. На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.

Форматы для электронных документов

Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. «С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами»). А приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде»). Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через систему для отправки отчетности в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.

Журнал учета счетов-фактур и книга покупок

Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.

В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.

Работа в системе для отправки электронных документов

Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории. Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне систем для обмена электронными юридически значимыми документами. Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.

Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса «Получите звание эксперта по электронной первичке!».

Источник: БухОнлайн.ру

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер