Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
2 декабря
В декабре все желающие могут бесплатно посмотреть вебинары, посвященные госзакупкам
1 декабря
Организации и ИП будут обязаны применять онлайн-кассы при продаже пива в розницу уже с марта 2017 года
29 ноября
6 декабря абоненты «Контур.Экстерна» смогут бесплатно посмотреть вебинар, посвященный применению УСН предпринимателями

Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

4 мая 2016

Число организаций и ИП, которые обмениваются друг с другом юридически значимыми документами через интернет, ежеквартально увеличивается в полтора раза (о технологии и регламенте обмена документами можно прочитать в статьях «Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры» и «Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами»). Вместе со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). При таком богатстве выбора непросто найти того, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Мы выделим несколько критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Автор: Константин Козлов, руководитель проекта «Контур.Диадок» компании СКБ Контур

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер