Документы при аренде автомобиля у физического лица

Цитата (Lika-N):Заключили договор аренды без экипажа. Какие документы нужно вести по бухгалтерии? Как списывать ГСМ? 

Цитата (БСС "Главбух" 02.09.2013):Организация находится на УСН. доходы минус расходы. заключили договор аренды транспортного средства без экипажа с сотрудником организации своей - сотрудник является секретарем. Ежемесячно выплачивается 3503 рубля и удерживается НДФЛ в день выплаты. Установлены нормы расхода согласно тех паспорту на бензин. Необходимо удерживать НДФЛ с выплаченной суммы за бензин. Имеет ли право организация возмещать такие расходы. Как отразить в учете расходы на бензин по арендованной машине? Может организация заключить договор аренды транспортного средства без экипажа если он является сотрудником организации?

Организация может заключить с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. В этом случае расходы по эксплуатации автомобиля несет организация, поэтому НДФЛ с суммы расходов на бензин не удерживайте. НДФЛ удерживается с расходов на бензин только в том случае, если договором аренды предусмотрено, что такие расходы несет арендодатель. Списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Статья: Как выгоднее оформить использование личного автомобиля сотрудника.
<…>
Использование личного автомобиля работника для служебных целей на практике оформляют несколькими способами. От того, какой вариант выберут стороны, зависит порядок учета расходов по нему работодателем, а также исчисление НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды с сумм, выплаченных работнику за использование его личного автомобиля. В частности, сотрудник и компания могут:
·        заключить договор аренды автомобиля (ст. 632 и 642 ГК РФ);
·        договор безвозмездного пользования автомобилем (ст. 689 ГК РФ);
·        соглашение о том, что работник с согласия работодателя использует для служебных поездок свой личный автомобиль, а работодатель за это выплачивает ему компенсацию и возмещает расходы по его эксплуатации (ст. 188 ТК РФ);
·        включить условия о выплате компенсации (аналогично предыдущему пункту) непосредственно в трудовой договор или оформить их как дополнительное соглашение к нему. *
Вариант первый — аренда автомобиля у работника
Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).
При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).
По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. 636 и 646 ГК РФ). *
Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.
Стороны вправе также самостоятельно определить и зафиксировать в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такое распределение не предусмотрено, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель, без экипажа — арендатор (ст. 637 и 646 ГК РФ).
Независимо от срока аренды и от вида договора — с экипажем или без него договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 633 и 643 ГК РФ).

Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Однако в случае ее искусственного завышения налоговики, проверяя арендатора, могут посчитать плату экономически необоснованной и исключить ее из расходов. Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. *
Налог на прибыль. Организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также расходы на приобретение ГСМ и других расходных материалов (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Справка
В бухучете арендованный автомобиль следует отражать за балансом
Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Передача автомобиля в аренду отражается записью только по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора — по кредиту счета 001.При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости.
Кроме того, рекомендуем организации-арендатору открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7)
Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы достаточно самого договора и акта о передаче автомобиля работодателю. Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по аренде не обязательно (письма Минфина России от 06.10.08 № 03-03-06/1/559 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/742). К договору необходимо приложить копию паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о его регистрации, а если сотрудник управляет автомобилем по доверенности — еще и ее копию.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.
Путевые листы можно составлять по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.Организации, не являющиеся автотранспортными, вместо типовых форм вправе разработать и применять собственную форму путевого листа. В нее должны быть включены все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 и пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». *
Порядок учета остальных затрат, связанных с эксплуатацией арендованного автомобиля, зависит от вида договора аренды. Если стороны заключили договор аренды с экипажем, то большинство расходов (ремонт, содержание и т. д.) осуществляет арендодатель, то есть работник. Значит, работодатель не сможет признать перечисленные расходы в налоговом учете.
Единственное исключение — расходы на страхование. Организация-арендатор вправе их учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее. Это следует из положений статьи. 637 ГК РФ и подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.
Допустим, стороны заключили договор аренды без экипажа. В этом случае организация-арендатор сможет также признать при расчете налога на прибыль следующие расходы:
·        на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля (п. 2 ст. 260 НК РФ);
·        техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
·        страхование автомобиля и автогражданской ответственности (п. 1 ст. 263 НК РФ);
·        оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем (ст. 255 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Об отражении в бухучете автомобиля, полученного от работника в аренду, читайте во врезке на с. 33.
Упрощенная система налогообложения. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения (подп. 3—5 и 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). *
Исключением являются только расходы на добровольное страхование автомобиля, в том числе на приобретение полиса КАСКО. Дело в том, что в составе затрат на страхование «упрощенцы» вправе учитывать расходы только на обязательное страхование работников, имущества и ответственности (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Возможность признания ими расходов на добровольное страхование нормами главы 26.2 НК РФ не предусмотрена.
Налог на доходы физических лиц. Арендная плата, полученная работником, включается в его доходы и облагается НДФЛ на общих основаниях. Если арендодатель является налоговым резидентом РФ, применяется ставка 13%, нерезидентом — ставка 30% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ).
При выплате работнику арендной платы организация обязана удержать из этой суммы НДФЛ и перечислить налог в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). *
Несмотря на передачу автомобиля организации в аренду, работник, то есть его собственник, обязан сам уплачивать транспортный налог за него (см. врезку справа).
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Этими взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Передачу имущества в аренду нельзя считать ни работой, ни услугой.
Более того, на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Значит, арендная плата не должна облагаться этими взносами.
Однако указанный вывод справедлив только для договоров аренды транспортного средства без экипажа. * Такого же мнения придерживается Минздравсоцразвития России (письмо от 12.03.10 № 550-19).
Если стороны заключили договор аренды автомобиля с экипажем, работник не только передает работодателю свой автомобиль, но еще и предоставляет услуги по управлению им.
Получается, что на сумму вознаграждения за эти услуги организация-арендатор обязана начислить страховые взносы в ПФР и ФОМС (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Взносы в ФСС России, уплачиваемые согласно Закону № 212-ФЗ, в любом случае начислять не нужно. Дело в том, что любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, освобождены от уплаты страховых взносов в этот фонд (п. 2 ч. 3 ст. 9 Зако- на № 212-ФЗ).
Итак, чтобы не переплачивать, сумму вознаграждения в договоре аренды с экипажем можно разделить на две части: непосредственно плату за пользование автомобилем и плату за оказание услуг по управлению им. Если это сделать невозможно, то организации придется начислять страховые взносы на всю сумму, выплачиваемую работнику по договору.
<…>
Журнал «Российский налоговый курьер» № 3, Февраль 2012
2.Статья: Простые способы безошибочного списания расходов на ГСМ.
<…>
ДОГОВОР
Приобретение стандартно начинается с заключения договора поставки с поставщиком горюче-смазочных материалов. После оплаты счета компания получает либо талоны, либо спецкарты для заправки на АЗС данного поставщика.
Согласно таким документам, бухгалтерия обязана оприходовать ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ по плану счетов приходуется и учитывается на счете 10.3 «Материалы»:
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 60
— оприходование топлива;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50, 51
— оплата за топливо.
Если и подотчетному лицу, например водителю, доверено приобретать за наличные деньги бензин, то проводки следующие:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ (на основании расходного кассового ордера);
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 71
– приняты к учету ГСМ (бензин), приобретенные подотчетным лицом (на основании авансового отчета с приложенными к нему подтверждающими документами – чеками с АЗС).
Списание расходов на ГСМ
Основанием для списания ГСМ является путевой лист. Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Организация вправе сама разработать форму путевого листа, учитывая требования приказа. Такой документ будет являться подтверждением расходов на ГСМ в целях налогообложения, поэтому я уделю больше внимания его заполнению (см. «Образец путевого листа». – Примеч. ред.).
Путевой лист оформляется либо на один день, либо на срок до одного месяца. Если в течение этого срока транспортным средством пользуются несколько водителей посменно, допускается оформление нескольких путевых листов раздельно на каждого из водителей, но на одно транспортное средство. Проверяйте наличие верно проставленного типа транспортного средства, печати или штампа компании-владельца.
Впоследствии списание ГСМ в бухгалтерском учете производится так. С кредита счета 10.3 в дебет соответствующих счетов учета затрат в зависимости от того, в каком именно подразделении (в каких целях) используется автотранспорт. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. *
<…>
Журнал «Семинар для бухгалтера» № 8, Август 2012г.