Услуги оказаны в одном месяце, а документы оформлены в другом: является ли это нарушением?

Здравствуйте.
Сама процедура по оказанным услугам может длится какое-то время. В договоре приемка ваших работ как закреплена?

simport, 
Думаю тут будет актуален этот пункт

До 5 числа составляется и отправляется заказчику.
Заказчик проверяет его и утверждает, срок проверки в приложенном фрагменте не указан.
Если принять срок проверки равным 5 рабочих дней, то счет может быть выставлен до 12 числа (с учетом выходных дней).
После утверждения выставляется счет.
После получения акта у Заказчика 5 рабочих дней на подписание и возврат подписанного акта.

Поэтому счет 7-го числа, как я думаю, выставлен согласно договора.

hlineblik, Значит сам факт, что до этого был закрыт период 2-3 месячных работ это в пределах нормы?

И в данном случае, не только смещается дата когда документы предоставили (то есть не просто согласовали работы за ноябрь, акт от 30.11. и направили им 07.12 к примеру). А здесь именно дата закрывающих документов также ставится 07.12.

Просто с предыдущим главбухом подобное старались не допускать. Чтобы каждые операции закрывались в соответствующем месяце.

По-моему ведь еще есть правило по выставлению счетов-фактур в определенный срок. В общем, тут несколько запуталась.

опять же это должно быть прописано в договоре.
В зависимости от выполняемых работ обычно это происходит ежемесячно/ежеквартально. Конкретный срок указан в договоре.

Например:
за прошедший месяц мы выставляем счет, акт и отчет агента (мы на УСН) последним числом прошедшего месяца. Но если нам заказчик не утвердили отчет до определенной даты, то мы переделываем наши документы на дату утверждения отчета.

hlineblik,  Вот касаемо этого момента, на вырезке договора приложенной ранее, как раз и указано ежемесячно... Это и смущает. Мы (клиент и непосредственно наша компания) на ОСНО.

Может отчеты за июнь и август не утвердили в разумные сроки, может быть цикл "производства" услуги был увеличен, а может быть ..... форс-мажор и т.д. и т.п.

Такое обычно случается, но, как правило, данная ситуация не является ошибкой.

hlineblik,  Вообще это конечно смущает, при том, что стоимость услуг исчисляется нашими время и трудозатратами над услугами

Выставление документов последним числом месяца, по-моему, всего лишь удобная дата для отражения в учете. Обязанность выставления документов именно этим числом в законодательстве я не встречал.
Даты и сроки выставления документов как правило оговариваются в договоре, а так документы могут быть выставлены любым числом (сф не позднее 5 дней с даты акта или сводного акта).

а что вам мешает указать дату в акте последним числом месяца? ведь это же вы выставляете акты на оказанные услуги? у меня была однажды компания, проектировочная. И вот когда они закрывали этап, то отправляли заказчикам на согласование документы (проектную документацию) например 30.09 (согласно календарного плана в договоре по этапам) и пока они там все согласовывали между собой (может, исправляли что-то), как раз тоже проходило дней 5-10, а то и больше. В бухгалтерию запрос от инженеров на выставление акта приходил какого-то там октября (если успевали до даты сдачи отчетности), и акт выставлялся датой 30.09 и заказчики против ни разу не были.

Вопрос в объеме таких согласований и их контроле.
Если их 10-20, то это вопрос пары часов на телефоне.
А вот если 1000 и более, то 5-10% потребуют внимания и парой часов на телефоне не отделаешься. А дни идут и сроки отчетности никто передвигать не будут.

hlineblik, да, если согласование затягивается и инженеры приходили после всех сроков, то вопросов не было, у заказчика тоже, выставляли акт уже какой придется датой. очень часто многие подобные вопросы по дате актов можно решить лишь  созвонившись с заказчиком и обговорив дату закрывашек, что тоже бывало в моей практике. не на разных же планетах живем, хорошие люди всегда договорятся)))

Александр Погребс, я не увидела в теме вопроса автора , что речь идет однозначно об услугах. Это во-первых. Во-вторых, ваши оценка, что я увожу в сторону в связи с этим преждевременна и излишне резка и некорректна. Будьте вежливее. Оставьте при себе ваши ироничные и саркастичные замечания, относительно опыта и т.д.. Ввиду неэтичности формулировок в вашем комментарии относительно моих ответов я также получаю право вам ответить -  я не нуждаюсь в вашем мнении относительно моего опыта. Давайте сначала автор опишет, что услуги/работы конкретно они оказывают/выполняют, и все тут оценят, работы это или услуги. Каждый имеет право прокомментировать вопрос автора исходя из описанных условий. И если вопрос был неточен, то не надо никого затыкать.

Добрый день!

Александр Погребс, 
 Думаю как раз то, что меня смущало ранее. Возможно в связи с не самым большим опытом, у меня происходит подмена понятий, но, как разложить и не путать момент выставления Акта и проведения реализации?
А именно как раз ваши слова про Датирование акта 5-ым числом апреля, при услугах за предыдущий месяц, что в данном случае будет реализацией, разве не сам акт?  
Просто ранее такой вопрос не возникал, т.к. старались с гл.бухом в основном закрываться соответственно окончанию оказания самих услуг. А тут вот так.

Александр Погребс, 

Значит, возвращаясь к моим первоначальным мыслям, так и есть. А вот в нашем случае, уже проведенные услуги, закрытые (растянутые из-за бюрократии согласования) в следующем (или позднее) месяце, чреваты ли чем-то для нас или заказчиков, чтобы если погружаться в ускорение процесса согласования, было на что ссылаться или чем бравировать. 

Спасибо, надеюсь не посчитают за новый вопрос, т.к. он раскрывает мои первоначальные вопросы.

Александр Погребс, 

Если говорить подробно, то оказываем IT услуги (консалтинг), для заказчика, по окончании месяца мы предоставляем наш отчет о трудозатратах им на согласование, но т.к. они вероятно проверяют на своей стороне качество услуг, и какие работы были выполнены, зачастую, халатно задерживают сроки согласования отчета и соответственно последующего выставления закрывающих документов, которые мы уже проводим по факту согласования условий.
Поэтому выходит, проект длительный, не прерывается, за ноябрь отчет к примеру до сих пор менеджерами клиента не согласован, мы из-за своих правил раннего закрытия периода тоже проводить задним числом реализацию не можем, и потому согласованные документы за ноябрь условно датироваться уже будут декабрём.
И вот самой эта ситуация не нравится и постараюсь, что-то придумать с ней, но пока насколько это правильно/не правильно, и какие есть слабые места в этом для нас и клиента?

Спасибо!

Добрый день.
Бывает так, что согласовывают меньший объём услуг? То есть приходится уточнять сумму?
Если нет, то датировать и проводить документ последним днём месяца. И неважно, когда он будет фактически "согласован". 
 Если сумма согласованного документа может быть изменена по сравнению с первоначальной, то придётся пересматривать ваши правила и проводить документ тем периодом, к которому он относится.
Для вас - занижение налоговой базы и штраф по ст. 122 НК РФ. Вы ведь явно для налогового учёта вручную эти документы не проводите, основываетесь на данных бухгалтерского учёта? 
Для клиента - в зависимости от его правил. Позднее учесть в расходах (по дате документа) сопряжено с гораздо меньшим риском, чем позднее учесть реализацию.

Александр Погребс, 

Спасибо!

Буду активнее теребить своих сотрудников, чтобы те в свою очередь не слезали с коллег по ту сторону, для взаимного соблюдения сроков договора и своевременного проведения документов. 
Иначе ата-та. 😓

Александр Погребс, 

Эхх. Реализация - собственно проведение закрытия (периода) услуг в нашем случае (акт+ сч-ф), правильно понимаю?
Просто проводить "рыбу" документа, который впоследствии может оказаться некорректным, мне вряд ли дадут, иначе не оберусь запросов на уточнение от нашего фин.отдела, что это за суммы. Поэтому пока вижу для себя единственный выход, всеми правдами и неправдами ускорить сам "ленивый, бюрократический" процесс предварительного согласования проделанных работ (затраченных нами часов).

Спасибо!

Александр Погребс, 

Извининте, что никак не отступаю, но все же. 

Если делать как надо и проводить реализацию примерными данными. В случае корректировки,  изменение будет проводиться на момент выявления изменения?

В дополнение хотелось бы добавить, что все Ваши действия, как правило закрепляются в т.ч. и в Учетной политике. Это такой прекрасный инструмент для бухгалтера, нужно просто уметь его применять с пользой для себя 😉  
Например, Вы можете описать это так: "Отражение фактов хозяйственной деятельности производиться с использованием принципа временной определенности, который подразумевает, что факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами" и добавить: "В некоторых случаях бухгалтерские проводки могут быть отражены в системе учета датой получения первичного учетного документа и его утверждения руководителем -и/или иным лицом, имеющим право подписи (о чем свидетельствует соответствующая отметка на документе, подтвержденная подписью ответственного за бухгалтерскую проводку сотрудника бухгалтерии)"
Таким образом, при наличии акта,  даже датированного 30.11.2021 об оказании услуг (выполнении работ) за период ноябрь 2021, имея на таком документе дату 07.12.2021 под подписью руководителя от Вашей организации смело проводите этот документ в бухгалтерском учете 07 декабря 2021, а вот в налоговом- датой первичного учетного документа (акта) - 30.11.2021, если в положении по НУ в Вашей УП нет соответствующей оговорки (что делать не рекомендую, т.к. нормы НК все охватывают вполне).  А вот если акт за ноябрь имеет дату 07.12.2021 - то как следствие и в БУ и в НУ отражение расхода в декабре является соответствующим как нормам НК, так и Вашей УП в части БУ.

Касательно даты оформления Акта, если Вы Исполнитель и это Ваша реализация (выручка) - то как обсуждалось выше- однозначно ориентируйтесь на договор. В вырезке в начале темы акт зависит от отчета, который в свою очередь оформляется после отчетного месяца до 05 числа следующего. Здесь срок определен вполне конкретно. А насчет срока оформления акта и тем долее его даты ничего определенного в вырезке нет.  То, что акт оформляется в месяце, следующим за отчетным - понятно из описания последовательности документооборота (сначала отчет, затем акт). Но возможно в договоре есть отдельный пункт по этой теме (период, отчет и т.п. термины, названия и прочее возможно определены в преамбуле (так часто бывает для исключения двояких трактовок).

Юлия Радская, отвечаю на Ваше замечание от 6 декабря в 18:19 - моя рекомендация по затратам и приложенный текст в комментарии от 6 декабря в 18:13- это выдержка из УП, составленной лично мной для ЮЛ на ОСНО

Александр Погребс, 
 
Перечитав ваше сообщение, и еще раз перечитав сам договор. Кажется я конкретно смешала в голове  понятия (работ и услуг), и сейчас исходя из сути договора понимаю, что в нашем случае идут именно работы, т.к. конечным результатом текущего договора должно быть внедрение итоговой разработки клиенту.   Ранее опиралась на саму "спецификацию", отчет о времязатратах наших, где наши "работы" , упомянутся как "работы/услуги"
Ранее не сталкивалась именно с таким моментом, и не знала о критически разном учете работ и услуг.

Прошу прощения.

Александр Погребс, 

Согласна тут вопрос такой интересный. Но заказчик не единственный, и в целом тут все по белому. Куда вероятнее, что возможны ошибки т.к. бухгалтер тут только на удаленке был, а я пока только "вкатываюсь" во всю деятельность.

Крупная компания, если я правильно понимаю специфику, то мы условно работаем в рамках проекта А, с нашей стороны собирается команда которая курирует и работает на этом проекте, в процессе работы они работают с сотрудниками клиента налаживая процессы (подготавливая почву), на основе которых они должны придумать и внедрить лучший способ по оптимизации этого самого проекта А, т.к. это IT, мы используем ресурсы клиента, и по итогу когда все сделаем передадим им код проекта и прочие объекты интелект.деятельности полученные в рамках работы на этом проекте. 
Т.к. проект не одного дня, и клиенту надо курировать как все идет и выполняется, он получает такие отчеты ежемесячные. 
Фактически сейчас прошли первые реализации, поначалу было закрытие "лета"  периода в несколько месяцев (указаны в первоначальном вопросе), и вот октябрь, ноябрь входят уже более-менее в строй.

В договоре фигурирует именно понятие "работы", единственный момент с услугами, это упоминание, акта с этой формулировкой.

Александр Погребс,  

Прошу понять правильно, я ни в коем случае не оправдываюсь и уговариваю на текущую точку зрения. Я лишь благодаря вашей общей помощи пытаюсь разобраться, что тут и как ведется в компании (пришла сюда как пару недель) и с чем мне предстоит работать. Долгое время тут учет велся без главного бухгалтера (аутсорс, и помогал сотрудник с небольшим опытом в бухгалтерии около 10 лет назад).
Многие понимают, что возможны ошибки в учете, и планируем (руководство и я ЗА), аудит который именно покажет огрехи и ошибки в учете, и если требуется что исправлять. А сейчас пока изучаю и работаю с тем, что есть.

Сам договор, думаю понимаете, приводить здесь не стану. Но предметом договора указан в таком формате. 


За ваши суждения я дейтсвительно очень благодарна.