Что делать, если начальник отдела кадров написал заявление об увольнении, а затем украл свое личное дело и трудовую книжку?

Question

Добрый день!Начальник отдела кадров не вышла на работу и передала руководителю заявление об увольнении, сообщив, что больше в офис не явится. При проверки документации выяснилось, что личное дело ее пропало из специального ящика (закрывается ключом, вверенным ей на хранение), как и трудовая книжка из сейфа. Сотрудница является ответственной за хранение личных дел и трудовых книжек. Подписанный ей и организацией соответсвующий документ хранился в личном деле.Прошу разъяснить, какие дальнейшие действия должна предпринять организация.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Добрый день.Цитата (Yulia_15):Начальник отдела кадров не вышла на работу и передала руководителю заявление об увольнении, сообщив, что больше в офис не явится.Судя по всему, этому предшествовал какой-то конфликт, о котором Вы умолчали. Также нам пока не известны подробности: какая дата увольнения указана в заявлении, когда и каким способом (через кого) оно было подано и было ли зарегистрировано в установленном порядке. Цитата (Yulia_15):При проверки документации выяснилосьКто проверял? Как документально оформили эту проверку? Цитата (Yulia_15):закрывается ключом, вверенным ей на хранениеКакова судьба этого ключа? Цитата (Yulia_15):Сотрудница является ответственной за хранение личных дел и трудовых книжек. Подписанный ей и организацией соответсвующий документ хранился в личном деле. А вот это крайне недальновидно. Неужели прежде ни разу не задумались над тем, что фактически работодатель уже не контролирует данный документ, т.к. он передан на хранение заинтересованному лицу?

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Складывается впечатление, что неформальные отношения сильно мешают работе.

Цитата (Yulia_15):отпросилась у руководителя на 1 день в отпуск без сохранения зп (это была пятница).
...на выходных сотрудница встретилась с работодателем вне рабочего времени и передала заявление на отпуск без сохранения зп на понедельник и заявление на увольнение тем же днем. Оба заявления приняли

Вот здесь были допущены грубейшие ошибки. Непоправимые, на мой взгляд.
Руководителю не следовало предоставлять спонтанный "отпуск" и принимать заявления вне офиса, в нерабочее время. Тем более, когда это заявление на увольнение "одним днём" от сотрудницы, под ответственностью которой документы со сроком хранения до 70 лет.

Цитата (Yulia_15):Бухгалтер произвела проверку документации и обнаружила отсутствие ее личного дела.

Ключ был оставлен в столе, бухгалтер покопалась в одиночку и в столе и в шкафу... Как докажете, что это не бухгалтер изъяла пропавшие документы? Отпечатки пальцев везде будут её.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

На будущее (если вдруг повторится схожая ситуация у вас или у кого-то из читателей форума):
1. Разделяем работу и личные отношения.
Коллега может зайти ко мне после работы или в выходной чаю попить, если у нас с ней общие интересы и есть о чём поговорить. Но рабочие документы, будь добра, передай мне в офисе - сейчас я отдыхаю от своих трудовых обязанностей. То же самое и с разговорами про других коллег в их отсутствие.
А поскольку соблазн обычно велик и у нас в стране как-то не в традиции такая сдержанность, я уже очень давно не дружу с коллегами. И не работаю с подругами. При всей моей максимальной симпатии к ним.
2. Если случился рабочий конфликт, руководителю важно отстраниться от него и как можно скорее вспомнить о своей функции руководить подчинёнными. То есть развести людей по рабочим местам и направить всё их внимание в работу. Последнее - ключевое.
3. Возможно стоит умерить свои амбиции и признать собственную неправоту, вслух. Это касается как участников конфликта, так и директора.
4. Если работник явно обижен, жаждет справедливости и мести, а также "сбегает" (как это было в вашем случае), и это к тому же ещё и ответственное лицо, тогда принимаем необходимые меры к тому, чтобы минимизировать тот вред, что он в отместку способен нанести работодателю.
Общеизвестно, что нельзя расставаться по-плохому с главбухами, IT-специалистами, юристами, кадровиками.
5. Если работник покинул своё место, а продолжать работу надо, руководитель быстро назначает комиссию и именно комиссия должна открывать столы и шкафы, проверять и описывать их содержимое. Можно записывать на видео (одним кадром и так, чтобы было видно всех) и произносить вслух то, что делаете и что обнаружили. А затем ещё заактировать проведённую проверку.
6. Если выявлены явно противоправные действия работника или утрата вверенных ему материальных ценностей (а работник продолжает скрываться от работодателя), нужно обращаться с заявлением в прокуратуру или в следственные органы.
7. И никогда в таких случаях не принимать заявление на увольнение датой его подачи.

Оленька Юрьевна · Accepted Answer

Цитата (Yulia_15):Прошу разъяснить, какие дальнейшие действия должна предпринять организация.

1. Приказом директора организации назначить Комиссию по проверке наличия всей документации (личных дел, трудовых книжек) в связи с увольнением начальника ОК. По результатам проверки Комиссией оформить Акт, в котором отразить факт утраты личного дела и других документов (если таковые факты этой проверкой будут установлены).
2. Максимально восстановить (что возможно - по имеющимся приказам о приеме, переводах, увольнении, отпускам) утраченное личное дело.

Цитата (Yulia_15):После конфликта сотрудница отработала день, потом отпросилась у руководителя на 1 день в отпуск без сохранения зп (это была пятница). <> А на выходных сотрудница встретилась с работодателем вне рабочего времени и передала заявление на отпуск без сохранения зп на понедельник и заявление на увольнение тем же днем.

Это ее непосредственный руководитель? Он уполномочен принимать заявления на увольнение и принимать решение об увольнении? Если нет, то следующий пункт мероприятий:
3. Рассмотреть вопрос о степени вины этого руководителя в случившемся. Возможно, привлечь его к дисциплинарной ответственности за превышение служебных полномочий.

Цитата (Yulia_15):Бухгалтер произвела проверку документации и обнаружила отсутствие ее личного дела. Было решено в понедельник выяснить у начальника отдела кадров, почему нет надлежаще оформленного личного дела.

В связи с чем она решила проводить такую проверку? Это ее решение? Откуда она знала где должно лежать личное дело и как оно должно быть надлежаще оформлено? И как она вообще поняла, что нет надлежаще оформленного личного дела? Она во всех шкафах, столах, тумбочках искала? История изначально какая то мутная....

Yulia_15 · Answer

Александра Кривошеева,&#160;О конфликте специально не умалчивала, не подумала, что это имеет значение.&#160;Сотрудница получила устный выговор о некорректном поведении. Претензий из-за заработной платы или графика работы у нее не было. После конфликта сотрудница отработала день, потом отпросилась у руководителя на 1 день в отпуск без сохранения зп (это была пятница). Бухгалтер произвела проверку документации и обнаружила отсутствие ее личного дела. Было решено в понедельник выяснить у начальника отдела кадров, почему нет надлежаще оформленного личного дела. А на выходных сотрудница встретилась с работодателем вне рабочего времени и передала&#160; заявление на отпуск без сохранения зп на понедельник и заявление на увольнение тем же днем. Оба заявления приняли, оформили приказы с пометкой "сотрудник не может быть ознакомлен по причине отсутствия". В этот же день составлена служебная записка на имя руководителя об отсутствии личного дела, приказа о приеме, трудового договора и трудовой книжки сотрудницы, подписанная бухгалтером. Дозвониться конечно же до сотрудницы не возможно. Ключ от шкафа оставлен в столе.

Yulia_15 · Answer

Александра Кривошеева,&#160;Понятно. Спасибо.