Списание ГСМ по системе спутникового слежения

Система полного слежения: учет топлива по кол-ву и расходу, в т.ч. сливы, заправки (даже с указанием места территориально), можно просмотреть маршрут и проиграть его с указанием времени и места движения, остановок, скоростью с которой ехал а/м. в любой день. Хоть 2 года назад, если эта системка уже стояла.
Документов, в кот. говорится, что теперь списываем по этой системе нет еще , не придумали у нас их. Вот водителям и приходится списывать как прошлой зимой по тем нормам. на этот зимний период этих норм не подписал ген.дир.(кстати действие летних завершилось 31.10.11г.)
Отсюда: прошлая норма подразумевала, допустим, 33 л на 100км, водитель так и списывает в п/л, а если смотреть по системе, то и проехал он км на 40 поменьше и израсходовал в среднем 26 л на 100км.
(в один из дней пришёл момент: фактически топлива было, примерно, 50л , а вот по подсчетам, как раньше с учетом норм и указанного водителем пробега - 41л("минус"!))

А этого не хватает для фактического списания в расходы? и для контроля работы а/м и водителя? У Вас есть механик или др.отвеьсьвенный? или все на Вас?

Добрый вечер!
Я думаю надо обязательно сделать контрольные замеры (лучше несколько), и сравнить фактический расход дизтоплива с навигационными данными и утвержденной нормой. Для этого можно заправить а/м до полного бака, опломбировать его, и при возвращении из рейса опять до полного бака.

-оччень спорное утверждение-

неплохо-бы, но бедняга д.Вася-шофер к концу смены зачастую с трудом может вспомнить,где он был ,ско-ко сливал, и потому "попасть" в цифры GPRS- (навигац.спутник.система слежения) иногда затрудняется.
А если серьезно,вопрос не простой и в полной власти "хозяина"- лишь бы превышения норм н/было-за это ИФНС могут зацепиться.
У нас пока только в одной организации прижилась эта система,но только благодаря "упорству" этузазистов,затратно очень ,но и выгода очевидна- окупаемость 3-6 мес.
Кроме того,"учетный"-софт выход пока бедноват и полностью в руках "продавца"-это его хлеб с маслом, а содержать штат расшифровщиков-учетчиков и "корпеть" над Ариадновыми нитями авто-колес- надо-ли?

Норма списания ГСМ это усредненная производная от фактического расхода, который меняется от характера поездок: город, пробки, трасса, горная местность, карьер, зима, лето и др. На основании рекомендуемых достаточно точно не установить, что израсходовано на самом деле (даже за одну поездку бывает несколько ньюансов), поэтому во многих случаях в путевых листах и отражают расход по норме (выведенный расчетно-опытным путем, и утвержденный руководством). А вот при контрольных замерах и выявляются расхождения.

Добрый вечер! Полностью поддерживаю Светлану. Вспоминая бытность свою молодым специалистом, почему-то при обработке ПЛ инструктировали- фактический расход выше нормы писать нельзя- будет перерасход, и всем писали в пределах нормы. Я только сейчас задумалась- а откуда ж потом брать тот искуственно полученный остаток

Доброе утро! Вообще не вижу ни каких проблем. Бухгалтерский учет ГСМ ведется по факту, а у вас меньше. Нет поводов для волнений. Берёте фактический расход сравниваете с нормами утверженными ранее. Если факт меньше нормы, то всё хорошо. Если больше, то необходимо выяснить причину перерасхода. Но в бух учет берется только факт.

Новые нормы утвердите на 2012 год. Я при разработке приказа пользуюсь документом "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003г.

Ну так это же нормально, для этого и устанавливали систему спутникового слежения. Так что экономическая обоснованность установки такой системы - налицо. И зря Вы скрываете от водителей этот факт. Вы следите не за ними, а за обоснованным расходованием материальных ценностей.
Пришла на память история, когда на одном из заводов нашего холдинга установили систему видеонаблюдения в цехах. Нашлось несколько особо продвинутых рабочих, которые написали жалобу в прокуратуру, что типа это незаконно, т.к. нарушается их право на неприкосновенность личной жизни. На что им последовал ответ, что следить за ними никто не собирался, следим за соблюдением техники промбезопасности.

Здорово!!! Особенно мне нравится предположение, что я это скрываю от водил.
Фишка в том, что водители в непонятках, как им списывать самим топливо.
Пример. Проехал 150 км и по спидометру и по системке этой. Хорошо, совпало.
Норма д.б. 47 л/100км, т.е. потратил по ней 70,5 л
А вот системка выдала потратил 40,5л то есть, средняя норма составила 27л/100км.
Нормы не утвердили и не отменили. Учет по системке не приняли документально, но она уже стоит и всё фиксирует.
Допустим, водитель пишет по старой норме(больше, чем фактически).
И вот настаёт час икс!!!! В баке топливо есть, фактическое его кол-во кажет системка, верно, заметьте кажет.
А по дументам, опирающимся на старые нормы там -("минус"!) аж, в некоторых а/м, 113л.
Мне весело! Ген.дир. решения не хочет принимать, просто не знает какое. Бухгалтерия мечется, конец года всё таки. А у меня все п/л в карандаше в 2-х экз.: по системке и по нормам с минусовыми остатками.
Такая петрушка.

Ещё раз повторюсь, документально эта система не введена, т.к. ген.дир. не знает, как и что делать.
Реальность: С 01.11. должны были вступить в силу зимние нормы( д.б.быть подписан приказ) но этого ген. дир. не делает, ссылаясь на то, что утвердит их задним числом после установки системы слежки. Устно распоряжается пока списывать по прежним зимним нормам, как в прошлом году. 25.11. на одну из машин ставят системку и я могу уже за ней наблюдать и фиксировать факт. пробег и расход.(Кстати, водитель тут же уменьшает километраж пробега в отчете п/л до реального, т.е. того же, кот. и системка покажет). Остальным машинам ставят системки до 07.12. Акт о приеме-передачи от 08.12. Ноябрьские п/л бухгалтерия приняла по старым зимним нормам( повторюсь , в этом году не принятым официально). Встают вопросы как им принимать? С какого числа? Чем раководствоваться далее? Итак первая машинка ездила с 25.11. по 30.11. с поставленным оборудованием, отчеты писали по старому. Их сдали в бухгалтерию. На конец 11мес кол-во топлива в баке 90л. А вот по системке я вижу что его там 135л!!! (средний расход ниже старой нормы). Допустим решили с 01.12. считать по системке. И в п/л на 01.12. при выезде 135л.( а по возвращении 30.11. было 90л., топливо он не получал, машину не заправлял, это результат начавшейся фиксироваться экономии). Как быть бухгалтерии??? А мне? Спонтанно писать с 135л.?

Попробуйте оформить по системе.
Приведу пример из практики (советской еще). Директору в главке устроили взбучку по поводу перерасхода топлива. Вернулся злющий и тут же издал приказ с такого-то устанавливается норма расхода топлива с 5% экономии/перерасхода (было 10%). В первый же день после обработки и возврата путевок, предприятие встало на час, т.к. все ломанулись узнавать, почему возврат. Орали... Через пару дней путевки перестали возвращаться, приноровились к 5%.😀

В чем трудность-то? Система приобретена легально? Документы на приобретение есть? осталось только квалифицировать эти расходы - вложения во внеоборотные активы - на 08 счет, а затем Акт ОС-1 и на основные средства, или в состав МПЗ как малоценные ОС.

А покупал-то зачем?

Доброе утро Мариша. Я думаю, во-первых, вам нужно проверить какие нормы внесены в программное обеспечение (как в любой расчетной программе должны быть справочники). Во-вторых, если нормы, которые внесены в ПО, соответствуют нормам распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р вам нужно провести инвентаризацию ГСМ вывести фактические остатки ГСМ в баках и вести дальнейший учет по фактическому раходу.

Что касается этой веселухи, бухгалтерии и вам метаться не стоит работайте спокойно и закрывать год. Принять к учету данные системы мониторинга (слежки) вы можете после издания приказа о вводе в эксплуатацию данной системы.

Всем огромное спасибо!!!!
Документально так ещё ничего и не оформили, ген.дир. орет, что считаем уже по ней. Я прикладываю к пут листам распечатки ежедневные по расходу и расстоянию. Я успокоилась, и получаю удовольствие от созерцания человеческой глупости в лице ген. дир-а. Мое дело маленькое, а как они уж сами разбираться будут, не моё дело. Меня заставляли саму придумать приказы, а теперь ну уж нет. Придумают , издадут, и пусть в них будет написано, что на пут. листы надо сердечки наклеивать мне, буду исполнять.
Мне жаль водил. По показ. спидометра( или он одометром называется) он проехал 98км., а по системке 88км. Спрашиваю у дир. что писать, Он велел в пут листах писать по системке и плевать на спидометр.
Вот такое дело. И , кстати, убедить приказом установить нормы от Мин.транса ген.дира. не удалось.

Ну и прекрасно, что у Вас хорошее предпраздничное настроение 😀 .
Как говаривал один мой бывший начальник "не берите в голову - берите метром ниже" 😀 .
А вообще странный у Вас начальник - систему поставил, хочет проверить как его водители обкрадывают на топливе. А они всегда обкрадывали и всегда будут это делать. И систему новомодную обманут, найдут способ - такой у нас народ.💃 И с водителями ссориться не хочет, раз приказ не издает и кивает на подчиненных.😰

Доброе утро! Нормы, утверженные вами больше или меньше чем нормы Мин.транса? Если меньше, то тогда понятно-это документ для водителей, но если больше, то тогда ваш ваш ген.дир. очень "странный" человек. И вообще нормы можно игнорировать только если у вас ЕНВД или УСН (доходы)