Расчеты с подотчетными лицами

Question

Добрый день! Помогите пож-та разобраться с ситуацией.
01.02.2011 по заявлению сотрудника были выданы под отчет на нотариальные услуги денежные средства в размере 10 000 руб. на 20 рабочих дней. 09.02.2011 г. от этого же сотрудника в бухгалтерию поступила служебная записка с просьбой возместить расходы на проездные билеты, которые были произведены в январе 2011 г. из личных средств сотрудника. Был составлен авансовый отчет от 09.02.11 г. и выданы деньги (790,50 руб.).
Аудиторы написали замечание, что нельзя выдавать новые денежные средства, пока не вернули предыдущие. Но ведь 790,50 были потрачены раньше и на другие нужды? Правы ли аудиторы?

НКК · Accepted Answer

Цитата (grishina):Добрый день! Помогите пож-та разобраться с ситуацией.
01.02.2011 по заявлению сотрудника были выданы под отчет на нотариальные услуги денежные средства в размере 10 000 руб. на 20 рабочих дней. 09.02.2011 г. от этого же сотрудника в бухгалтерию поступила служебная записка с просьбой возместить расходы на проездные билеты, которые были произведены в январе 2011 г. из личных средств сотрудника. Был составлен авансовый отчет от 09.02.11 г. и выданы деньги (790,50 руб.).
Аудиторы написали замечание, что нельзя выдавать новые денежные средства, пока не вернули предыдущие. Но ведь 790,50 были потрачены раньше и на другие нужды? Правы ли аудиторы?

Добрый день!

Не соглашусь с аудиторами.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18 (действовавшего в 2011 г.) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В рассматриваемом случае Вы выдали средства физлицу 01.02.2011 г. в отсутствие ранее выданного тому же подотчетнику аванса, по которому на 01.02.2011 г. не был бы представлен авансовый отчет. Требование о предоставлении авансового отчета на потраченные сотрудником средства при отсутствии выплаты предприятием аванса на данные траты на дату выдачи аванса тому же сотруднику на иные цели в законодательстве отсутствовало.

Ksuyshka · Accepted Answer

Зравствуйте! С нового года действует новое положение о порядке ведения кассовых операций, почему у аудиторов процедуры проверки старые?
Изменились правила выдачи подотчетных сумм.
В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться.
В новом Положении предусмотрен иной алгоритм. Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Рассмотрев его, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц издавать не надо.
Есть и еще одно нововведение. Раньше авансовые отчеты необходимо было сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня возвращения из командировки. Сейчас упоминание о командировках исчезло, а вместо него появилось дополнение «или со дня выхода на работу». Судя по всему, под этим подразумевается начало работы после отсутствия, связанного не только со служебными поездками, но и с больничными, отпусками и т.д.
Заметим, что, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.
Но денежные средства выданные на нотариальные услуги на 20 дней, 09.02.2011г. еще нельзя считать задолженностью, я думаю что аудиторы не правы.

Светлана Раджабова · Answer

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.Передача подотчетных сумм третьим лицам, а также выдача средств сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам, запрещены Порядком ЦБ, но действующее законодательство не предусматривает ответственности за эти нарушения. Мое личное мнение -аудиторы не правы в данной ситуации,но и они работают по своей инструкции и рекомендациям проведения аудиторских проверок.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих
наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.
Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств
лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

grishina · Answer

Всем спасибо за ответы