Ксения Игоревнаспросил22 мая 2013 в 11:14
 686 просмотров 

Аренда автомобиля у физического лица для генерального директора

Добрый день, форумчане!
Планируем взять в аренду авто у физ. лица, не являющегося сотрудником ООО, водителем будет ген.директор, возить он будет только себя (деловые поездки по городу и по области).
Т.о. нужен договор аренды ТС без экипажа, по условиям которого арендная плата будет состоять из двух частей: постоянной и переменной (возмещение ремонта и страховки).
Есть некоторые моменты: у ООО оформлен договор с компанией-поставщиком ГСМ с использованием топливных карт (еще ни разу ими не пользовались).
Вопрос: можно ли как-то уйти от оформления путевых листов? или хотя бы оформлять один путевой лист в месяц?
ООО на УСН (Д-Р), но, думаю, это не принципиально.
Новый вопрос Ответить
г. Пермь63 616 баллов
Цитата (Ксения Игоревна):...
Вопрос: можно ли как-то уйти от оформления путевых листов? или хотя бы оформлять один путевой лист в месяц?
ООО на УСН (Д-Р), но, думаю, это не принципиально.

Доброго дня!
Для ООО на УСН (Д-Р) оформление путевых листов как раз принципиально, поскольку именно путевые листы подтверждают использование а/м в производственных целях 😀

По поводу периодичности оформления путевых листов есть такое письмо Минфина:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 30 ноября 2012 г. N 03-03-07/51

Вопрос: О документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика, для целей исчисления налога на прибыль.

Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин, механизмов, работ в автомобильном транспорте" в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение одних суток (смены).
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенных расходов.
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Порядок), который применяется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Согласно п. 3 разд. II Порядка путевой лист должен содержать:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Следовательно, профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка).

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Р.А.СААКЯН
30.11.2012

И на сайте об этом писали: Минфин: для подтверждения расходов на ГСМ ежедневное составление путевых листов необязательно
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
Ксения ИгоревнаАвтор вопроса
105 баллов
Спасибо большое!
А что в таком случае делать с пп.4 п.6 ПРИКАЗА от 18 сентября 2008 г. N 152 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
"Сведения о транспортном средстве включают:
...
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку."

Можно выехать 1-го числа месяца, а заехать - последним числом?
г. Пермь63 616 баллов
Цитата (Ксения Игоревна):Можно выехать 1-го числа месяца, а заехать - последним числом?

Нет, так не получится, поскольку не будет соответсвовать реальной ситуации - ночью, например, или в выходные дни а/м тоже используется в производственных целях?
В разделе "Бланки" можете скачать предложенную форумчанами форму путевого листа на месяц
Путевой лист на месяц (образец)
Ксения ИгоревнаАвтор вопроса
105 баллов
Спасиьбо за помощь!
Жалко, конечно, что нельзя уйти от путевых листов :-( очень уж они сложные.
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами