Расходные и приходные кассовые ордера в подразделении

Чтобы всё в итоге выровнять, Вам удобно будет настроить обмен по сети между базами либо выгрузку из одной базы в другую (хотя бы разовую на конец дня)

Кассовая книга одна на предприятии, но можно предусмотреть локальным актом по предприятию, что нумерация кассовых документов ведется сквозным методом с добавлением какого-либо префикса, который идентифицирует принадлежность документа тому или иному подразделению.

К сожалению, обмен по сети невозможен, т.к. интернет есть только в головном офисе,и возить документы ежедневно из подразделения в головной офис для занесения их в один компьютер очень не удобно. Вид деятельности у нас - Ломбард, ежедневно выписывается достаточное количество РКО и ПКО, получается, если мы вчера вечером не привезли документы из подразделения в головную организацию и не занесли из в компьютер, то сегодня мы не сможем новые кассовые документы создавать здесь в головном офисе,пока не занесены вчерашние из подразделения... Есть ли какие то альтернативные варианты ведения кассы в таком случае?

В таком случае Вам стоит прислушаться к совету nicol011160, она абсолютно справедливо заметила про сквозную нумерацию, действительно именно так и поступают в крупных организациях, у которых несколько баз(офисов, складов) по городу

еще есть вариант, очень примитивный, можно каждый раз созваниваться с подразделением и говорить ему а также спрашивать какой номер пко или рко последний.

Законодательством вопрос обеспечения требования единства кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, не урегулирован. Но и ответственность за неправильное ведение кассовой книги и нарушение нумерации приходных и расходных ордеров не установлена, поэтому на практике организации решают эту проблему на свое усмотрение.

Чтобы выполнить это требование, обособленное подразделение, по нашему мнению, может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом.
Для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения, сквозная нумерация по организации в целом неприменима.
Обычно в таких ситуациях используют два способа нумерации приходных и расходных ордеров, а также листов кассовой книги в подразделениях:
1. Резервирование номеров для обособленных подразделений. При таком подходе может случиться так, что у одного подразделения номер кассового ордера на более раннюю дату будет больше номера на более позднюю дату у другого подразделения. Это нарушает порядок присвоения номеров по организации в целом;
2. Присвоение каждому обособленному подразделению внутреннего кода, который указывается в нумерации, а через дробь - порядковый номер документа в обособленном подразделении. Этот способ, с точки зрения соблюдения законодательства, будет являться наименее рискованным, так как позволяет вести только одну кассовую книгу в организации, при этом сохраняется нумерация ордеров.
Выбранный способ нумерации ПКО и РКО организация должна в обязательном порядке закрепить в учетной политике, а в графике документооборота отразить периодичность передачи остатков наличности из операционных касс подразделений в кассу головной организации и указать момент передачи книги из обособленного подразделения в головное.

Практические рекомендации по ведению кассовой книги организациями, имеющими обособленные структурные подразделения, приведены в письме ЦБР от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735. В письме указывается, что обособленные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги.
Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении.
Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию.При этом передача отчета кассира структурного подразделения в головную организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота, закрепленного в учетной политике.

В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

30 июля 2010 г.