Командировка задним числом

Question

Добрый день!Подскажите, пожалуйста, ответ на следующий вопрос:Сотрудник спустя 2 месяца принес документы по командировке в Китай, оплатил все сам за наличный расчет.В документах есть недочет: отсутствует документ, подтверждающий оплату электронного билета (нет чека ККМ, только квитанция к ПКО).Можно ли принять такие документы к учету и в случае невозможности их списания на расходы можно ли провести их за счет чистой прибыли организации? И какие в случае отнесения расходов за счет прибыли есть последствия для исчисления налогов с ФОТ и НДФЛ?С уважением, Светлана.

НКК · Accepted Answer

Цитата (sstepanova):Добрый день!Подскажите, пожалуйста, ответ на следующий вопрос:Сотрудник спустя 2 месяца принес документы по командировке в Китай, оплатил все сам за наличный расчет.В документах есть недочет: отсутствует документ, подтверждающий оплату электронного билета (нет чека ККМ, только квитанция к ПКО).Можно ли принять такие документы к учету и в случае невозможности их списания на расходы можно ли провести их за счет чистой прибыли организации? И какие в случае отнесения расходов за счет прибыли есть последствия для исчисления налогов с ФОТ и НДФЛ?С уважением, Светлана.Добрый день!Под списанием расходов за счет "чистой прибыли" Вы имеете в виду корреспонденцию со счетом 91.2? Такое возможно в том случае, если на основании решения руководителя указанные расходы не признаются командировочными и, при этом, компания все равно их компенсирует физлицу. В таком случае это будет обычный доход физлица, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.Однако я бы поискал возможности отражения данных расходов в связи с их экономическим содержанием. Это действительно была командировка? Т.е. будет надлежащий комплект документов, подтверждающих производственную направленность поездки: приказ о направлении в командировку, отчет о выполнении задания командированным лицом? Если с этим все в порядке, не вижу оснований не признавать расходы по представленному авансовому отчету осуществленными в пользу физлица даже при наличии недочетов в документах. Что касается отсутствия чека ККТ, то, по моему мнению, квитанции к ПКО будет достаточно для подтверждения расходов на приобретение билетов при наличии самих билетов (в которых стоимость должна быть указана).

Diana_ · Answer

Здравствуйте.

А в соответствии с учетной политикой и/или приказом о выдаче денежных средств подотчет - какой срок для отчета по произведенным расходам существует?

Во-вторых, как именно Вы оплатили ему дни командировки тогда, когда он в нее фактически ездил? по-правильному, должно было быть начисление средней заработной платы за этот период, а эта цифра обычно отличается от заработка в соответствии с окладом, если в большую сторону - Вам надо будет доплатить эту сумму работнику, доначислить на нее НДФЛ и страховые взносы. В табеле должны были стоять отметки "К" за эти дни. Если стоят 8-ки (т.е. что он отработал это время) - у налоговиков будет повод придраться к реальности и обоснованности расходов.

Или он съездил туда во время своего отпуска или выходных дней? Тогда должен быть издан приказ об отзыве из отпуска (и его продление или перерасчет в меньшую сторону - следовательно, остаток неиспользованного отпуска увеличится у сотрудника) или о работе в выходные дни (и оплата в двойном размере за рабочие выходные дни!)

В общем, чтобы все расходы принять к учету - сначала надо внимательно проверить кадровое оформление этой командировки и оплату труда за период нахождения в компандировке.

Удачи Вам.