Служебная записка о потреблении топлива сверх лимита

Добрый день.
Пожалуй, не соглашусь в вашим главбухом. Документ служебная записка призван обеспечивать коммуникацию на горизонтальном уровне (т.е. служебная записка направляется обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому в случае их равнозначного должностного статуса), в противном случае это будет уже докладная записка.
Я думаю, что в первую очередь нужно взять объяснительную с каждого водителя, допустившего перерасход топлива. А уже на основании приведенной в них информации директор примет решение и распорядится, что с этим делать бухгалтерии.

Докладная записка обычно включает:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (докладная записка);
- дату;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, послужившие основанием для создания документа, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки (т.е. конкретные меры, которые необходимо предпринять).
Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку, является основанием для принятия решений (издания документов/проведения мероприятий).
Например:
Директору ООО "ХХХ" А.С. Иванову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
13.06.2013
О перерасходе ГСМ в мае 2013 года
При обработке первичных бухгалтерских документов за май 2013 года выявлен следующий перерасход топлива:
Автомобиль такой-то, водитель Петров А.П. При норме ... фактическое потребление составило...
Автомобиль такой-то, водитель Сидоров С.М. При норме ... фактическое потребление составило...
Автомобиль такой-то, водитель Кузнецов И.Р. При норме ... фактическое потребление составило...
Объяснительные записки водителей А.П. Петрова, С.М. Сидорова и И.Р. Кузнецова прилагаются.
На мой взгляд, перерасход связан с ... (повышенным износом автомобилей / работой в условиях повышенной нагрузки, не учтенной утвержденными на предприятии нормативами / недобросовестностью водителей, выразившейся в использовании служебных автомобилей в личных целях - здесь укажете то, что сочтете правильным для вашей ситуации).
В связи с изложенным прошу распорядиться, как следует учитывать данный перерасход в бухгалтерском и налоговом учете (выделить деньги на ремонт автомобилей / пересмотреть нормы расхода топлива / провести внутреннее расследование происшествия и наказать виновных и т.п.).
Бухгалтер (личная подпись) А.В. Яковлева