Подтверждающие документы от покупателей (покупатели из других городов не высылают договоры и акты)

Расскажите подробнее, чем именно Вы занимаетесь (какие работы выполняете) и почему покупатели не возвращают договоры с актами?

Мы подобную ситуацию как-то уже рассматривали.
Тут есть нюансы и пути выхода. Нужно больше подробностей.

Успехов!

Могу предложить несколько советов по выходу из ситуации.
1. Вполне в духе времени и современный тенденций - опробуйте безбумажный документооборот. Т.е. обмен с клиентами юридически значимыми электронными документами. Юридически значимыми они, очевидно, становятся с применением ЭЦП... Я не очень силен в тонкостях, специалисты могут сказать больше. Знаю, что у Контура, например, есть соответстувющая система "Диадок". Поскольку Вы вращаетесь именно в сфере компьютерных технологий, Вам и карты в руки.

2. Второй совет базируется на гражданском законодательстве.

Сначала обратимся к первоисточнику - ч. 1 ГК РФ. Читаем:

Статья 432. Основные положения о заключении договора

1. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

2. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Статья 433. Момент заключения договора

1. Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

2. Если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества (статья 224).

3. Договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не установлено законом.

Статья 434. Форма договора

1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

Статья 435. Оферта

1. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.
Оферта должна содержать существенные условия договора.

2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.
Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

Статья 436. Безотзывность оферты

Полученная адресатом оферта не может быть отозвана в течение срока, установленного для ее акцепта, если иное не оговорено в самой оферте либо не вытекает из существа предложения или обстановки, в которой оно было сделано.

Статья 437. Приглашение делать оферты. Публичная оферта

1. Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, рассматриваются как приглашение делать оферты, если иное прямо не указано в предложении.

2. Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается офертой (публичная оферта).

Статья 438. Акцепт

1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.
Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

Итак, что нам говорит ГК РФ.
Договор не обязательно должен быть бумажным, с названием "договор" и подписями с двух сторон на одном листе.
Договор может быть заключен путем обмена документами, в том числе электронными. Вы, судя по всему, на своем сайте размещаете рекламу, по сути - публичную оферту. В очень простом варианте - клиент, прочитав рекламу (оферту) и согласившись на Ваши условия, совершает "акцепт", например, оплачивает оговоренную сумму. Всё, по правилам ГК РФ договор заключен. Остается его только исполнить.
Форма исполнения договора должна быть оговорена в оферте. В Вашем случае, как я понимаю, это - отправка клиенту пароля от программы. Чтобы не ставить в себя в зависимость от получения подписанных клиентом бумаг, можете написать в оферте, что, например, договор считается исполненным полностью и с надлежащим качеством, если клиент в течение суток после получения пароля не прислал мотивированную претензию по качеству. Естественно, что отправка пароля электронным письмом должно сопровождаться сообщением о получении этого письма.
Судя по всему у Вас более сложный вариант, чем я "нарисовал". Как я понял, Вы не торгуете готовым продуктом, а создаете модификации под задачи клиента. Для этого волей-неволей, Вам приходится вступать в контакт (виртуальный, как я понимаю) с клиентом.
В этом случае, начало работ надо предварить заявкой, в которой клиент должен не только указать свои проблемы, которые Вы решаете, но и реквизиты, необходимые для заключения договора.
После получения заявки с реквизитами. Вы высылаете клиенту счет с указанием в нем всех условий будущего договора. Этот счет и будет офертой. Оплата по счету - акцепт. Договор заключен, реквизиты клиента у Вас есть. Небольшая рощица осталась невырубленной (это я по поводу экономии бумаги).
Чтобы счет не получился слишком громоздким, разместите на сайте типовые условия совершения сделки (Порядок оказания Вами услуг, или выполнения работ), в которых и опишите все условия договора. А в счете - ссылка на эти типовые условия или "Порядок".

Вот такие у меня советы по Вашей проблеме.

В заключении хотелось бы сказать, что, на мой взгляд, беспокоиться об отсутствии подтверждающих бумаг должен сам клиент, если, конечно, он хочет учесть свои расходы. Конечно, если клиент – обычный физик, то ему бумаги не сильно и нужны.
С Вашей стороны имеет место реализация. Даже, если Вы никаких подтверждающих (в т.ч. электронных) документов не представите, что, налоговики снимут с реализации? Вряд ли...
Так что, можете смело создавать безбумажный документооборот, с соблюдением, конечно же, требований гражданского законодательства. И всё будет замечательно!

Успехов!