Выплаты работнику при аренде у него автомобиля

Добрый день.
Есть три варианта по Вашей ситуации. Ссуда, аренда и компенсация. Документооборот, размер расходов и налогообложение отличаются.
Вы указали, что это аренда (ст. ст. 633, 643 ГК РФ)
Плюсы:
- Учет всех расходов на автомобиль без ограничений.
- Работник получает дополнительное вознаграждение.
Минусы:
- Необходимость заключения дополнительного договора.
- Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.
- Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник.
- Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.
Арендатор может учесть расходы на ГСМ, ремонт, ТО и страховку. Но при условии, что эти обязанности арендатора прямо зафиксированы в договоре (ст. 644 и 646 ГК РФ, пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обратите внимание, что в данном случае оформлять нужно договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо. В то же время законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда в этом случае существует риск доначисления страховых взносов, т..к. проверяющие могут посчитать, что на деле заключен договор аренды с экипажем).
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ч. 1, 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). Само по себе предоставление имущества в аренду не является ни работой, ни услугой, поэтому доходы в виде арендной платы не подлежат обложению страховыми взносами.
Предметом договора аренды транспортного средства с экипажем является не только предоставление автомобиля, но и оказание услуги по управлению им, то есть это смешанный договор. Следовательно, вознаграждение, выплаченное по договору аренды транспортного средства с экипажем, в части оказания услуг по управлению транспортным средством облагается страховыми взносами в общеустановленном порядке. Не потребуется начислять лишь страховые взносы в ФСС России (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует уплачивать, если о необходимости их уплаты сказано в самом договоре аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Ваш коллега путает договор аренды авто с компенсацией работнику (1200руб.).
Что касается путевых листов, то они необходимы только в том случае, если Вы учитываете списание ГСМ по арендованному ТС. А если у вас только аренда, то подтверждать расходы по ГСМ путевыми листами нет необходимости, т.к. у вас есть договор аренды ТС, в котором прописан размер арендной платы (при иной точке зрения налоговиков, всё оспаривается в суде.)

Спасибо за подробное разъяснение.
Но есть один непонятный момент:
дело в том, что у нас не указана фиксированная плата. Я опасаюсь, что именно это и криминально.
Чаще всего выходит 2000 рублей. Но бывают "пустые" дни за 1500 и "густые" - за 4000)
Я думаю дополнить договор, указав, что один выезд (один день аренды) стоит 2000. А если возникнет "густой" день, то тогда будем платить, как за 2 дня аренды.
Наверное так будет более законно.

Как Вы пропишите в этом договоре, так и будет. Я не совсем поняла для себя: у Вас договор аренды ТС с экипажем или без экипажа?

Вообще изначально аренду авто мы включили в трудовой договор.
Но сейчас я хочу сделать отдельный договор об аренде авто.
Без экипажа. Иначе выйдет слишком много выплат.

Здравствуйте.

Начинать нужно с того, что включать в трудовой договор условие об аренде неправомерно. Трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом. Отношения по предоставлению имущества в аренду регулируются Гражданским кодексом. Гибрид трудового договора с договором аренды невозможен, в связи с чем пункт трудового договора об аренде авто не имеет юридической силы. В связи с этим (при наличии возможности) сделайте изначально два отдельных договора.

Путевые листы очень желательны, так как подтверждают производственную направленность поездок авто, одного договора аренды для признания расходов в НУ недостаточно. И на арендованном автомобиле сотрудники организации могут прокатиться на пляж или в лес за грибами. А из путевых листов видно, что работник ездил по делу. При отсутствии путевых листов или иных документов, подтверждающих производственную направленность поездок (маршрутные листы, журналы учета движения автотранспорта и т.д.), ФНС снимет с расходов арендную плату. Как вариант: использовать систему спутниковой навигации, тогда можно обойтись без ПЛ.