Dreamsспросила4 февраля 2011 в 21:46
 12 405 просмотров 

Кадровая документация при оформлении договора аренды без экипажа

Здравствуйте! Собираемся оформлять договор аренды без экипажа с сотрудником, использующим автомобиль в служебных целях. Какую кадровую документацию необходимо оформить? Должен быть приказ на закрепление автомобиля за работником? Нужно ли в трудовом договоре или в должностной инструкции что-то прописывать про использование личного автотранспорта? (Должность сотрудника - зам.директора).
Новый вопрос Ответить
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
г. Ливны38 930 баллов
Добрый вечер.

1. Контракт в письменной форме (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.
2. Акт приема-передачи.
3. Свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.
Добрый день.
Если арендованным автомобилем управляет тот же сотрудник, что и является его собственником, при проверке налоговики могут попытаться переквалифицировать заключенный договор в договор аренды с экипажем. А правовые последствия этих договоров различны.
Посмотрите, вот здесь https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=5733 есть информация, которая может оказаться Вам полезной.
DreamsАвтор вопроса
21 балл
Добрый день! Спасибо за ответы. Проштудировала все возможные материалы по теме, но засомневалась еще больше.
С ОДНОЙ СТОРОНЫ:
Заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации НЕЛЬЗЯ, т.к. ст. 635 ГК гласит: Члены экипажа являются работниками арендодателя, и он несет расходы по оплате их услуг.
Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
С ДРУГОЙ СТОРОНЫ:
Если арендованным автомобилем управляет тот же сотрудник, что и является его собственником, при проверке налоговики могут попытаться переквалифицировать заключенный договор в договор аренды с экипажем.

Таким образом, вижу два возможных варианта документального ОФОРМЛЕНИЯ аренды транспортного средства:

Вариант1:
1. Отдельный договор аренды транспортного средства без экипажа, с указанием характеристик автомобиля (сумма аренды облагается НДФЛ 13%);
2. Отдельный договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации (сумма «вознаграждения за услуги вождения» облагается всеми зарплатными налогами).

При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ). Т.е. об управлении работником транспортным средством не упоминаем ни в трудовом договоре ни в долж.инструкции, не нужен Приказ «О закреплении автомобиля за сотрудником» (?)

3. Акт о приеме-пердаче ТС
4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Вариант 2:
1. договор аренды транспортного средства с экипажем, с указанием характеристик автомобиля (Оговариваются две суммы: сумма аренды (облагается НДФЛ 13%), и сумма «вознаграждения за услуги вождения» (облагается всеми зарплатными налогами));
2. В трудовом договоре (или в доп.соглашении) также прописываем сумму вознаграждения за услуги вождения.
3. Акт о приеме-пердаче ТС
4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Поправьте, пожалуйста схемы документооборота, если ошибаюсь.


Мне показалось, что оба варианта ни в чем не противоречат друг другу.
И второй, на мой взгляд, проще и логичнее.
Давайте еще подождем, что скажут другие специалисты.
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами
Добрый вечер!

Мне кажется, не нужно излишне усложнять простые вещи.

Проще всего в данной ситуации выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в интересах организации. Причем, можно отдельно выплачивать компенсацию за износ авто, и отдельно компенсировать расходы, связанные с экплуатацией авто (в т.ч. бензин).
Получится экономия на НДФЛ и страховых взносах. В целях налога на прибыль указанные расходы можно учесть только в пределах установленного норматива (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92), но данная потеря перекрывается экономией на зарплатных налогах (по сравнению с арендой что с экипажем, что без).
Прежде всего, на что стоит обратить внимание в Вашей ситуации: хозяин автомобиля - зам. директора.
Когда мы говорим об "аренде с экипажем", то нужно понимать цель этой аренды - возить кого-то и чего-то. Машина с экипажем - одно, пассажир или груз - другое. В данном случае "экипаж" должен возить "самого себя". Не совсем корректно с точки зрения норм для аренды с экипажем.
Аренда без экипажа тоже требует определенных условий. Если на арендованной машине будет ездить только(!) ее хозяин, то инспекция вполне правомерно поднимет вопрос о том, что управляет машиной арендатор, значит он кроме передачи машины в аренду, оказывает еще и услугу по управлению автомобилем. Снова возвращаемся к аренде с экипажем и всеми только что названными мною заморочками. Оформление двух договоров вместо одного ничего не даст - вопросы останутся.

Так что, еще раз уточняю - надо начинать с цели аренды автомобиля.
Перевозка замдиректора? Нормально, когда он не сам за рулем, а его перевозят. Т.е. должен быть другой водитель.
Или, как вариант, автомобиль хоть и взят в аренду у зам.директора, но используется для перевозки не только его, но и других работников - бухгалтер в банк, завхоз в магазин и т.п. Тогда можно смело говорить, что это только аренда (без услуг по управлению), цель - перевозка разных работников АУП, и вот список лиц, допущенных к управлению автомобилем. А вот папочка с путевыми листами, где всё видно - кто, куда и когда ездил.
А если зам.директора сам себя перевозит на своей машине, то это ни что иное, как использование личного автомобиля в служебных целях - Илья дал неплохие советы по этому поводу.

Особняком стоит еще один вопрос - обоснованность расходов. Будь то аренда или использование. Так ли уж необходимы частые разъезды этого должностного лица? Или в основном это - с работы домой и из дома на работу? В таком варианте и минимальная сумма компенсаций может быть воспринята налоговиками, как необоснованная.

Успехов!
DreamsАвтор вопроса
21 балл
Добрый вечер. Огромное спасибо за пояснения. Уточню некоторые детали: ООО на УСН, Доходы минус расходы. Работают 3 человека: директор, зам. директора и специалист по монтажу оборудования. Фактически, 70% объема работ делает зам. директора: ищет клиентов, заключает договора, сам может устанавливать оборудование, устранять неполадки и т.д.. То есть реально его работа связана с постоянными разъездами. На компенсацию руководитель не соглашается, хочет, чтобы гсм и аренда учитывались в составе расходов. Путевые листы оформляем как положено, пишем в маршрутах, что ездят (помимо владельца автомобиля) также остальные члены коллектива. В таком случае, какой правильный вариант документального оформления аренды?
Цитата (Dreams):Добрый вечер. Огромное спасибо за пояснения. Уточню некоторые детали: ООО на УСН, Доходы минус расходы. Работают 3 человека: директор, зам. директора и специалист по монтажу оборудования. Фактически, 70% объема работ делает зам. директора: ищет клиентов, заключает договора, сам может устанавливать оборудование, устранять неполадки и т.д.. То есть реально его работа связана с постоянными разъездами. На компенсацию руководитель не соглашается, хочет, чтобы гсм и аренда учитывались в составе расходов. Путевые листы оформляем как положено, пишем в маршрутах, что ездят (помимо владельца автомобиля) также остальные члены коллектива. В таком случае, какой правильный вариант документального оформления аренды?


Доброе утро!

1) Трудовой договор, предуматривающий разъездной характер работы и обязанность работодателя обеспечить работника транспортом.
2) Договор аренды автомобиля без экипажа. Акт приемки-передачи к нему.
3) Путевые листы.

Наверное все.
Проведите автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами