Баланс за 2020 год примут только через интернет

Сдать бесплатно

31 марта
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена
Dreams

Кадровая документация при оформлении договора аренды без экипажа

Здравствуйте! Собираемся оформлять договор аренды без экипажа с сотрудником, использующим автомобиль в служебных целях. Какую кадровую документацию необходимо оформить? Должен быть приказ на закрепление автомобиля за работником? Нужно ли в трудовом договоре или в должностной инструкции что-то прописывать про использование личного автотранспорта? (Должность сотрудника - зам.директора).
ОтветитьНовый вопрос. . .
Бухгалтерия
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе
First-rite 38 930 баллов, г. Ливны
4 февраля 2011 в 22:17
Добрый вечер.

1. Контракт в письменной форме (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.
2. Акт приема-передачи.
3. Свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.
5 февраля 2011 в 10:32
Добрый день.
Если арендованным автомобилем управляет тот же сотрудник, что и является его собственником, при проверке налоговики могут попытаться переквалифицировать заключенный договор в договор аренды с экипажем. А правовые последствия этих договоров различны.
Посмотрите, вот здесь https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=5733 есть информация, которая может оказаться Вам полезной.
7 февраля 2011 в 16:00
Добрый день! Спасибо за ответы. Проштудировала все возможные материалы по теме, но засомневалась еще больше.
С ОДНОЙ СТОРОНЫ:
Заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации НЕЛЬЗЯ, т.к. ст. 635 ГК гласит: Члены экипажа являются работниками арендодателя, и он несет расходы по оплате их услуг.
Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
С ДРУГОЙ СТОРОНЫ:
Если арендованным автомобилем управляет тот же сотрудник, что и является его собственником, при проверке налоговики могут попытаться переквалифицировать заключенный договор в договор аренды с экипажем.

Таким образом, вижу два возможных варианта документального ОФОРМЛЕНИЯ аренды транспортного средства:

Вариант1:
1. Отдельный договор аренды транспортного средства без экипажа, с указанием характеристик автомобиля (сумма аренды облагается НДФЛ 13%);
2. Отдельный договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации (сумма «вознаграждения за услуги вождения» облагается всеми зарплатными налогами).

При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ). Т.е. об управлении работником транспортным средством не упоминаем ни в трудовом договоре ни в долж.инструкции, не нужен Приказ «О закреплении автомобиля за сотрудником» (?)

3. Акт о приеме-пердаче ТС
4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Вариант 2:
1. договор аренды транспортного средства с экипажем, с указанием характеристик автомобиля (Оговариваются две суммы: сумма аренды (облагается НДФЛ 13%), и сумма «вознаграждения за услуги вождения» (облагается всеми зарплатными налогами));
2. В трудовом договоре (или в доп.соглашении) также прописываем сумму вознаграждения за услуги вождения.
3. Акт о приеме-пердаче ТС
4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Поправьте, пожалуйста схемы документооборота, если ошибаюсь.


7 февраля 2011 в 16:05
Мне показалось, что оба варианта ни в чем не противоречат друг другу.
И второй, на мой взгляд, проще и логичнее.
Давайте еще подождем, что скажут другие специалисты.
Бухгалтерия
Заполняйте накладные, акты, счета‑фактуры и ведите бухгалтерию ИП
НКК Консультант
8 февраля 2011 в 23:10
Добрый вечер!

Мне кажется, не нужно излишне усложнять простые вещи.

Проще всего в данной ситуации выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в интересах организации. Причем, можно отдельно выплачивать компенсацию за износ авто, и отдельно компенсировать расходы, связанные с экплуатацией авто (в т.ч. бензин).
Получится экономия на НДФЛ и страховых взносах. В целях налога на прибыль указанные расходы можно учесть только в пределах установленного норматива (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92), но данная потеря перекрывается экономией на зарплатных налогах (по сравнению с арендой что с экипажем, что без).
Александр Погребс Главный консультант
9 февраля 2011 в 15:40
Прежде всего, на что стоит обратить внимание в Вашей ситуации: хозяин автомобиля - зам. директора.
Когда мы говорим об "аренде с экипажем", то нужно понимать цель этой аренды - возить кого-то и чего-то. Машина с экипажем - одно, пассажир или груз - другое. В данном случае "экипаж" должен возить "самого себя". Не совсем корректно с точки зрения норм для аренды с экипажем.
Аренда без экипажа тоже требует определенных условий. Если на арендованной машине будет ездить только(!) ее хозяин, то инспекция вполне правомерно поднимет вопрос о том, что управляет машиной арендатор, значит он кроме передачи машины в аренду, оказывает еще и услугу по управлению автомобилем. Снова возвращаемся к аренде с экипажем и всеми только что названными мною заморочками. Оформление двух договоров вместо одного ничего не даст - вопросы останутся.

Так что, еще раз уточняю - надо начинать с цели аренды автомобиля.
Перевозка замдиректора? Нормально, когда он не сам за рулем, а его перевозят. Т.е. должен быть другой водитель.
Или, как вариант, автомобиль хоть и взят в аренду у зам.директора, но используется для перевозки не только его, но и других работников - бухгалтер в банк, завхоз в магазин и т.п. Тогда можно смело говорить, что это только аренда (без услуг по управлению), цель - перевозка разных работников АУП, и вот список лиц, допущенных к управлению автомобилем. А вот папочка с путевыми листами, где всё видно - кто, куда и когда ездил.
А если зам.директора сам себя перевозит на своей машине, то это ни что иное, как использование личного автомобиля в служебных целях - Илья дал неплохие советы по этому поводу.

Особняком стоит еще один вопрос - обоснованность расходов. Будь то аренда или использование. Так ли уж необходимы частые разъезды этого должностного лица? Или в основном это - с работы домой и из дома на работу? В таком варианте и минимальная сумма компенсаций может быть воспринята налоговиками, как необоснованная.

Успехов!
10 февраля 2011 в 21:27
Добрый вечер. Огромное спасибо за пояснения. Уточню некоторые детали: ООО на УСН, Доходы минус расходы. Работают 3 человека: директор, зам. директора и специалист по монтажу оборудования. Фактически, 70% объема работ делает зам. директора: ищет клиентов, заключает договора, сам может устанавливать оборудование, устранять неполадки и т.д.. То есть реально его работа связана с постоянными разъездами. На компенсацию руководитель не соглашается, хочет, чтобы гсм и аренда учитывались в составе расходов. Путевые листы оформляем как положено, пишем в маршрутах, что ездят (помимо владельца автомобиля) также остальные члены коллектива. В таком случае, какой правильный вариант документального оформления аренды?
НКК Консультант
11 февраля 2011 в 09:33
Цитата (Dreams):Добрый вечер. Огромное спасибо за пояснения. Уточню некоторые детали: ООО на УСН, Доходы минус расходы. Работают 3 человека: директор, зам. директора и специалист по монтажу оборудования. Фактически, 70% объема работ делает зам. директора: ищет клиентов, заключает договора, сам может устанавливать оборудование, устранять неполадки и т.д.. То есть реально его работа связана с постоянными разъездами. На компенсацию руководитель не соглашается, хочет, чтобы гсм и аренда учитывались в составе расходов. Путевые листы оформляем как положено, пишем в маршрутах, что ездят (помимо владельца автомобиля) также остальные члены коллектива. В таком случае, какой правильный вариант документального оформления аренды?


Доброе утро!

1) Трудовой договор, предуматривающий разъездной характер работы и обязанность работодателя обеспечить работника транспортом.
2) Договор аренды автомобиля без экипажа. Акт приемки-передачи к нему.
3) Путевые листы.

Наверное все.
Бухгалтерия
Подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС через интернет