Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Можно ли бухгалтеру выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля?

20 августа 2014 в 14:06
Доброго времени суток!
Подскажите, можно ли выплачивать бухгалтеру компенсацию за использование личного автомобиля? Просто он постоянно ездит куда либо за документами на своем авто, мы раньше оформляли как однодневную командировку, но это очень не удобно и директор сказал оформлять компенсацию.
Nataly S Консультант
20 августа 2014 в 14:10
Здравствуйте.
Цитата (Katerina25):Доброго времени суток!
Подскажите, можно ли выплачивать бухгалтеру компенсацию за использование личного автомобиля? Просто он постоянно ездит куда либо за документами на своем авто, мы раньше оформляли как однодневную командировку, но это очень не удобно и директор сказал оформлять компенсацию.
Бухгалтер - тоже работник, и в случае использования личного автомобиля для служебных поездок может получать компенсацию.

С правомерностью оформления однодневной командировки нужно разбираться отдельно. Зависит от того, как далеко ездит бухгалтер за документами.
20 августа 2014 в 14:48
Спасибо большое за ответ!
Ездит он где-то 160 км от города(это самое далеко). Обязательно ли нужно оформлять разъездной характер работы?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
LittleBunny  400 баллов
20 августа 2014 в 18:24
На мой взгляд, следует обратить внимание на должностную инструкцию бухгалтера. Если в ней прописаны обязанности самостоятельно забирать/отвозить документы, это будет являться обоснованием для начисления. (Мнение наших аудиторов)
20 августа 2014 в 18:27
LittleBunny , Можно ли прописать это в дополнительном соглашении к трудовому договору? И будет ли достаточно чеков на расходы ГСМ и маршрутного листа в конце месяца, чтобы была оправдана выплата компенсации?
LittleBunny  400 баллов
20 августа 2014 в 19:00
Цитата (Katerina25):LittleBunny , Можно ли прописать это в дополнительном соглашении к трудовому договору? И будет ли достаточно чеков на расходы ГСМ и маршрутного листа в конце месяца, чтобы была оправдана выплата компенсации?
Думаю можно. Главное, чтобы из документов было понятно, что поездки - часть прямых должностных обязанностей.
Честно говоря, ни разу не встречала, чтобы оформляли именно маршрутный лист, обычно все используют путевые листы. На выплату компенсации оформляется приказ руководителя, этого достаточно (так как это часть трудовых обязанностей).
Только хочу предостеречь, если выплачиваете компенсацию за использование личного транспорта и принимаете ее в расходы, то дополнительно к этому компенсировать стоимость ГСМ (и принимать в расходы) уже рискованно. Поскольку налоговые органы считают, что выплата компенсации работнику уже предполагает возмещение затрат на содержание автотранспорта (письмо Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).
Если решите компенсировать именно ГСМ, необходимо будет оформлять авансовые отчеты (с чеками ГСМ) и путевые листы.
21 августа 2014 в 10:14
Так, вот:
Цитата:Думаю можно. Главное, чтобы из документов было понятно, что поездки - часть прямых должностных обязанностей.

Как это сделать, чтобы было понятно? Путевого листа достаточно? Или служебное задание нужно делать?
LittleBunny  400 баллов
21 августа 2014 в 10:53
Если будем оформлять ежемесячную компенсацию за использование личного автотранспорта, делаем приказ руководителя примерно такого содержания: "в связи с производственной необходимостью, приказываю ежемесячно выплачивать бухгалтеру Ромашкину Я. Я. компенсацию за использование личного автомобиля Chevrolet Camaro (гос. номер х123хх) в служебных поездках. Сумма компенсации 555 (пятьсот пятьдесят пять) рублей. Основание: должностная инструкция бухгалтера (трудовой договор/дополнительное соглашение к договору), приложение: заявление Ромашкина Я. Я, копия ПТС автомобиля".
Для надежности можно добавить заявление бухгалтера ("прошу назначить ежемесячную компенсацию").
Путевые листы тоже для перестраховки можно (или чеки ГСМ), но если не принимаете ГСМ в расходы, проблем возникнут не должно и без путевых.
Служебное задание тоже не надо, это не командировка.
21 августа 2014 в 12:27
Спасибо, меня смущает тот момент, что машина действительно используется в служебных целях, а ДС выплачиваются не как доход. Думаю что тогда нужны будут путевые листы.
LittleBunny  400 баллов
21 августа 2014 в 12:35
Такая компенсация предусмотрена статьей 188 ТК РФ, ее уместность подтверждается дополнительным соглашением к трудовому договору (хотя предпочтительнее бы и в должностной инструкции прописать).
Путевые листы на Ваше усмотрение, не помешаютУлыбаюсь
Nataly S Консультант
21 августа 2014 в 12:57
Важный бух  85 231 балл, г. Астрахань
21 августа 2014 в 13:03
Цитата (LittleBunny):Такая компенсация предусмотрена статьей 188 ТК РФ, ее уместность подтверждается дополнительным соглашением к трудовому договору (хотя предпочтительнее бы и в должностной инструкции прописать).
Путевые листы на Ваше усмотрение, не помешаютУлыбаюсь
Добрый день. А вот чиновники так не считают что на усмотрение. Улыбаюсь Их ответ ДА

Нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629).

Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Материал из БСС "Система Главбух"

На собственном опыте и примере скажу: Мы оформляем,  аудиторы ( ежегодный обязательный аудит ) их требуют на проверку.

Но положа руку на сердце, вопрос все же спорный, ведь нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов, чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке),

Я,  по крайней мере,  такой нормы в НК не нашла Плачу
LittleBunny  400 баллов
21 августа 2014 в 14:03
Цитата (Важный бух):
Цитата (LittleBunny):Такая компенсация предусмотрена статьей 188 ТК РФ, ее уместность подтверждается дополнительным соглашением к трудовому договору (хотя предпочтительнее бы и в должностной инструкции прописать).
Путевые листы на Ваше усмотрение, не помешаютУлыбаюсь
Добрый день. А вот чиновники так не считают что на усмотрение. Улыбаюсь Их ответ ДА

Нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629).

Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Материал из БСС "Система Главбух"

На собственном опыте и примере скажу: Мы оформляем,  аудиторы ( ежегодный обязательный аудит ) их требуют на проверку.

Но положа руку на сердце, вопрос все же спорный, ведь нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов, чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке),

Я,  по крайней мере,  такой нормы в НК не нашла Плачу
Тоже сейчас более подробно покопалась и однозначного ответа, видимо, нет (судебная практика содержит позицию и о том, что надо оформлять путевки и о том, что не обязательно). Наши аудиторы ворчат об отсутствии путевых в таких случаях, но не требуют их обязательного наличия. Но Вы правы, лучше оформить.
21 августа 2014 в 16:21
Извините конечно .Все равно что-то не разберусь.  Хочу чтобы было все отлично оформлено.Что проставлять в табеле когда работник , идет куда-то Я? Как рассчитывать з/п? И можно ли выплачивать ДС но не брать в налогообложении? И работник в конце месяца должен отчитаться по путевым листам и чекам?
LittleBunny  400 баллов
21 августа 2014 в 16:34
Цитата (Katerina25):Извините конечно .Все равно что-то не разберусь.  Хочу чтобы было все отлично оформлено.Что проставлять в табеле когда работник , идет куда-то Я? Как рассчитывать з/п? И работник в конце месяца должен отчитаться по путевым листам и чекам?
Как я понимаю, Вы решили оформлять его поездки не командировкой. Значит, будет обычный рабочий день, то есть Я. И З/п рассчитывается как за обычный рабочий день (если без сверхурочных). Просто в добавок к з/п и прочим надбавкам, выплачивается еще компенсация в установленном размере. Путевые листы и чеки, в таком случае лишь подтвердят обязанность совершать поездки. Надо ли в таком случае оформлять какие-то дополнительные бумаги (вроде отчета о поездках) не могу сказать. Выплачивать стоимость затраченного ГСМ бухгалтеру по чекам, я бы не рискнула.
21 августа 2014 в 16:39
Все понятно. Большое спасибо, спасибо спасибо LittleBunny !))))
LittleBunny  400 баллов
21 августа 2014 в 16:43
Всегда рада помочь. УдачиПодмигиваю
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер