Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Авансовый отчет и суточные при длительных командировках

14 октября 2014 в 11:14
Добрый день. Сотрудник отправляется в командировку, по приказу например на месяц. Потом идет продление командировки, еще на месяц и т.д (руководители проектов могут находиться на объекте по 5 месяцев). По каждому продлению командировки, снова перечисляются в под отчет денежные средства (суточные и прочие расходы). Получается задолженность по 71 счету растет, отчета нет, деньги выдаются.

Вопрос: возможно ли проводить авансовый отчет от него (списывать суточные) до его возвращения из командировки? например на основании того, что есть приказ о продлении командировки? А уже по возвращению, он предоставит командировочное удостоверение с отметками "прибыл-убыл".
ПриоритетТатьяна  16 689 баллов, г. Беломорск
14 октября 2014 в 11:24
День добрый, посмотрите подобную тему уже обсуждали:
Какое наказание предусмотрено за неправильную выдачу подотчетных средств?
14 октября 2014 в 12:03
Да, вопрос схожий. Но там идет речь я так понимаю о расходах на покупку каких то материалов или еще что-то. У нас с этим проблем нет, товарные чеки и накладные они своевременно передают в офис, авансовый отчет оформляем. У меня вопрос больше касательно суточных. Они составляют большУю часть подотчетных сумм. Например сотрудник там находится около 5 месяцев, следовательно на нем висит уже 150 тыс рублей (у нас суточные 1000 руб/сутки). Просто  по правилам, я могу провести (списать с него задолженность) только когда у меня будет на руках командировочное удостоверение с отметками. А если сотрудник находится там не выезжая и ему каждый месяц продляется командировка (приказом) ?

Вот и возникает вопрос, можно ли проводить от него авансовый отчет по суточным (за закончившуюся командировку), если КУ нет, но есть приказ о продлении?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
ПриоритетТатьяна  16 689 баллов, г. Беломорск
14 октября 2014 в 13:09
В вашей ситуации я бы подстраховалась. Командировка не предполагает выполнение постоянной работы в месте командирования: в данном случае работник должен выполнять служебное поручение, а не все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором. Если же работник в месте командирования будет выполнять свою основную трудовую функцию, то командировку следует оформить как перевод на работу в другую местность. Либо оформлять несколько командировок на срок не больше месяца, но в вашем случае у сотрудников нет возможности ежемесячно сдавать авансовый отчет о проделанной работе, с подтверждающими документами. Попробуйте ознакомится с переводом, возможно упростится порядок и документооборот. О компенсации расходов работнику при переводе на работу в другую местность смотрите ст. 326 ТК РФ.
14 октября 2014 в 13:36
У нас не на всех объектах открыты обособленные подразделения (это бы решило многие вопросы). Первоначальный приказ на командировку оформляется на месяц, выписывается КУ и в последствии какждый месяц оформляется приказ, о продлении командировки еще на месяц и т.д. Сотрудник присылает служебку "в связи с продлением командировки прошу перечислить суточные и т.д ...."
вот и получается, что долг в подотчете растет.

Была мысль каждый раз при продлении командировки выписывать новое КУ, но не возникнет ли у налоговиков вопрос, что отсутствуют билеты/посадочные талоны?
ПриоритетТатьяна  16 689 баллов, г. Беломорск
14 октября 2014 в 14:31
В вашем случае не вижу других вариантов, как отчитаться за ранее выданный аванс и получить новую сумму в подотчет, согласно Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У:
Цитата:6.3. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Тут возникают техническая проблема, как отправить авансовый отчет и командировочное удостоверение. Это был бы идеальный вариант для вас.
Но думаю еще можно индивидуальный порядок выдачи денежных средств прописать в своих нормативных актах: перечисление на банковские карты сотрудников денежных средств под отчет на расходы производится в пределах сумм, установленных для каждого подотчетного лица, денежные средства могут выдаваться или перечисляться под отчет работнику частями в течение определенного периода, при этом общая сумма полученных в течение месяца денежных денег, считая со дня получения первой суммы, не должна превышать предельной суммы, установленной на месяц, так же установить, что подотчетные средства командировочным выдаются на срок ___ месяцев с последующим представлением авансового отчета.
14 октября 2014 в 16:02
Тут возникают техническая проблема, как отправить авансовый отчет и командировочное удостоверение. Это был бы идеальный вариант для вас.

Это как раз не проблема, потому что есть еще сотрудники, которые выезжают туда в кратковременные командировки и через них как раз передаются чеки и подтверждающие документы, если покупались какие то расходные материалы за наличку.
А вот если сотрудник таким образом передаст КУ и "получит" новое, на новый срок командировки.... у налоговой не возникнет вопросов? Ведь вроде бы как-то не логично получается, что ему в КУ поставили отметку "прибыл" а по факту его нет. И вроде бы он уехал в следующую командировку (продление) а ни билетов ни чеков на бензин и пр. нет.

Положения о суммах и сроках по подотчетным суммам есть.

Т.е. делаю вывод: если сотрудник находится в командировке (не выезжая от туда) на протяжении длительного времени и каждый месяц оформляется приказ на продление командировки, то фактически его суточные я списать на затраты никак не могу, до того, как он физически не появится в офисе и не поставит отметку о прибытии на своем КУ?

Пример: сотрудник в командировке с апреля месяца, он не возвращался, расходов в командировке кроме суточных нет. Каждый м-ц мы по служебке перечисляем ему на карту суточные за месяц.....на конец сентября у него накопилась приличная сумма (около 180 тысяч рублей). Сдача объекта планируется только в декабре этого года, т.е все это время он будет находится там, следовательно его долг будет увеличиваться и спишется с него только по возвращении из командировки. ?!?
14 октября 2014 в 16:39
Добрый день.
Цитата (Екатерина_ТЭК):товарные чеки и накладные они своевременно передают в офис, авансовый отчет оформляем. У меня вопрос больше касательно суточных. Они составляют большУю часть подотчетных сумм. Например сотрудник там находится около 5 месяцев, следовательно на нем висит уже 150 тыс рублей (у нас суточные 1000 руб/сутки). Просто  по правилам, я могу провести (списать с него задолженность) только когда у меня будет на руках командировочное удостоверение с отметками. А если сотрудник находится там не выезжая и ему каждый месяц продляется командировка (приказом) ?
Вот и возникает вопрос, можно ли проводить от него авансовый отчет по суточным (за закончившуюся командировку), если КУ нет, но есть приказ о продлении?
Думаю, что вопрос решаемый. И лишние КУ не понадобятся.
Можно включить в Положение о командировках, принятое на уровне работодателя, дополнительные пункты, упорядочивающие алгоритм действий в подобных нестандартных ситуациях.
Пропишите обязанность командированного работника с определенной периодичностью или к конкретной календарной дате передавать нарочным первичные документы, подтверждающие расходы, понесенные им в месте командирования. Закрепите обязанность бухгалтера составить по ним авансовый отчет и отправить (факсимильной или иной связью) работнику для подтверждения. Уточните, что в промежуточные авансовые отчеты бухгалтер включает начисление суточных за период с начала командировки или с момента составления предыдущего промежуточного авансового отчета по дату составления текущего. Укажите срок, в течение которого работник обязуется согласовать информацию, отраженную в авансовом отчете (укажите способ, каким это может быть сделано). Предусмотрите, что руководитель вправе утвердить такой авансовый отчет еще до возвращения работника из командировки. Не забудьте, что по приезду работник должен внести в него оригинал подписи.
Чем полнее и точнее всё пропишете, тем легче будет работать.

С выдачей средств под отчет при неполном погашении задолженности командированного по предыдущей сумме проблем тоже быть не должно.
Если аванс, выданный до начала командировки, израсходован или очевидно недостаточен, то перечислить работнику дополнительные денежные средства работодатель обязан, поскольку именно на него возложена обязанность возмещения расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10 Положения о служебных командировках). Поручение бухгалтеру перечислить дополнительные средства можно отразить непосредственно в приказе о продлении срока командировки.
Glory_ek  539 баллов, г. Екатеринбург
15 октября 2014 в 07:59
Цитата (Екатерина_ТЭК):Добрый день. Сотрудник отправляется в командировку, по приказу например на месяц. Потом идет продление командировки, еще на месяц и т.д (руководители проектов могут находиться на объекте по 5 месяцев). По каждому продлению командировки, снова перечисляются в под отчет денежные средства (суточные и прочие расходы). Получается задолженность по 71 счету растет, отчета нет, деньги выдаются.

Вопрос: возможно ли проводить авансовый отчет от него (списывать суточные) до его возвращения из командировки? например на основании того, что есть приказ о продлении командировки? А уже по возвращению, он предоставит командировочное удостоверение с отметками "прибыл-убыл".
Добрый день!
Первое,как мне видится:
Как правило,перед командировкой выписывается ком.удостоверение и служебное задание(по-крайней мере ,у нас так).В служебном задании указывается обьем работ,который работник должен сделать в командировке.Т.е. работник отправляется в командировку выполнить конкретный обьем работ,а не просто поработать .
Для продления сроков командировки д.б. согласие работника и уважительные причины,например:
1.работодатель поручает выполнить доп.обьем работы по доп.служебному заданию
2.принимающая сторона сделала запрос на продление командировки конкр.специалиста
3.работник болел и не успел выполнить работу
4.не успел выполнить задание так как не было ,к примеру,всех материалов на момент его командировки.

Второе:
так как ТК не устанавливает сроки нахождения работника в командировке,то эти сроки нужно прописать в положении о командировках,оплате труда,кол.договоре.
Опять же,насколько я помню,ранее была инструкция Минтруда от 88 года,в которой четко было прописано,что командировка длится не более 40 дней.Действует ли на данный момент эта инструкция-не скажу.Посмотрите ,пжта,в Консультанте. У меня на данный момент нет такой возможности.Да и у нас работники уезжают в командировку не более 40 дней согласно внутреннего Положения.Положение было написано в 5 году и не менялось с тех пор.

Какие документы нужны для продления командировки:
Приказ
Служебная записка от руководителя отдела о необходимости продления с отметкой о согласии работника на продление
Служебное задание на новый обьем работ на время продления.

Ответ на Ваш вопрос:
нет,нельзя.Суточные списываются на основании а/отчета с приложенными к нему документами

Буду рада,если смогла Вам чем-то помочь.
УДАЧИ!
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер