Факсимильная подпись в приказах на командировку, командировочных удостоверениях, служебном задании

Цитата:Правомерно ли использование факсимильной подписи генерального директора при оформлении первичных бухгалтерских документов (договоры, акты, товарные накладные, счета-фактуры, банковские, кассовые документы, кадровые документы)?

4 июня 2013

В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Первичные документы

Первичные учетные документы являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ).

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц (пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Таким образом, вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в первичных учетных документах однозначного ответа не имеет.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Что касается судебной практики, то до 2011 года она была противоречива, некоторые суды придерживались позиции, что факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документах бухгалтерского учета (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05).

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 (определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

В 2011 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. После "выхода в свет" данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции, о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12.

Еще раз хотим обратить Ваше внимание, что первичные учетные документы содержат информацию, необходимую для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ). Неверное оформление данных документов влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат (ст. 252 НК РФ). В связи с этим с учетом позиции контролирующих органов и судов рекомендуем факсимильную подпись при оформлении первичных учетных документов не использовать.

Счета-фактуры

Счет-фактура не является первичным учетным документом. Он применяется только для целей главы 21 НК РФ и служит основанием для принятия покупателем предъявленных сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренным указанной главой (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

По мнению налоговых органов и финансового ведомства, ст. 169 НК РФ не предоставляет налогоплательщикам возможности использования в счетах-фактурах факсимильных подписей. Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимиле, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. Смотрите письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11.

Что касается судебной практики, то, как было сказано выше, Президиум ВАС свою точку зрения по рассматриваемому вопросу высказал в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11, в частности, указав: "Положениями статьи 169 Кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры".

Поэтому если до 2011 года существовала судебная практика в пользу налогоплательщиков, применяющих факсимиле (например постановления ФАС Поволжского округа от 23.08.2011 N Ф06-6758/11, от 11.08.2011 N Ф06-6533/11, ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, определение ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10), то с 2011 года мнение судей однозначно: налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету НДС на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.12.2012 N Ф08-7201/12, Поволжского округа от 20.11.2012 N Ф06-8420/12, Центрального округа от 23.01.2013 N Ф10-5065/12).

Судьи также отмечают, что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), при оформлении первичных бухгалтерских документов, не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется НК РФ и Федеральным законом "О бухгалтерском учете", тогда как согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям гражданское законодательство не применяется (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 N 15АП-4381/12).

Если, несмотря на вышесказанное, налогоплательщик примет решение принимать от контрагентов счета-фактуры, подписанные с использованием факсимиле, то при обосновании своего права на налоговый вычет он может сослаться на абзац 2 п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Использование факсимильной подписи в счете-фактуре не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

Договоры

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Письменная форма по общему правилу предполагает составление документа, выражающего содержание соглашения и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, закон предоставляет сторонам сделки определить своим соглашением условие, согласно которому подписание договора возможно посредством не проставления собственноручной подписи уполномоченного лица, а факсимильного воспроизведения его подписи. Если же возможность факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделки не предусмотрена правовыми актами или соглашением сторон, письменная форма сделки не может считаться соблюденной.

В связи с этим отметим, что по общему правилу несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны в случае спора права ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. При этом в случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность (ст. 162 ГК РФ).

Таким образом, сам по себе договор, подписанный сторонами путем факсимильного воспроизведения подписи, не противоречит действующему законодательству. Однако, если возможность такого способа подписания договора не предусмотрена правовыми актами или соглашением сторон, письменная форма сделки не может считаться соблюденной, что, в свою очередь, означает невозможность ссылаться на содержащий воспроизведение подписи документ, как на документ, свидетельствующий о заключении между сторонами договора. В этих случаях следует говорить либо об отсутствии факта заключения договора (если не имеется иных документов, подтверждающих заключение договора*(1)), либо о ничтожности заключенного между сторонами договора (если такое последствие несоблюдения письменной формы сделки предусмотрено законом или соглашением сторон) (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6, от 06.10.2009 N Ф09-7622/09-С5, ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.03.2010 по делу N А58-4290/08). В обоих случаях достижение юридического эффекта сделки, на который была направлена воля сторон (а именно возникновение предусмотренных договором прав и обязанностей), невозможно.

Документы по оформлению сотрудников (трудовые договоры)

Нормы трудового законодательства не предусматривают порядок или возможность применения факсимиле.

Обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательство являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства (напрямую или в порядке аналогии закона) противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно. Поэтому при рассмотрении вопроса о применении факсимиле при подписании трудового договора п. 2 ст. 160 ГК РФ неприменим.

В то же время ТК РФ не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.

В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).

Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Что касается иных кадровых документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку), полагаем, что использование факсимиле руководителя при их подписании законодательству не противоречит. Вместе с тем при возникновении судебного спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение.

В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.


Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем