Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
Сдача декларации по НДС до 25 июля

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

25
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Документооборот с клиентами интернет-портала

23 февраля 2015 в 16:07
Здравствуйте.

В приложении:
- договор, разработанный юристами для нашего проекта - интернет-портала optimistika.net
- пример акта выполненных работ
- текст который вы сейчас читаете - в фомате word (для удобства)

В договоре есть правки и замечания – на них не обращайте внимания, юр. часть еще прорабатывается. Уже прошли через 4 юристов, 5-й вроде наконец попался – действительно профессионал.

Ваша задача:
К Вам я обращаюсь именно как к специалисту по бухгалтерии, чтобы просмотрев договор и оценив наши задачи – ответили на ряд вопросов и нашли (посоветовали) оптимальные решения - именно по части бухгалтерии и взаимодействия с налоговой. Основных вопросов несколько.

Чтобы было удобно Вам воспринимать информацию, сначала я коротко опишу ситуацию и в процессе описания задачи, буду задавать Вам вопросы, которые неясны нам с точки зрения бухгалтерии.

Изначальные данные на которых делался договор:
Наша организация – форма собственности ИП (чуть позже - ООО) – система нол. Обл. – УСН 6 %
Наши клиенты – физ. лица. и юр. лица (ИП и ООО), которые работают на разных системах налогообложения
(в приложении договор – только по юр. лицам, но оба договора - идентичны)

Суть наших услуг:
клиенты платно размещают на нашем портале:
- рекламу своих краткосрочных обучающих мероприятий, а именно тренингов, семинаров, вебинаров, конференций.
- рекламируют свои обучающие материалы в разных форматах – книги, электронные книги, аудиозаписи, видеозаписи.
- рекламируют арендные залы, т.е. свои помещения, которые сдают в аренду для проведения тренингов и семинаров

Для примера, чтобы было понятно - вот так выглядит:
реклама тренинга –  https://Ссылка удалена модератором. Размещать ссылки и гиперссылки на другие СМИ и коммерческие сайты без согласования с администрацией портала запрещено правилами форума  (перейдите по ссылке)
реклама вебинара -  https://Ссылка удалена модератором. Размещать ссылки и гиперссылки на другие СМИ и коммерческие сайты без согласования с администрацией портала запрещено правилами форума

В текущем договоре пока фигурирует – только реклама тренингов. Но список расширится, когда утвердим основные юрид. и бух. моменты

Теперь о договоре.
Здесь основная наша проблема – большое количество клиентов и соответственно большое количество договоров и бумажной волокиты. Чтобы Вы понимали, например в Краснодаре у нас более 2000 клиентов, а мы будем работать по всей России. И поэтому задача состоит в том, чтобы:
1) Предоставить клиентам полноценный юридический договор в электронной форме, ничего не подписывая вручную
2) предоставлять нашим клиентам всю юридическую отчетность (для) налоговой в электронной форме. Либо  с минимально возможной бумажной волокитой.

С первой частью задачи мы справились за счет - публичной оферты. Т.е. клиент “подписывает” договор ознакомившись с ним на экране компьютера и ставит галочку, что ознакомлен. Началом действия договора является момент оплаты какой-либо рекламы на портале в первый раз.

А вот со второй частью пока много вопросов. Основной такой:
1) Каким образом мы должны предоставлять клиентам отчетность по оказанным услугам с минимальным документооборотом?
юристы говорят, что единственный документ, который мы должны предоставлять клиенту, это - акт выполненных работ. Счет фактуру - мы имеем право не предоставлять поскольку у нас УСН 6%. Пример актов я скинул Вам в приложении. Акт мы должны предоставлять либо после окончания услуги, либо через периоды, например 1 месяц.

С технической точки зрения все в порядке - за несколько секунд мы можем сделать и отправить документацию клиенту, т.е. можем сформировать акт, также автоматически поставить на него печать и подпись директора – и в электронном виде отправить клиенту. Нам бы такой вариант подошел идеально.

Отсюда вопросы:
Если клиент распечатает такой акт, чтобы поставить на него свою печать и подпись со своей стороны. Будет ли он иметь юр. силу чтобы предоставить его в налоговую?
Акты оказания услуг вообще показываются в налоговую?
Можно ли пересылать акт в налоговую в электронной форме? На каких условия?
Ну или какой еще есть вариант предоставления отчетности клиентам с минимальной бумажной волокитой в нашем случае?

2) Вопрос удалён модератором.

3) Вопрос по клиентам - физическим лицам. Мы можем ограничиться с ними только публичной офертой? Больше никаких документов им (физическим лицам) мы можем не предоставлять?
Ольга Матвеева Модератор
23 февраля 2015 в 18:27
Цитата (Magner):Отсюда вопросы:
Если клиент распечатает такой акт, чтобы поставить на него свою печать и подпись со своей стороны. Будет ли он иметь юр. силу чтобы предоставить его в налоговую?
Акты оказания услуг вообще показываются в налоговую?
Можно ли пересылать акт в налоговую в электронной форме? На каких условия?
Ну или какой еще есть вариант предоставления отчетности клиентам с минимальной бумажной волокитой в нашем случае?

2) Второй вопрос по нашей отчетности перед налоговой. Какую отчетность мы должны иметь сами при УСН 6%. Что именно за отчетность, какая форма бланка? Специальная? Если не специальная, то какие данные должны быть в отчетности по каждому клиенту? За какой период при УСН 6% предоставляются документы (1 месяц, 3 месяца)?

3) Вопрос по клиентам - физическим лицам. Мы можем ограничиться с ними только публичной офертой? Больше никаких документов им (физическим лицам) мы можем не предоставлять?
Добрый день. Согласно правилам форума , в одной теме задается один вопрос. Каждый новый вопрос надо задавать в новой теме. Поэтому вопрос о документообороте с клиентами остаётся в этой теме, а вопрос о налоговой отчетности (я его выделила синим цветом) задайте, пожалуйста, в НОВОЙ теме.
Александр Погребс Главный консультант
25 февраля 2015 в 17:40
Добрый день!
Цитата (Magner):Каким образом мы должны предоставлять клиентам отчетность по оказанным услугам с минимальным документооборотом?
юристы говорят, что единственный документ, который мы должны предоставлять клиенту, это - акт выполненных работ.
Что же это за юристы такие, если по договору оказания услуг предлагают Акт выполненных работ?

На самом деле, и этого акта Вам не обязательно делать.

Специфика "услуг" и их отличие от "работ" состоит в том, что если работа всегда имеет овеществленный результат, который подрядчик обязан сдать, а заказчик принять (отсюда и полное название документа "Акт сдачи-приемки выполненных работ"), то услуги потребляются в момент их оказания. Их не надо ни "сдавать", ни "принимать". Их уже и сдали, и приняли, и даже, потребили.
Поэтому в услугах нет овеществленного результата, которые нужно "сдать" и "принять".
Отсюда и основной "постулат": если заказчик в установленный договором срок не предъявил обоснованную претензию исполнителю, что тот не оказал услугу или оказал ее не в соответствии с условиями договора, услуга считается оказанной в соответствии с договором.
В гражданском кодексе так всё четко не прописано, поэтому я, например, всегда рекомендую это писать тнепосредственно в договоре. В Вашем случае, указывать в публичной оферте.
Тем более, что это самый минимальный документооборот в Вашем случае.

Цитата (Magner):С технической точки зрения все в порядке - за несколько секунд мы можем сделать и отправить документацию клиенту, т.е. можем сформировать акт, также автоматически поставить на него печать и подпись директора – и в электронном виде отправить клиенту. Нам бы такой вариант подошел идеально.
Это можно считать вторым по "минимализации" вариантом документооборота.
Формально документ с "нарисованными" подписью и печатью практически никакой юридической силы не имеет.
Электронный документ только тогда имеет юридическую силу наравне с бумажным документом, когда он подписан электронной подписью.
Но, поскольку, как я писал выше, для услуг наличие Акта не имеет существенного значения, то можно рассматривать такой документ, как шаг для поддержания взаимопонимания с клиентом. Тем более, если Вы зафиксируете где-то. что он прочитал этот акт, у вас будет основание считать, что "время пошло" - для обоснованного возражения по услугам.

Третьим по "минимализации" документооборотом, я бы мог назвать документооборот, полностью организованный на основе электронной подписи.
Например, как это организует Диадок для достаточно крупных организаций.
У Вас потребители, как я понял, физические лица, которых сложно сагитировать купить электронную подпись и соответствующее программное обеспечение. Как бы  дешево это ни стоило.
Однако и того уровня электронной подписи, которая используется между крупными организациями, а также при общении с государственными органами, видимо, в Вашем случае и не нужно.
Поэтому я бы Вам посоветовал попробовать создать свой документооборот на основе простой электронной подписи, которая может состоять из пары "логин + пароль". Как правило, подобный документооборот организовывается на основе личного кабинета...
Но тут я уже вторгаюсь в область, где не являюсь специалистом. Улыбаюсь

И, пожалуй, самый тяжелый, хотя и считается наиболее надежным, документооборот на основе бумажных Актов с подписями от двух сторон... С помощью "Почты России" или другого почтового оператора... 

Что касается юридических лиц, если Ваши услуги будут ими включены в расходы, то им потребуются документу либо на бумаге с оригинальными подписями, либо электронные с квалифицированной электронной подписью (возвращаемся к Диадоку)...

В принципе, в налоговую документы представляются только в том случае, когда они их потребуют в ходе камеральной или выездной проверки.
Но, поскольку к такого рода "электронным расходам" у налоговиков всегда повышенное внимание, то можно считать, что подтверждающие документы Вашим клиентам-организациям понадобятся всегда.
Несмотря на договор-оферту, организации обязательно у Вас потребуют персональный договор.
И, несмотря на все мои рассуждения о специфике услуг, попросят Акт.
И всё это либо на бумаге, либо с квалифицированной электронной подписью.

Успехов!
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер