Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Как оформить работника из другого города?

5 апреля 2015 в 14:31
Добрый день, подскажите,пожалуйста, как правильно оформить сотрудника. Ситуация вот в чем . ООО на УСН оказывает информационные услуги ( настройка компьютера и все связанное с этим). ООО обслуживает фирмы , но сейчас заключены договора на обслуживание в другом городе. Принято решение чтобы не ездить в командировки, принять в штат сотрудника из другого города и чтобы он там и обслуживал эти фирмы. Как правильно все это оформить и нужно ли открывать обособленное подразделение, если он просто из дома выезжает на вызов? Заранее благодарю за ответ!
Сероглазая  136 201 балл, г. Московская область
5 апреля 2015 в 16:26
Добрый день!

Вам нужно заключить трудовой договор о дистанционной работе 

Цитата:Особенности оплаты дистанционного труда

Дистанционный труд становится все более популярным. Достаточно того, чтобы у каждого удаленного работника был доступ в Интернет, и тогда они свободно могут обмениваться необходимой информацией и между собой, и с работодателем.
Поэтому совсем неудивительно появление в Трудовом кодексе РФ главы 49.1, посвященной как раз дистанционной работе. По задумке законодателей, с удаленными работниками теперь можно на расстоянии заключать трудовые договоры в электронной форме. Документы для приема на работу соискатель также может направить в электронном виде. Как и для прекращения сотрудничества. Само собой, везде потребуется электронная подпись.

1.9.1 Необходимые документы

Прежде чем заключать трудовой договор на условиях удаленной работы, у кандидата на должность надо запросить документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса РФ. Полный список этих бумаг мы привели ниже. Но сразу заметим, что для дистанционщиков тут есть две особенности. О них скажем подробнее дальше. Вот список документов, которые надо запросить у кандидата на дистанционную работу.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка. Но только в том случае, если удаленный работник пожелает, чтобы вы внесли в нее запись о приеме на работу.
3. Страховое свидетельство ПФР. Даже если соискатель впервые устраивается на работу, страховую карточку он должен оформить самостоятельно.
4. Документы воинского учета (для военнообязанных и сотрудников, которых могут призвать в армию).
5. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если они требуются для выполнения работы.
6. Справка об отсутствии судимости, если без нее нельзя принять человека на работу.
Также отметим одну важную деталь. Чтобы поскорее подписать трудовой договор, вы можете сначала попросить работника выслать документы в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью. А уже позже по вашему требованию он обязан продублировать бумаги по почте. Правда, бумажные копии документов работнику понадобится заверить у нотариуса и отправить их вам заказным письмом с уведомлением.

Очевидно, что удаленному работнику придется потратиться на покупку электронной подписи. И по закону компания не обязана возмещать такие траты. Но, конечно, при желании и по договоренности вы можете это сделать.
В трудовой договор о дистанционной работе можно включить условие о том, что компания компенсирует будущему работнику затраты на оформление подписи. При этом нельзя отказывать в приеме на работу лишь потому, что у соискателя на момент трудоустройства нет электронной цифровой подписи.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и компанией. Предположим, стороны в договоре закрепили, что будут обмениваться между собой документами только в электронном виде. Тогда такой контракт начнет действовать лишь после того, как его электронную версию завизируют усиленными квалифицированными электронными подписями обе стороны. То есть если кандидат не подпишет договор электронной подписью, то трудовые отношения не состоятся.
Итак, чем же набор документов для приема на дистанционную работу может отличаться от того, что вы получаете от соискателей, которые будут трудиться в офисе? Подскажем.
Пенсионное страховое свидетельство. Если удаленный сотрудник раньше нигде не работал, то ему потребуется свидетельство по пенсионному страхованию. Обычным работникам в такой ситуации свидетельство оформляет компания. А вот удаленному специалисту придется позаботиться о документе самостоятельно. Такое уточнение есть в статье 312.2 Трудового кодекса РФ.

И тут главное, чтобы работник не затягивал с оформлением свидетельства. Иначе у вас могут возникнуть проблемы с пенсионной отчетностью. Ведь если сотрудник вовремя не получит карточку ПФР, то заполнить персонифицированные сведения по нему у вас не получится. Программа проверяющих выдаст неустранимую ошибку (она является технической).
Чтобы избежать трудностей при сдаче отчетности, проще всего не заключать договор с удаленщиком, пока он не получит свидетельство в фонде.

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, пенсионное свидетельство будущий сотрудник должен предъявить при заключении договора. Если же свидетельства нет, то, заключив без него трудовой договор, вы нарушите законодательство.
Трудовая книжка. По желанию дистанционного сотрудника запись в трудовую книжку об удаленной работе можно не вносить. В этом случае документом, подтверждающим стаж удаленной работы, будет трудовой договор.
Заметьте: такое желание работника надо закрепить в трудовом договоре или отдельном соглашении. Формулировку данного условия вы можете посмотреть в образце договора (его вы найдете ниже).

Позже работник вправе обратиться с просьбой о внесении записи в трудовую книжку. Если же работник хочет, чтобы вы внесли запись в его трудовую книжку, то попросите выслать ее вам заказным письмом с уведомлением. А что делать, если сотрудник до этого нигде не работал, но хочет завести трудовую книжку и внести в нее запись? Тогда вам придется выполнить его просьбу и самим оформить трудовую книжку для нового работника.
1.9.2 Как ознакомить удаленного работника с локальными актами компании
До того как работник подпишет трудовой договор, его также надо ознакомить с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией, приказами руководителя, коллективным договором. Иными словами, со всеми локальными актами компании, которые понадобятся сотруднику для работы (ст. 68 ТК РФ).

Как передать бумаги удаленщику? Просто отошлите копии всех этих документов в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью директора или иного уполномоченного сотрудника компании. А дистанционный работник должен ознакомиться с бумагами, а затем подписать их усиленной электронной подписью.

1.9.3 Как подписать трудовой договор

Начнем с того, что в трудовом договоре (см. образец выше) надо прямо прописать: работа будет дистанционной. Это важно вот почему. Принимая на работу именно дистанционного сотрудника, у вашей компании не возникнет нового стационарного рабочего места. И значит, не будет споров по поводу того, надо ли регистрировать обособленное подразделение. Этого делать не нужно, о чем прямо сказано в статье 312.1 Трудового кодекса РФ.
Плюс ко всему раз нет стационарного рабочего места, то и нет обязанности проводить в отношении его спецоценку.
В трудовом договоре укажите, что стороны заключили его по местонахождению компании. Кстати, то же самое учтите на будущее, если вам придется подписывать с удаленщиком дополнительные соглашения к трудовому договору.
Трудовой договор вы будете подписывать и в электронном, и в бумажном виде. Поэтому не забудьте про реквизит «Подписи сторон».
После того как вы составите текст трудового договора о дистанционной работе, завизируйте его усиленной квалифицированной подписью директора вашей компании. В таком виде отправьте документ соискателю в электронном виде. Работник также должен подписать документ усиленной цифровой подписью (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).
После этого один экземпляр договора, причем в бумажном виде, надо отправить новому сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением. На это у вас будет три календарных дня с момента, как работник подпишет договор электронной подписью.
1.9.4 Приказ о приеме сотрудника на дистанционную работу
Теперь, когда трудовой договор с удаленным работником вы подписали, надо издать приказ руководителя о приеме на работу. Это общее правило прописано в статье 68 Трудового кодекса РФ. Оно распространяется и на тех, кто будет трудиться на расстоянии.
Приказ о приеме на работу вы можете составить по унифицированной форме № Т-1. А можете воспользоваться самостоятельно разработанным бланком (см. образец ниже). В Роструде против этого не возражают (см. письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Использовать свою форму приказа будет удобнее, поскольку в ней вы можете сразу предусмотреть дополнительные сведения об условиях дистанционной работы. И опять же приказ вы завизируете цифровой подписью, вышлете его работнику, а тот в ответ поставит свою электронную подпись.

1.9.5 Листки нетрудоспособности получайте строго в оригинале

Мы рассказали, как подписать трудовой договор с дистанционным работником и обменяться с ним другими важными кадровыми документами. Но это еще не все. В процессе взаимодействия с удаленным работником вам могут понадобиться от него и другие бумаги для расчетов с ним. Причем не все удастся переправить через Интернет – есть такие, которые надо получить строго в оригинале.
Самый яркий пример – листок временной нетрудоспособности. Оплачивать больничный лист можно только в том случае, если работник пришлет вам оригинал документа, причем заказным письмом с уведомлением. Чтобы своевременно отмечать, что сотрудник находится на больничном, включите в трудовой договор специальный пункт о том, в какой срок дистанционный работник должен сообщать вам о своей временной нетрудоспособности.

1.9.6 Чем надомный труд отличается от дистанционного

Отличий несколько. Надомник выполняет работу в определенном месте, которое указано в трудовом договоре. Это может быть, скажем, дом, квартира, дача. Дистанционный сотрудник определяет рабочее место самостоятельно, не фиксируя его в трудовом договоре.
При оформлении на работу надомника нужно ориентироваться на общие правила, прописанные в Трудовом кодексе РФ. Например, для надомного работника заводят и ведут трудовую книжку. А вот на дистанционного сотрудника такую книжку можно не оформлять и записи в нее можно не вносить.

Еще одно отличие: работодатель вправе посещать рабочее место надомника. В случае же с дистанционным сотрудником это не представляется возможны
Материал из КСС «Система Кадры»
Прикреплен 1 файл:
5 апреля 2015 в 16:43
Большое Вам спасибо, за столь развернутый ответ. Но я не совсем поняла , могу ли я подписать трудовой договор не электронной подписью. Так как директор сам выезжает в другой город иногда. И я думаю не стоит делать специально делать электронную подпись. Дешевле и легче получится при личной встрече. Ндфл и взносы платятся как я поняла по месту регистрации фирмы?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сероглазая  136 201 балл, г. Московская область
5 апреля 2015 в 17:18
Цитата (Texnologuu):Но я не совсем поняла , могу ли я подписать трудовой договор не электронной подписью. Так как директор сам выезжает в другой город иногда. И я думаю не стоит делать специально делать электронную подпись. Дешевле и легче получится при личной встрече. Ндфл и взносы платятся как я поняла по месту регистрации фирмы?
Я думаю, что нет ничего страшного в том, что договор будет подписан при личной встрече. Это при невозможности личной встречи работника с работодателем можно использовать электронную подпись.

Что касается НДФЛ и взносов, думаю, что уплачивать их нужно в обычном порядке, а не по месту работы сотрудника, ведь Вы не создаете обособленное предприятие со стационарным рабочим местом.

По этому вопросу прочтите ответ нашего консультанта в теме https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=239858

Цитата ( НКК  Консультант ):Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Исходя из изложенного считаю, что НДФЛ и страховые взносы по данному работнику уплачиваются по месту нахождения головной организации (п. 7 ст. 226 НК РФ; п. 11 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

В связи с неурегулированностью вопроса рекомендую, для подстраховки, направить официальный запрос о порядке уплаты НДФЛ в рассматриваемой ситуации в Минфин или ФНС.
5 апреля 2015 в 18:30
Очень Вам благодарна!
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер