Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Как правильно восстановить кадровые документы?

28 апреля 2015 в 23:10
В организации в связи с переездом были утеряны приказы по приему/увольнению сотрудников начиная с 2012 года по 2013 года включительно, но остались  дела в которых имеются копии этих приказов. Как правильно можно восстановить приказы и нужно ли это в принципе делать? Есть книга учета приказ по личному составу, где все приказы там зафиксированы. Подписать у сотрудников  дубликаты не удастся, т.к. не имеется возможности. Как быть?
Кира Лерская  2 827 баллов, г. Москва
28 апреля 2015 в 23:19
Добрый день!
Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить "спасибо" и "пожалуйста". Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам - требование правил форума.

Пожалуйста, не создавайте новую тему с таким же вопросом. На Ваш вопрос Вам ответят здесь, в этой теме.
kadrovik anna  315 баллов
29 апреля 2015 в 03:55
Здравствуйте! Я считаю что нужно восстановить. Можно по копиям, можно распечатать из базы 1С. Приказы о приеме подписать у сотрудников, они ведь работают. Приказы об увольнении, можно кому-то позвонить, может кто-то из бывших работников подойдет и подпишет, если нет, то оставить так. Зачем восстанавливать? А если какой-то орган запросит копию приказа? ФСС, ИФНС, Фонд страхования? Вы ведь не будете делать копию с копии из личного дела. Если это будет приказ об увольнении, сделать копию с дубликата и приложить копию из личного дела с росписью и пояснениями, что вот были потеряны, восстановили, но расписаться уволенный не может, поэтому прикладываем приказ из личного дела.
Сероглазая  136 201 балл, г. Московская область
2 мая 2015 в 14:25
Цитата (Татьяна Мир):ак правильно можно восстановить приказы и нужно ли это в принципе делать? Есть книга учета приказ по личному составу, где все приказы там зафиксированы. Подписать у сотрудников дубликаты не удастся, т.к. не имеется возможности. Как быть?
Добрый день!

Восстанавливайте все, что возможно!

Вопрос

Работником отдела кадров утерян приказ по личному составу. Возможно ли восстановление данного документа и КАКИМ ОБРАЗОМ, если должностное лицо, которое его подписывало больше не работает в организации? Какова ответственность работника отдела кадров за утрату документа?  

Ответ

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. 

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. 

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами.

Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных по ведению данных документов. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта при необходимости направляется вышестоящей организации.

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется.

Если данные приказы так и не будут найдены, то их необходимо будет восстановить на основании копий приказов хранящихся в бухгалтерии. Необходимо предпринять действия по подписанию восстановленных документов лицами, чьи подписи стояли на первоначальном документе. Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, ранее состоявших в трудовых отношениях с работодателем, то необходимо данную информацию зафиксировать в форме акта.

Форма такого акта законодательством не установлена. Также, необходимо отметить, что за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб. Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.). 

kdelo.ru
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер