Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Какими документами оформляется выдача из кассы денег под отчет на представительские расходы?

5 ноября 2015 в 16:46
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какими документами оформляется выдача из кассы денег в подотчет работнику для оплаты представительских расходов? Предприятие на ОСНО. Спасибо.
Важный бух  95 125 баллов, г. Астрахань
5 ноября 2015 в 16:48
51 балл Добавить баллы
Цитата (Андрей74):Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какими документами оформляется выдача из кассы денег в подотчет работнику для оплаты представительских расходов? Предприятие на ОСНО. Спасибо.
Добрый вечер Андрей. Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Как для представительских, так и для любых других расходов. (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Старцева Ольга  82 473 балла, г. Пермь
5 ноября 2015 в 17:11
62 балла Добавить баллы
Добрый день!
Цитата (Андрей74):Подскажите, пожалуйста, какими документами оформляется выдача из кассы денег в подотчет работнику для оплаты представительских расходов? Предприятие на ОСНО
https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Цитата (Журнал "Зарплата" 11.02.2015):Расчеты с подотчетными лицами в 2015 году.
 Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления
Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для  него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:
сумма денег под отчет;срок, на который выдается подотчет;подпись руководителя;дата написания заявления. Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Изменения, которые невозможно оставить без внимания.
Ежегодно в законодательстве происходит множество изменений. Любая, на первый взгляд, несущественная ошибка может обернуться штрафом или внеплановой проверкой от трудовой инспекции.

Образец заявления на выдачу денег под отчет 2015

Директору ООО «Луч» В.П Морозову
от водителя Е.В. Иванова
 
ЗАЯВЛЕНИЕ
 
 Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».
 
02.12.2015                                                                  Иванов                                                             Е.В. Иванов
 
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
 
Бухгалтер                                              Прохорова                                                 А.С. Прохорова
Директор                                                Морозов                                                      В.П. Морозов
02.02.2015



 Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм
Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье.
 
Можно перечислять деньги под отчет на  карту сотрудника с расчетного счета

Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает  письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:
закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;в платежном поручении  в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами. Сколько денег можно выдать под отчет по правилам, действующим с 2014 года вы узнаете из статьи.
 
Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете

Как отразить выдачу  денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника) Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер.
В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50  (51)
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу.  Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
Пример. Выдача денег под отчет из кассы Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2015 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.
Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.
24 марта:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.
27 марта:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту
Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».
Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.

Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.
Учет операций по корпоративной  карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».
На дату списания денег с карты сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.
Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2015 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.
Бухгалтер ООО «Салют» отразил выдачу денег менеджеру 16 марта такой проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.

Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
 
Следите за сроками предоставления авансового отчета 
Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013  № СА-4-7/23263).

Возьмите у работника авансовый отчет
Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

Отметим, что каких-либо ограничений по  сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.

 Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Общество с ограниченной ответственностью «Миг»
  
Приказ № 18
об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
г. Москва                                                                                                                    14 марта 2015 года
         В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила:
          
         1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки:
– по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег;
– по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки;
         2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
         3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут
выдаваться под отчет в пределах 100 000 руб. по распоряжению руководителя.
         4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера
организации.
 Генеральный директор                                                 Савин                                              М.В. Савин
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер