Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Заверение копий документов при налоговой проверке

13 ноября 2015 в 17:28
Добрый день! В ходе камеральной проверки у нас запросили документы. Сделала копии, получается около 200 листов. Скажите пожалуйста, можно ли частями сшить их, и на сшиве заверить. Или же все таки каждый документ необходимо заверять?
Важный бух  95 950 баллов, г. Астрахань
13 ноября 2015 в 17:37
63 балла Добавить баллы
Цитата (Татьяна ВМ):Или же все таки каждый документ необходимо заверять?
Здравствуйте Татьяна. Минфин считает что нужно заверять каждый лист.

Документы, которые инспекция вправе потребовать в ходе камеральной проверки, организация по общему правилу должна подать в виде заверенных копий. Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка нескольких копий (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Если же документ многостраничный (например, устав или договор), можно не заверять каждый его лист, а заверить подшивку документа в целом.

При этом подшивка многостраничного документа должна быть надежной, иметь нумерацию и обеспечивать возможность свободного чтения и копирования отдельных листов. Об этом сказано в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142.

Олег Хороший, начальник отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
GalKo  1 050 баллов, г. Москва
13 ноября 2015 в 17:39
83 балла Добавить баллы
Добрый день!
Может быть это Вам поможет.

 Минфин России в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 разъяснил порядок представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе. При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
2) все листы в сшиве прошиваются на 2—4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см;
3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Старцева Ольга  82 558 баллов, г. Пермь
13 ноября 2015 в 17:45
65 баллов Добавить баллы
Добрый день!
Цитата (Татьяна ВМ):В ходе камеральной проверки у нас запросили документы. Сделала копии, получается около 200 листов. Скажите пожалуйста, можно ли частями сшить их, и на сшиве заверить. Или же все таки каждый документ необходимо заверять?
Если один документ состоит из нескольких листов, то не обязательно заверять каждый лист, достаточно заверить прошивку. Но это относиться именно к документу. Если разные документы - их надо заверять и отдельно.
Цитата (С сайта ФНС 03.04.2014):УФНС России по Московской области напоминает, как правильно заверить копии документов, предоставляемых в налоговые органы
Налоговые органы в соответствии со ст. ст. 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации вправе требовать от налогоплательщика и его контрагентов документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность этих операций.
По общему правилу, документы на бумажном носителе представляются в налоговые органы в виде заверенных проверяемым лицом копий (пункт 2 статья 93 НК РФ).
Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют заверительную надпись, содержащую необходимые реквизиты, которые придают документу юридическую силу.
При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации. (См. п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 и Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
При этом исходя из положений ст. 93 НК РФ заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Правомерны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов - как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
Данная позиция подтверждена письмами ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309, от 02.10.2012 N АС-4-2/16459, Минфина России от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 и арбитражной практикой.
Цитата (Журнал "Главбух" 11.08.2014):Минфин разрешил заверять целиком документы для налоговой проверки
Заверять каждый отдельный лист копии документа для налоговой проверки больше не обязательно. Достаточно прошить страницы, пронумеровать их и поставить одну печать. Такой выгодный для компаний вывод сделали специалисты Минфина России (письмо от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142).
Напомним, что ранее чиновники неоднократно сообщали: заверенной считается копия документа, на которой есть все реквизиты придающие ей юридическую силу. А это означало, что заверять нужно каждый лист. Теперь же многостраничные прошитые документы можно заверить целиком. Главное, чтобы соблюдались следующие условия:
– текст документа, все даты, визы и резолюции свободно читаемы;
– каждый лист можно без труда отксерокопировать;
– прошивка достаточно прочная и не разлетается при чтении;
– все страницы документа последовательно пронумерованы, а также указано общее количество листов.
На оборотной стороне последнего листа (или на отдельном листе) нужно обязательно проставить реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Также не забудьте про надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». Количество листов следует указать словами.
И последнее: к документам необходимо приложить сопроводительное письмо и опись всех представленных бумаг.
Так же, Вы можете отправить отсканированные документы по ТКС, тогда не придется ничего копировать, сшивать и заверять.
14 ноября 2015 в 12:53
Да уж,мнения разные). А можно ли все документы подшить в толстой папке (чтобы не сшивать их нитью?)И тогда уже каждый лист заверить. Или сшивать обязательно?
И еще такой вопрос: мне эти документы  нужно как обычно в канцелярию сдавать, или же инспектору сразу? (Может глупый вопрос, но никогда так много документов не подавала в налоговую)
Старцева Ольга  82 558 баллов, г. Пермь
14 ноября 2015 в 13:10
Добрый день!
Цитата (Татьяна ВМ):Да уж,мнения разные). А можно ли все документы подшить в толстой папке (чтобы не сшивать их нитью?)И тогда уже каждый лист заверить. Или сшивать обязательно?
Мнения как раз не разные, из каждого сообщения можно вынести какое-то дополнение, но и есть кое что общее:
1. Каждый документ заверяется отдельно
2. В многостраничном документе достаточно заверить лишь прошивку
3. далее рекомендации по прошивке и пр.
4. Обязательно должна быть опись документов с описанием количества листов и наименованием, при наличии  - дата и номер документа.

Цитата (Татьяна ВМ):И еще такой вопрос: мне эти документы  нужно как обычно в канцелярию сдавать, или же инспектору сразу? (Может глупый вопрос, но никогда так много документов не подавала в налоговую)
Вообще этот вопрос индивудуален для каждой налоговой.
По логике - сами инспекторы (проверяющие) не принимают документы. Для этого существует специальная приемная, канцелярия и т.п. Опись делайте в 2-х экземплярах, один оставите себе с отметской налоговой.
Ефимов Павел  89 309 баллов, г. Ивантеевка-2
14 ноября 2015 в 13:16
Здравствуйте.
В канцелярию. После ребрендинга налоговых инспекций с 2014 года, к инспектору без пропуска не пройдёшь, причём нашли выход даже в специфических зданиях, как 3-я налоговая в Москве (именно там высокое неширокое здание, поставили фальшстену к лифту и администратора, ранее охрана записывала всех без разницы куда идёт).
Телефон, если что, в свободном доступе.
14 ноября 2015 в 13:18
Цитата (Старцева Ольга):Количество листов следует указать словами.
И последнее: к документам необходимо приложить сопроводительное письмо и опись всех представленных бумаг
В описи нужно полностью перечислять каждый документ??  Или описать в целом? Н-р: счета-фактуры за июль в количестве 100 листов?  Товарные накладные за июль  в количестве-100 листов
Старцева Ольга  82 558 баллов, г. Пермь
14 ноября 2015 в 13:35
45 баллов Добавить баллы
Цитата (Татьяна ВМ):В описи нужно полностью перечислять каждый документ??  Или описать в целом? Н-р: счета-фактуры за июль в количестве 100 листов?  Товарные накладные за июль  в количестве-100 листов
В описи перечислять надо каждый документ. Эо важно не только для налоговой, но и для Вас - это докахательство того,какие документы Вы предоставили - ничего не потеряется, ничего нового не добавиться.

Цитата (Газета "Учет. Налоги. Право" 02.03.2010):Особая опись, которая запретит ИФНС требовать копии еще раз
С этого года налоговики не вправе требовать у компании те документы, которые она уже представляла им на предыдущих проверках (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исключение сделано только для случаев, когда сданы были не копии, а подлинники, которые впоследствии налоговики вернули, а также для форс-мажорных обстоятельств, например пожара в ИФНС. В остальных случаях запрашивать бумаги инспекторы не вправе, но компании понадобится подтвердить, что эти документы она уже сдавала.
В кодексе не сказано, что это может быть за подтверждение. Но сами налоговики решили, что это опись всех представленных документов (см. «УНП» № 8, 2010, «Налоговики заверили: если документы сданы по описи, второй раз их точно не потребуют»).
Требований к форме и содержанию такой описи нет, но важно составить ее так, чтобы потом можно было идентифицировать, какие именно документы были переданы ранее (см. образец). Для этого в описи достаточно привести основные реквизиты документа. А именно его название (счет-фактура, накладная и т. д.), номер и дату, а также наименование контрагента. Это нам подтвердили и в ФНС, и в Минфине.
Тем не менее в регионах у ИФНС возможны и дополнительные требования. И пока официальных разъяснений по этому вопросу ведомства не давали, стоит выяснить мнение своего инспектора и представить опись так, как он ее видит.
Что касается представления документов, то, если компания сдает их лично, на описи необходимо получить отметку инспекции. Если же компания направляет их по почте, то сделать это лучше ценным письмом с описью вложения. Ее полноту и достоверность заверит почта.
Руководителю Инспекции
ФНС России № 1 по г. Москве
Иванову Ивану Ивановичу
ООО «Компания»,
ОГРН 1055012461022,
ИНН 7701025478, КПП 770101001,
123473, г. Москва, ул. Лесная, д. 35
ОПИСЬ
представленных документов

Дата представления «3» марта 2010 года
ООО «Компания» на основании требования Инспекции ФНС России № 1 по г. Москве от 26.02.10 № 1011 о представлении документов (информации) для проведения выездной налоговой проверки за период с 2007 по 2009 год представляет в соответствии с пунктом 3 статьи 93 Налогового кодекса следующие документы:
№ п/п Наименование документа Количество листов
 1. Договор поставки с ООО «Организация» от 14.01.08 № 1153
2.
 Счет-фактура от ООО «Организация» от 11.02.08 № 250 1
 3.  Товарная накладная от ООО «Организация» от 11.02.08 № 1050 2
.........
 Итого:  750

Приложение: 1.
Копии документов в 1 экз. на 750 листах.
Руководитель                          Петров                                                       П. П. Петров
М.П.
14 ноября 2015 в 13:47
Цитата (Старцева Ольга):В описи перечислять надо каждый документ. Эо важно не только для налоговой, но и для Вас - это докахательство того,какие документы Вы предоставили - ничего не потеряется, ничего нового не добавиться.
Спасибо Ольга. И соответсвенно,если у меня опись будет на нескольких листах, то инспектор должен на каждом листе описи проставить отметку о приеме?
Старцева Ольга  82 558 баллов, г. Пермь
14 ноября 2015 в 13:56
Цитата (Татьяна ВМ):Спасибо Ольга. И соответсвенно,если у меня опись будет на нескольких листах, то инспектор должен на каждом листе описи проставить отметку о приеме?
От инспектора зависит. Я всегда настаивала, чтоб ставили отметку на каждом листе. Чаще принимающий ставил подпись на каждом листе, а на последнем листе уже штампик налогвой с подписью и датой приема.
Molbuh  10 баллов, г. Тверь
16 ноября 2015 в 08:47
Добрый день! Добавлю немного от себя по этой теме: мы подали за третий квартал декларацию по НДС к возмещению. И тут началось: требование по проверке на 5 листах. Мы работаем с давальческим сырьем, и даже по нему док-ты затребовали (хотя зачем?!))). Копии документов сделали в подшивках по 100 листов примерно и заверили подшивку. Инспектор сказал, что это их не устраивает. Хотя предыдущую проверку копии готовили в таком же порядке и налоговую все устроило.
Да и к тому же отправили по ТКС несколько документов объемных: карточки счетов и пр. Так налоговая заявила нам, что и это их не устраивает, т.к. им не на чем распечатывать наши электронные документы.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер