Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Оформление РКО при недостаче денежных средств в кассе

2 декабря 2015 в 12:03
Здравствуй! У нашей организации есть интернет-магазин. Один из курьеров, продав товар, не принес деньги в кассу, до сих пор не известно его местонахождение. В кассе 1С мы сделали ПКО на эту сумму и в тот же день РКО на 94 счет. Как правильно оформить в данном случае РКО (основание и кому выдать) и какие еще документы нужно оформить в данной ситуации?
БухОнлайн Редакция
3 декабря 2015 в 13:00
Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас. После просмотра материалов ответьте, пожалуйста, на вопрос, помогла ли вам эта информация. Если информация помогла, нажмите «Да». Если ссылки не пригодились, нажмите «Нет».

Вопросы на форуме
Оформление недостачи в кассе в результате инвентаризации 5 марта 2014
Учет оплаты банковской картой и кассовые документы 7 июля 2012
Помогла ли вам эта информация? Да Нет
Старцева Ольга  72 703 балла, г. Пермь
3 декабря 2015 в 15:09
37 баллов Добавить баллы
Добрый день!
Цитата (Ирина Трифонова):У нашей организации есть интернет-магазин. Один из курьеров, продав товар, не принес деньги в кассу, до сих пор не известно его местонахождение. В кассе 1С мы сделали ПКО на эту сумму и в тот же день РКО на 94 счет. Как правильно оформить в данном случае РКО (основание и кому выдать) и какие еще документы нужно оформить в данной ситуации?
Цитата (Информационно-аналитический портал "Предпринимательство и право" 13.12.2014):Недостача и неоприходование наличных денежных средств: признание в учете

Недостача денежных средств в кассе организации

На основании ст. 11 Закона о бухгалтерском учете <1> активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При этом случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно. Однако есть случаи, когда инвентаризация обязательна в силу закона или требования подзаконных актов, например при (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации <2>):
- смене материально ответственных лиц <3>;
- выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
<3> Согласно положениям ст. 244 ТК РФ, Постановления Минтруда России от 31.12.2002 N 85 с кассирами, а также иными работниками, выполняющими обязанности кассиров, могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности работников.

При инвентаризации устанавливается фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов <4> для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 с кредита счетов учета названных ценностей.

<4> Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Следовательно, недостача денежных средств в кассе организации в виде расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными регистров бухгалтерского учета показывается проводкой Дебет 94 Кредит 50 (основание - акт инвентаризации наличных денежных средств). Затем сумма выявленной недостачи относится на работника (кассира), причинившего организации материальный ущерб в результате недостачи, хищения денежных средств, - Дебет 73-2 Кредит 94.
В рассматриваемой ситуации кассир отказался возмещать ущерб, поэтому организация подала заявление о факте хищения в полицию.
Полагаем, что до окончания следственных действий в учете организации за кассиром будет числиться дебиторская задолженность по возмещению материального ущерба. Впоследствии, если вина кассира будет доказана, долг подлежит взысканию. По мере возмещения кассиром ущерба его задолженность погашается записью Дебет 50, 51 Кредит 73-2. Если следствие не установит лиц, виновных в недостаче (суд признает иск к кассиру необоснованным), в учете будет сформирована проводка Дебет 94 Кредит 73-2, а затем сумма недостачи отнесена в состав прочих расходов проводкой Дебет 91-2 Кредит 94 в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации" <5>.

<5> Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

К сведению. Для целей налогообложения убытки в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, признаются внереализационными расходами, но только если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-07/43914, от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717, Постановление ФАС ПО от 06.06.2014 по делу N А65-19000/2013).

На основании изложенного можно сформировать несколько выводов и рекомендаций.
1. Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества является основанием для проведения инвентаризации активов и обязательств организации (включая активы в виде дебиторской задолженности и обязательства в виде кредиторской задолженности) - п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Такая инвентаризация будет способствовать выяснению реального состояния расчетов с контрагентами, в том числе с применением наличных денежных средств.
2. Правила, установленные для формирования в учете сведений о недостаче материальных ценностей, при обнаружении факта неоприходования наличных денег в кассу организации не применяются, поскольку сами материальные ценности (в данном случае - денежные средства) к учету вообще не принимались.
3. Если кассир не обеспечил полного оприходования в кассу организации наличных денег, это может послужить поводом для формирования по дебету счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (или счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") дебиторской задолженности кассира (бывшего кассира) перед организацией. Относительно выбора корреспондирующего счета необходимо исходить из конкретных обстоятельств дела, учитывая ряд нюансов.
Стандартный кассовый чек (не дополненный недостающими реквизитами), равно как и контрольная лента, не обладает всеми реквизитами первичного документа. Поэтому в целях формирования сведений в бухгалтерском учете о совершенной организацией хозяйственной операции по приему наличных денежных средств от конкретного лица по конкретному договору наличия в контрольной ленте спорной суммы и (или) предъявления предполагаемым плательщиком кассового чека недостаточно для того, чтобы сформировать записи по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Если вероятность того, что покупатель передавал кассиру денежные средства в оплату договора поставки, велика, то организация вправе сформировать в учете оценочное обязательство согласно правилам, установленным ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" <13>. В этой ситуации в учете формируется запись: Дебет 73-2 (76) Кредит 96. При подтверждении следствием (судом) факта хищения денежных средств, принятых кассиром от конкретного покупателя, организация признает обязательство перед покупателем - Дебет 96 Кредит 62. Задолженность кассира будет погашаться по мере возмещения ущерба - Дебет 50, 51 Кредит 73-2 (76).

<13> Утверждено Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н.

Существует вероятность того, что иск организации к кассиру о возмещении ущерба будет признан необоснованным, а факт уплаты покупателем наличных денежных средств в кассу организации - недоказанным. В данном случае запись Дебет 73-2 (76) Кредит 96 придется сторнировать.
4. Если у организации есть основания сомневаться в том, что факт наличных расчетов (прием наличных денег кассиром от конкретного лица) имел место, то до окончания следственных мероприятий (вынесения соответствующего решения судом) организация вправе считать задолженность кассира перед организацией условным активом <14>, а задолженность организации перед покупателем - условным обязательством <15>. На основании п. 14 ПБУ 8/2010 условные обязательства и условные активы не признаются в бухгалтерском учете. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности согласно п. п. 25 - 28 ПБУ 8/2010.

<14> Условный актив возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией (п. 13 ПБУ 8/2010).
<15> Условное обязательство возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации обязательства на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией (п. 9 ПБУ 8/2010).

По окончании следственных мероприятий (судебного разбирательства) организация должна сформировать в учете записи, соответствующие реальному положению вещей, признать долг за кассиром, перед покупателем и т.д.

* * *

В рассмотренной ситуации при увольнении кассира были выявлены:
- недостача денежных средств в кассе организации;
- неоприходование денежных средств в кассу организации.
Названные факты отражаются в бухгалтерском учете по-разному. Недостача денежных средств выявляется в процессе проведения инвентаризации и сопоставления фактического остатка наличных денежных средств в кассе с остатком по данным бухгалтерского учета. В учете недостача показывается с использованием счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 50 "Касса". Неоприходование наличных денежных средств в кассу организации выявляется исключительно при проверке кассовых документов путем сличения выручки по фискальному отчету ККТ с выручкой по книге кассира-операциониста. Отражение указанного обстоятельства в бухгалтерском учете зависит от многих факторов и требует обстоятельного разбирательства, в процессе которого необходимо установить, действительно ли имел место наличный расчет, выявить контрагента, уплатившего денежные средства, и основание для их внесения. Бухгалтерские записи зависят от итогов расследования. При установлении плательщика и доказанности факта присвоения денежных средств кассиром в учете формируется запись по дебету счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") и кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Денисова М.О.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
3 декабря 2015 в 15:55
Спасибо за информацию, но это немного не то, что я просила..проводки я как бы ввела все правильно..я просто не знаю, что конкретно писать в расходнике... (основание и кому выдать) ...и нужно оформить только ИНВ-15 или еще что-то..
Старцева Ольга  72 703 балла, г. Пермь
3 декабря 2015 в 16:12
Цитата (Ирина Трифонова):Спасибо за информацию, но это немного не то, что я просила..проводки я как бы ввела все правильно..я просто не знаю, что конкретно писать в расходнике... (основание и кому выдать) ...и нужно оформить только ИНВ-15 или еще что-то..
А почему Вы решили, что Вы должны выписывать РКО на сумму недостачи?
Получается Ваш сотрудник скрылся с деньгами и надо писать заявление в полицию.
А так же вопрос - на каком основании ПКО сформировали? По сути деньги и не поступали?
Получается нарушение кассовой дисциплины:
1. Оформили ПКО без поступления ДС.
2. Хотите оформить РКО без выдачи ДС.

Вам надо думать не о том, как выдать по РКО несуществующие ДС, а о том, как исправить поступление несуществующих ДС.
Ответственность за недостачу и нарушение кассовой дисциплины несет кассир (об этом я написала ранее), либо уполномоченное лицо.
3 декабря 2015 в 16:25
Так вы сами написали выше.. "Следовательно, недостача денежных средств в кассе организации в виде расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными регистров бухгалтерского учета показывается проводкой Дебет 94 Кредит 50 (основание - акт инвентаризации наличных денежных средств). Затем сумма выявленной недостачи относится на работника (кассира), причинившего организации материальный ущерб в результате недостачи, хищения денежных средств, - Дебет 73-2 Кредит 94. " ПКО и РКО заведены одним днем. Недостающая сумма просто занесена не как обычная вырука на 90,01, а на 91.01. В этот же  день сформирован РКО с проводкой приведенной выше. Что здесь не так? Возможно я просто не так все это поняла..
Naaatta  33 419 баллов, г. Новосибирск
3 декабря 2015 в 16:38
34 балла Добавить баллы
Добрый день.
Цитата (Ирина Трифонова):Следовательно, недостача денежных средств в кассе организации в виде расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными регистров бухгалтерского учета
У вас нет недостачи денежных средств в кассе - их туда никто не приносил. Пока кассир не увидит собственными глазами деньги, никакие кассовые документы не выписываются. У вас же получается с вашими документами, что деньги пропали из кассы - какой ненормальный кассир подписал этот приходник...
Цитата (Ирина Трифонова):Так вы сами написали выше..
А вот действительно - зачем это было написано?

Цитата (Ирина Трифонова):и какие еще документы нужно оформить в данной ситуации?
Выкинуть этот приходник. Как? Вот сами и придумайте.
Далее берете объяснительную с работника. Не можете взять - свяжитесь с покупателем и выясните, был ли доставлен заказ и были ли переданы денежные средства в его оплату.
Если были переданы, составляете акт. Формируете проводку Дт 94 Кт 62 - покупатель рассчитался, денег нет. Если применяете УСН - делаете запись в КУДиР на сумму, полученную курьером.
Дальше недостачу относите на виновное лицо Дт 73 Кт 94.
Дальше по обстоятельствам - удерживаете из ЗП или пишете заявление в полицию.
Старцева Ольга  72 703 балла, г. Пермь
3 декабря 2015 в 16:43
Простите, что запутала ВасЦветы

Совершенно верно!
Это в том случае, когда установлено виновное лицо.
Это подходит, если Вы определились, кто будет виновен - работник, не внесший деньги, либо кассир (ответственное лицо) оформивший ПКО без денег.

Я в предыдущем сообщении не правильно выразилась - Вам стоит определиться:
- исправлять ситуацию с оприходованием несуществующих денег
- или возлагать ответственность на виновных лиц (используя информацию в первом сообщении)

При втором варианте стоит написать: "Списание недостачи ДС на виновное лицо должность ФИО"
3 декабря 2015 в 17:08
Просто дело в том, что курьеры передают z-отчет и на основании их заносится в кассу 1С  ПКО...т.е. z-отчет-то был..а денег нет..потому и есть этот ПКО на сумму всех z-отчетов ( у нас не один курьер)..потому и делаю РКО в это день..так как реальных денег не оказалось..Сделала ИНВ-15..Вину возложили на курьера. Так правильно или нет? Извините, я честно, запуталась..я не главбух, но решение этой проблемы возложено на меня.
Старцева Ольга  72 703 балла, г. Пермь
3 декабря 2015 в 17:15
Логически все правильно.
А денежки принимает курьер и он же делает z-отчет, который потом здает в бухгалтерию (или ответственному лицу) для отражения в программе? А денежки куда деваются? Как Вы узнаете, поступили они в кассу или нет? На основании чего ПКО выписывается (я поняла, что на основании z-отчета) - только куда тогда денежки деваются в итоге?
3 декабря 2015 в 17:27
Да, денежки они вместе приносят с z-отчетом..только тут было по другому..в общем с этой историей теперь разбирается милиция..а мне бы кассу привести в порядок)) А вам спасибо огромное за ответ! ЦветыНаконец я вроде разобралась с этим вопросом.
Старцева Ольга  72 703 балла, г. Пермь
3 декабря 2015 в 17:48
Ну так совсем тогда все сходится, раз полиция подключена. Алгоритм Вы понялиПодмигиваю. Что в расходнике написать - я указала.
Желаю Вам благополучно завершить данную ситуацию и найти "пропавшие" ДС
Naaatta  33 419 баллов, г. Новосибирск
3 декабря 2015 в 18:52
Цитата (Ирина Трифонова):что курьеры передают z-отчет и на основании их заносится в кассу 1С  ПКО
Так ПКО выписывается не на основании зетов, ПКО выписывается на основании денег, принятых в кассу.
Цитата (Ирина Трифонова):потому и делаю РКО в это день..так как реальных денег не оказалось
Угу, потому, что они не были приняты, а не потому, что они из кассы пропали.

И ведь логично, что исправления надо вносить в ПКО, а не выдумывать несуществующий РКО.
Глядя в ваши документы, полиция очень быстро может признать виноватым кассира  - деньги были в кассе, потом исчезли из кассы - причем тут курьер...
Nataly S Консультант
4 декабря 2015 в 01:26
Здравствуйте.

Добавлю нормативку, а именно Указание 3210-У от 11.03.2014:
Цитата:5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
 
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.
Соглашусь с Натальей: не может быть ни ПКО, ни РКО, если деньги  фактически не вносились.

Цитата (Ирина Трифонова):Да, денежки они вместе приносят с z-отчетом..только тут было по другому..в общем с этой историей теперь разбирается милиция..а мне бы кассу привести в порядок))
А как именно "тут было"?
4 декабря 2015 в 10:46
Если не будет ПКО, то получится мы скрыли доход, так как в ккм этот доход занесен! Налоговая не считает нашу наличку, ее дело найти не соответствия первички и  данных в 1С. А мы на ОСН. Так это в принципе и оказалось! Нам штраф за это и выписала налоговая, потом уже и делали ПКО и РКО. И никто не трогает кассира, милиция ищет курьера.
Nataly S Консультант
4 декабря 2015 в 10:49
Цитата (Ирина Трифонова):Нам штраф за это и выписала налоговая, потом уже и делали ПКО и РКО.
Доход можно признать и без оприходования в кассу не поступавших туда денег.
4 декабря 2015 в 10:52
Я не главный бухгалтер и не знаю таких тонкостей..мне как главбух сказал, я так и сделала проводки в кассе. просто мне нужно было найти, как это более менее правильно оформить.Вот и все. Придут аудиторы, покажу им кассу, может они тогда что подскажут.
Naaatta  33 419 баллов, г. Новосибирск
4 декабря 2015 в 12:40
Цитата (Ирина Трифонова):не соответствия первички и  данных в 1С
Налоговая ищет именно это? В первый раз слышу, что налогоплательщик обязан чего то вообще вносить в 1С...
Цитата:А мы на ОСН.
Угу, при ОСН доходы и расходы признаются по методу начисления, что означает, что момент оплаты вообще никак не влияет на признание расходов, равно как и выписка ПКО на них тоже никак не влияет.  По ККМ деньги пробиты - о каком сокрытии дохода идет речь? Попытайтесь хотя бы немного вникнуть в то, что вам отвечают.
Цитата:как это более менее правильно оформить
Нельзя то, что сделано неправильно, оформить правильно - это нонсенс...
4 декабря 2015 в 13:02
Цитата (Naaatta):Налоговая ищет именно это? В первый раз слышу, что налогоплательщик обязан чего то вообще вносить в 1С...
Я этого и не писала. Я конечно не так умна, как вы..и пишу не такими умными словами, но налоговая проверяла наши ккм(у нас их много) и отраженную выручку на 50 сч..так понятнее написала?она не соответствовала, как раз из-за неполученных денег от курьера. Вот и все.Потому решили занести в кассу 1С эту сумму позжеи сделать на туже сумму РКО, сделав акт об инвентаризации кассы.
Naaatta  33 419 баллов, г. Новосибирск
4 декабря 2015 в 13:35
Цитата (Ирина Трифонова):Я этого и не писала.
Ну да, вот это я наверно написала:
Цитата (Ирина Трифонова):Налоговая не считает нашу наличку, ее дело найти не соответствия первички и  данных в 1С.
Цитата (Ирина Трифонова):она не соответствовала, как раз из-за неполученных денег от курьера.
И что? И что? Если у вас актом оформлено то, что курьер не сдал выручку - откуда должны появиться деньги в кассе? Если у вас (вашего главбуха) не хватает опыта оспорить подобное, мы то тут причем?

Вы вообще понимаете, что приходуя в кассу денежные средства, которых нет, вы сами себя подставляете под то, что в следующий раз недостачу легко повесят на вас. Что вы тогда будете говорить - помогите, я оприходовала деньги в кассу, которых нет, а теперь с меня их взыскивают, что делать?
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер