Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Хранение документов после закрытия организации

21 декабря 2015 в 06:52
Добрый день, подскажите пожалуйста надо ли хранить документы после закрытия фирмы методом присоединения и ликвидации?
SerzhV  19 777 баллов, г. Пермь
21 декабря 2015 в 07:33
75 баллов Добавить баллы
Здравствуйте!
Цитата (Светлана Мухачева):подскажите пожалуйста надо ли хранить документы после закрытия фирмы методом присоединения и ликвидации?
https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=107875
https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=207820
https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=34628
Цитата (Портал "Все для ИП" 18.10.2013):Сдаем документы после ликвидации кампании 
Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.
Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.
На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:
 «Основные правила работы архивов организаций»;«Об архивном деле в РФ»;«Об обществах с ограниченной ответственностью»;«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».Документы, подлежащие передаче в архивное учреждениеСледует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.
1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):
приказы по основной деятельностижурнал регистрации приказов по основной деятельностиштатные расписанияструктура организацииноменклатура делописи делакты об уничтожении дел и утрате документовцелевые программы информатизациипрейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услугигодовые планы и отчетыгодовые бухгалтерские балансыгодовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНСгодовые сметы и др.уставные документыдокументы о приватизацииреестры акционеровреестры владельцев ценных бумагсписки лиц, имеющих право на дивидендыжурналы, книги учета работы с акциямизаключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контролягрантылимитыпаспорта сделокдокументы о благотворительной деятельностии другие документы2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):
приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)журналы регистрации приказов по личному составуштатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)личные дела работниковличные карточки форма Т-2трудовые договоры с физическими лицамижурналы регистрации трудовых книжек (50 лет)лицевые счета работниковрасчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)сведения о совокупном доходе работника за годиндивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)списки работников на производстве с вредными условиями трудатабели и наряды работников вредных профессийакты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.и другие документыКроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.
Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)
•             приказы на отпуска и командировки
•             приказы по административно-хозяйственной деятельности
•             договоры с юридическими лицами
•             документы по госзакупкам
•             акты о приеме выполненных работ
•             бухгалтерские документы
•             путевые листы
•             и другие документыПодготовка документов в архивСовершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг   по упорядочению и экспертизе ценности документации.
Места хранения ценных бумаг аннулируемой организацииПри упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.
К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.
Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.
Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждениеКрайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.
В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения  их действия и возмещением расходов.
Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.
На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:
ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.
21 декабря 2015 в 08:12
Слишком длинно,а можно покороче?
Т.е. если директор закроет фирму,он же является и учредитетем,он все равно должен хранить документы?А может он хранить их у себя?
SerzhV  19 777 баллов, г. Пермь
21 декабря 2015 в 08:20
Цитата (Светлана Мухачева):Слишком длинно,а можно покороче?
Если Вам лень читать, прочтите тему по второй ссылке, которую я привел выше.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер