Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Какие документы можно уничтожить после истечения срока хранения?

White_night (автор вопроса)  25 баллов, г. Екатеринбург
24 декабря 2015 в 13:38
Добрый день!

Организация в 2016 году планирует уничтожить документы с истекшим сроком хранения (2009 - 2010 года).

1. Первичные учетные документы (торг-12 входящие и исходящие, акты входящие, банковские выписки, платежные поручения, акты о списании материалов, авансовые отчеты)
2. Счет-фактуры исходящие и входящие, книги продаж и покупок
3. Счета на оплату
4. ГТД по импорту с инвойсами
5. Путевые листы
6. Квартальную отчетность (налог на имущество, налог на прибыль, ЕСН, квартальный баланс).

Оставляем на хранение:
1. Все документы по заработной плате, по трудоустройству
2. Отчеты в ПФ и ФСС,
3. Годовые балансы, отчеты о прибылях и убытках + пояснительные
4. Годовые декларации по ЕСН, налогу на прибыль, налогу на имущество
5. Декларации по НДС
6. Инвентаризации расчетов и имущества

Прочитала, что тщательно следует рассчитать срок хранения первички. Если имелась дебиторская или кредиторская задолженность, то срок хранения начинается с погашения задолженности.
Прочитала, что есть необходимость хранить платежные поручения об оплате взносов в ПФ и ФСС.
И непонятно, что делать с актами сверок с контрагентами.

Вопрос: Помогите разобраться, что из этого уничтожать, а что нет?

Спасибо!
БухОнлайн Редакция
25 декабря 2015 в 14:00
Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас. После просмотра материалов ответьте, пожалуйста, на вопрос, помогла ли вам эта информация. Если информация помогла, нажмите «Да». Если ссылки не пригодились, нажмите «Нет».

Новости и статьи
В случае утраты больничного листка факт болезни или несчастного случая можно подтвердить справкой из медучреждения 15 июня 2015
При расчете налога на прибыль стоимость товаров с истекшим сроком годности можно списать полностью 3 июня 2015
Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов 14 августа 2013

Вопросы на форуме
Условия, необходимые для уничтожения документов с истекшим сроком хранения 18 декабря 2013
Какие нормативные документы регламентируют кассовый учет? 5 октября 2015
Оформление и хранение БСО 25 июня 2014
Порядок хранения использованных БСО 10 июня 2014
Energizer  14 061 балл, г. Москва
28 декабря 2015 в 14:50
36 баллов Добавить баллы
Добрый день!
Вот кусочек из статьи К+

"Новая бухгалтерия", 2014, N 4

ПЕРВИЧНЫЕ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ: ХРАНИМ И УНИЧТОЖАЕМ

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье.

Общие сроки хранения

В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень).
В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
В Законе N 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
В Перечне, на который ссылается Закон N 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения:
- документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее пяти лет;
- квартальная бухгалтерская отчетность - пять лет;
- месячная - один год;
- аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности - пять лет;
- первичные учетные документы и приложения к ним - пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));
- лицевые карточки, счета работников - 75 лет;
- исполнительные листы работников - до минования надобности (но не менее года);
- бланки форм статистической отчетности в организациях (систематизированный комплект), не являющихся их разработчиками, - до замены новыми;
- документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, - шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования");
- трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, - 75 лет;
- личные карточки работников, в том числе временных работников, - 75 лет;
- подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - до востребования (невостребованные - 75 лет);
- счета-фактуры - четыре года;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - постоянно;
- реестры сведений о доходах физических лиц - 75 лет.

Важно. Должны храниться постоянно: годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) отчетность, бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам, книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (разд. II Перечня), документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации.

Итак, у нас есть общие сроки - четыре года для налогового учета и пять лет для бухгалтерского и сроки, обозначенные в Перечне. При этом в ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее пяти лет. Возникает вопрос, как долго хранить, к примеру, первичные документы - четыре года, пять лет или дольше. Ведь они используются и для налогового, и для бухгалтерского учета.
Чтобы не ошибиться, ориентироваться надо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее пяти лет.
Если перечисленные документы упоминаются в Перечне и срок хранения для них определен Перечнем менее пяти лет, то хранить их надо все равно не меньше пяти лет.
Документы, для которых Перечнем установлен срок более пяти лет, хранить надо в течение времени, указанного в Перечне.

Особенности отсчета сроков хранения

Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает использоваться для целей учета, причем как бухгалтерского, так и налогового (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, ч. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Некоторые виды затрат признаются в расходах в течение длительного времени. Документы, подтверждающие такие расходы, надо хранить все время, пока происходит списание расходов, плюс срок, предусмотренный Законом N 402-ФЗ, НК РФ или Перечнем.
Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ). Это касается и убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний (Постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12). А для целей бухгалтерского учета первичка, подтверждающая убытки, хранится пять лет после отчетного года. Как видим, наибольший срок в данном случае - для целей налогового учета. Им и нужно руководствоваться.
Первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому для налогового учета четырехлетний срок их хранения исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). При этом в бухгалтерском учете первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости, должны храниться не менее пяти лет. В данном случае максимальный срок - бухгалтерский.
Напомним, что документы об определении амортизации (протоколы, расчеты, ведомости, заключения) согласно Перечню нужно хранить постоянно.
Документы, подтверждающие формирование безнадежной задолженности, для целей налогового учета придется хранить не меньше семи лет: три года - срок исковой давности плюс четыре года - срок, предусмотренный НК РФ (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011). В бухгалтерском учете безнадежную задолженность надо еще пять лет отражать на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Поэтому при определении времени, в течение которого нельзя уничтожать такие документы, нужно ориентироваться на нужды бухгалтерского учета: пять лет, установленные для хранения первички Законом N 402-ФЗ, придется отсчитывать с момента аннулирования задолженности (пять лет на счете 007 плюс пять лет, предусмотренные для хранения).
Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Объясняется это требование тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения начиная с года вступления соглашения в силу п. 1 ст. 346.42 НК РФ. Значит, законодательно установленный срок хранения отсчитывается от момента, когда закончилось действие соглашения.
Документы, подтверждающие расходы на обучение, для налогового учета нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Связано это с особенностями признания расходов на обучение. Такие затраты списываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но если трудовой договор с физическим лицом был прекращен до истечения одного года с начала обучения, названные затраты придется включить во внереализационные доходы (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Получается, что документы, подтверждающие обучение, нужно хранить весь срок обучения плюс один год плюс четыре года.

Я.Русских
Эксперт
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
Подписано в печать
02.04.2014

В общем основной срок хранения так и остается 5 лет. Есть специальные сроки , например для кадровых и зарплатных документов -75 лет, для документов, которые были получены  ранее пяти лет но до сих пор используются в работе - например  документы по учету ОС. 
Так что в вашем случае надо рассматривать каждый документ отдельно.  Просто руководствуйтесь принципом : если истек срок хранения но документ используем то оставляем , если нет то уничтожаем.
White_night (автор вопроса)  25 баллов, г. Екатеринбург
28 декабря 2015 в 15:31
Добрый день,  Energizer!

Спасибо за помощь!
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер