Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Подтверждающие документы к договору на аренду транспортного средства с экипажем

Милс (автор вопроса)  439 баллов, г. Санкт-Петербург
18 мая 2016 в 06:56
Здравствуйте, уважаемые коллеги!
Подскажите, к договору аренды транспортного средства с экипажем акт приема-передачи транспортных средств оформлять не нужно? Оплата за аренду 300 рублей/ час. Для подтверждения выполненных работ достаточно путевого листа арендодателя и акта +сч/ф на оказанные услуги?
Главбух 2003  139 406 баллов, г. Кемерово
18 мая 2016 в 07:45
Цитата (Милс):Подскажите, к договору аренды транспортного средства с экипажем акт приема-передачи транспортных средств оформлять не нужно? Оплата за аренду 300 рублей/ час. Для подтверждения выполненных работ достаточно путевого листа арендодателя и акта +сч/ф на оказанные услуги?
Добрый день!
Вашему вниманию подробная статья: 
Цитата (БСС "Главбух" 17.06.2014):Организация не имеет собственного транспорта. Несколько раз за месяц возникает производственная необходимость краткосрочных поездок продолжительностью 3-5 часов. Для этой цели организация планирует заключить с физическим лицом (физическое лицо не является работником и никак иначе не связано с деятельностью организации) договор аренды автомобиля - аренда транспортного средства без экипажа. Оплата за аренду автомобиля - почасовая, выплата производится за фактическое использование автомобиля по итогам месяца после удержания НДФЛ. Сотрудники, которые будут осуществлять поездки, имеют права на вождение автомобиля. Вопросы: 1) Есть ли какие-либо факторы, позволяющие не считать договором аренды транспортного средства без экипажа использование автомобиля при указанных условиях; 1) Какие документы должны быть оформлены к Договору аренды автомобиля; 2) Каким образом оформлять передачу и возврат автомобиля; 3) Какими документами подтверждается производственный характер поездки; 4) Налоговые риски по переквалификации Договора аренды автомобиля в Трудовой договор.

1. В данной ситуации с физическим лицом может быть заключен только договор аренды транспортного средства.

2. Необходимо оформить акт приемки-передачи автомобиля, в котором подробно указать его характеристики.

3. Передача и возврат автомобиля оформляется актом приемки-передачи.

4. Производственный характер поездок подтверждается путевыми листами.

5. Договора аренды автомобиля в трудовой договор не может быть переквалифицирован, поскольку предмет и характер этих договоров разный.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: К акие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан

Чем поможет эта статья: Взять в аренду авто можно с экипажем или без него. Каждый из этих вариантов подразумевает различные обязанности сторон сделки. Рассмотрим учетные последствия для компании-арендатора, если арендодателем является гражданин.
От чего убережет: Если все операции по договору аренды будут подтверждены документами, ИФНС не предъявит вашей компании претензий.

Арендовать автомобиль можно у работника компании, учредителя или любого постороннего лица. При этом взять во временное пользование машину можно с экипажем (с услугами водителя) или без него. Но в любом случае договор обязательно заключают в письменной форме.* О том, какие еще бумаги придется оформить и как эта сделка повлияет на учет компании, пойдет речь в этой статье.

<…>

Как подтвердить расходы по арендным платежам

Учесть арендные платежи при расчете налога на прибыль можно на основании пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Чтобы подтвердить затраты на аренду, одного договора будет явно недостаточно. Придется также оформить акт приемки-передачи автомобиля, в котором максимально подробно расписать его характеристики.* Для этого можно использовать унифицированную форму или (утверждены ). Но ничто не мешает составить акт в свободной форме.

Важная деталь

Чтобы арендатор мог списать расходы, нужно оформить акт приема-передачи транспортного средства, в котором максимально подробно расписать идентификационные признаки объекта.

В акте указывают марку и государственный регистрационный номер авто, его цвет, номера кузова и двигателя. Эти данные обычно переписывают из свидетельства о регистрации транспортного средства. Кстати говоря, в акте приводят также стоимость объекта. Если арендодатель давно приобрел авто, то написать можно по сути любую величину. Ведь это нужно лишь для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете арендатора (см. образец акта ниже).*

Акт о приеме-передаче транспортного средства. Образец

Обратите внимание: если в акте не указать все характеристики машины, то условие о предмете аренды будет считаться несогласованным. А значит, будет нарушено требование статьи 607 Гражданского кодекса РФ. И договор могут признать незаключенным. Естественно, списать затраты в таком случае вряд ли удастся.

Осторожно!

Если в акте передачи не указать все характеристики машины, то условие о предмете аренды будет считаться несогласованным.*

Как списывать расходы на ремонт, страховку и обслуживание автомобиля, арендованного без экипажа

Допустим, арендованной машиной будет управлять ваш штатный водитель. То есть был заключен договор аренды без экипажа. В такой ситуации, если иное не предусмотрено договором, именно ваша компания должна платить за содержание транспортного средства, его страхование, а также тратиться на топливо и иные расходы, связанные с эксплуатацией машины.

Все эти затраты, к счастью, можно учесть в целях налогообложения прибыли.* В частности, издержки на ремонт списывают на основании статьи 260 Налогового кодекса РФ. Расходы, связанные с эксплуатацией авто (покупка топлива, мойка, парковка и др.), учитывают согласно пункта 1 статьи 264 кодекса. Кстати говоря, траты на покупку бензина компания также вправе списать в соответствии с пункта 1 статьи 254 кодекса. Оплата полисов обязательного и добровольного автострахования снижает базу по налогу на прибыль в силу кодекса.

Естественно, все эти расходы необходимо подтвердить документами. Тут понадобится внушительный комплект бумаг: договоры, чеки, квитанции об оплате, путевые листы, акты выполненных работ, свидетельство о регистрации авто и другие бланки.* Именно такой вывод следует из содержания письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81.

<…>

Главное, о чем важно помнить

1. С выплат в пользу гражданина компания-арендатор удерживает и перечисляет в бюджет налог на доходы физических лиц.

2. На стоимость услуг по управлению начисляют взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Во избежание проблем стоимость данных услуг нужно выделить в договоре отдельно.

3. Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля (покупка топлива, мойка, парковка и пр.), могут возлагаться на любую сторону сделки. Аналогичные правила действуют и в отношении обязанностей по страхованию объекта.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 18, СЕНТЯБРЬ 2010

Ольга Куликова,

эксперт журнала «Главбух»

2. Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:*
— с экипажем;
— без экипажа.*

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование* (ст. 642 ГК РФ).

<…>

Аренда автомобиля

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным.* Об этом сказано в пункте 3статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).*

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

<…>

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или№ ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.*

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

18.06.2014 г.

С уважением,

Ирина Киселева, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».
Милс (автор вопроса)  439 баллов, г. Санкт-Петербург
18 мая 2016 в 08:29
Цитата (Главбух 2003):Добрый день!
Вашему вниманию подробная статья: 
Цитата (БСС "Главбух" 17.06.2014):
Здравствуйте! Спасибо, за подробный ответ! Я в вопросе забыла уточнить, что мы организация ООО на ОСН и в арендуем автомобиль с экипажем у юр.лица на ОСН.
Главбух 2003  139 406 баллов, г. Кемерово
18 мая 2016 в 19:49
Цитата (Милс):Я в вопросе забыла уточнить, что мы организация ООО на ОСН и в арендуем автомобиль с экипажем у юр.лица на ОСН.
Это больше похоже на оказание автотранспортных услуг сторонней организацией Вашей организации. По сути: заключается договор оказания автотранспортных услуг, от контрагента -акт и сч-ф.
Если все же у Вас будет аренда, то акт приема-передачи ТС не нужен.
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер