Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Как учесть командировочные расходы директора при использовании личного автомобиля?

1 июня 2016 в 09:21
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста. Исполнительный директор часто ездит в командировки на личном авто. Как правильно учитывать расходы на ГСМ, переправы, услуги сотовой связи (телефон личный). Может быть составить  договор аренды авто? Если да, то образец киньте, пожалуйста. Очень надеюсь на Вашу помощь.
Старцева Ольга  72 794 балла, г. Пермь
1 июня 2016 в 09:43
58 баллов Добавить баллы
Добрый день!

Цитата (Люба Горбунова):Как правильно учитывать расходы на ГСМ, переправы, услуги сотовой связи (телефон личный). Может быть составить  договор аренды авто? Если да, то образец киньте, пожалуйста.
Цитата (Журнал "Главная книга" № 5 за 2014 г. 03.03.2014):В командировку на личном авто? Легко!

Да­вай­те рас­смот­рим, какие до­ку­мен­ты могут по­на­до­бить­ся для под­твер­жде­ния рас­хо­дов.

Комплект документов: все как обычно
Ра­бо­то­да­тель, на­прав­ляя со­труд­ни­ка в ко­ман­ди­ров­ку, обя­зан воз­ме­стить ему рас­хо­ды по про­ез­ду к месту ко­ман­ди­ров­ки и об­рат­но. Раз­мер таких воз­ме­ща­е­мых рас­хо­дов ор­га­ни­за­ция впра­ве уста­но­вить са­мо­сто­я­тель­но. На­при­мер, может вве­сти огра­ни­че­ния по ком­пен­са­ции сто­и­мо­сти про­езд­ных би­ле­тов (при авиа­пе­ре­ле­те — не выше эко­ном­клас­са, при про­ез­де на по­ез­де — не выше купе и т. д.).
За­кре­пить эти усло­вия необ­хо­ди­мо в ло­каль­ном нор­ма­тив­ном акте, на­при­мер в по­ло­же­нии о ко­ман­ди­ров­ках. При этом за­ко­но­да­тель­ны­ми ак­та­ми не уста­нов­ле­но, каким имен­но видом транс­пор­та со­труд­ник дол­жен поль­зо­вать­ся. Сле­до­ва­тель­но, ра­бот­ник может по­ехать в ко­ман­ди­ров­ку и на лич­ном ав­то­мо­би­ле, но с со­гла­сия ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции.
Если все во­про­сы с ру­ко­во­ди­те­лем со­гла­со­ва­ны, оформ­ля­ют­ся при­каз, ко­ман­ди­ро­воч­ное удо­сто­ве­ре­ние и слу­жеб­ное за­да­ние в обыч­ном по­ряд­ке.
Со­труд­ник в те­че­ние 3 ра­бо­чих дней со дня воз­вра­ще­ния из ко­ман­ди­ровки дол­жен пред­ста­вить в бух­гал­те­рию на про­вер­ку аван­со­вый отчет обо всех про­из­ве­ден­ных рас­хо­дах. К нему необ­хо­ди­мо при­ло­жить:
ко­ман­ди­ро­воч­ное удо­сто­ве­ре­ние с от­мет­ка­ми;
слу­жеб­ное за­да­ние с от­че­том о про­де­лан­ной ра­бо­те;
чеки АЗС, счета из го­сти­ни­цы и иные до­ку­мен­ты, под­твер­жда­ю­щие про­из­ве­ден­ные рас­хо­ды.
Если с до­ку­мен­та­ми все в по­ряд­ке, то аван­со­вый отчет пе­ре­да­ет­ся на под­пись ру­ко­во­ди­те­лю. После его утвер­жде­ния ра­бот­ни­ку воз­ме­ща­ют­ся из­рас­хо­до­ван­ные день­ги.
И вот тут важ­ный мо­мент. Как вы, на­вер­ное, уже по­ня­ли, еще до ко­ман­ди­ров­ки тре­бу­ет­ся за­фик­си­ро­вать, какая имен­но сумма будет воз­ме­щать­ся ра­бот­ни­ку по рас­хо­дам на про­езд: все рас­хо­ды по предо­став­лен­ным ра­бот­ни­ком чекам и иным под­твер­жда­ю­щим до­ку­мен­там или некая фик­си­ро­ван­ная сумма.
В связи с этим воз­мож­ны два ва­ри­ан­та.

ВА­РИ­АНТ 1 (без­опас­ный, но невы­год­ный). С со­труд­ни­ком за­клю­ча­ет­ся со­гла­ше­ние о ком­пен­са­ции за ис­поль­зо­ва­ние лич­но­го ав­то­мо­би­ля в слу­жеб­ных целях.
Тогда ему долж­ны вы­пла­тить ком­пен­са­цию в раз­ме­ре, опре­де­лен­ном в со­гла­ше­нии. При­чем может быть преду­смот­ре­но, что:
<или>сумма ком­пен­са­ции уже вклю­ча­ет в себя рас­хо­ды на ГСМ;
<или>рас­хо­ды на ГСМ ком­пен­си­ру­ют­ся сверх суммы, опре­де­лен­ной со­гла­ше­ни­ем, по под­твер­жда­ю­щим до­ку­мен­там.Но в целях на­ло­го­об­ло­же­ния сумма ком­пен­са­ции учи­ты­ва­ет­ся лишь в пре­де­лах норм, уста­нов­лен­ных за­ко­но­да­тельно. Та­ко­ва по­зи­ция ФНС.
Так, учи­ты­ва­е­мая в рас­хо­дах сумма для лег­ко­вых ав­то­мо­би­лей с ра­бо­чим объ­е­мом дви­га­те­ля:
до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
В уста­нов­лен­ных нор­мах уже учте­ны все за­тра­ты, воз­ни­ка­ю­щие в про­цес­се экс­плу­а­та­ции ав­то­мо­би­ля (износ, ГСМ, ма­те­ри­а­лы, ре­монт). Об­ра­ти­те вни­ма­ние на то, что нормы уста­нов­ле­ны за месяц. И если ко­ман­ди­ров­ка дли­лась мень­ше ме­ся­ца, то раз­мер учи­ты­ва­е­мой в рас­хо­дах ком­пен­са­ции при­дет­ся рас­счи­ты­вать про­пор­ци­о­наль­но дням, про­ве­ден­ным в ко­ман­ди­ровке.
Раз нигде не ого­ва­ри­ва­ет­ся вид «ко­ман­ди­ро­воч­но­го» транс­пор­та, зна­чит, ра­бот­ник может по­ехать хоть на ве­ло­си­пе­де. Опять же, эко­но­мия на ГСМ
Вы­пла­чен­ная ра­бот­ни­ку сумма ком­пен­са­ции, пре­вы­ша­ю­щая уста­нов­лен­ные нормы, не умень­ша­ет базу по на­ло­гу на при­быль.
Когда ра­бот­ни­ки ис­поль­зу­ют свой лич­ный транс­порт в слу­жеб­ных целях, на­ло­го­ви­ки ре­ко­мен­ду­ют оформ­лять пу­те­вые листы для под­твер­жде­ния про­из­ве­ден­ных рас­хо­дов.
А вот суды счи­та­ют, что в этом нет необ­хо­ди­мо­сти. Они от­ме­ча­ют, что оформ­ле­ние пу­те­вых ли­стов в такой си­ту­а­ции за­ко­но­да­тель­ством не преду­смот­рено. Ведь пу­те­вые листы при­ме­ня­ют­ся в целях учета ра­бо­ты при­над­ле­жа­ще­го ор­га­ни­за­ции ав­то­транс­пор­та и не пред­на­зна­че­ны для учета по­ез­док ра­бот­ни­ков на своих лич­ных ав­то­мо­би­лях, даже если это слу­жеб­ные по­езд­ки.
Но в нашем слу­чае пу­те­вой лист лучше офор­мить. Такой до­ку­мент поз­во­лит под­твер­дить ре­аль­ные рас­хо­ды на топ­ли­во, если он будет со­дер­жать ин­фор­ма­цию о фак­ти­че­ском про­бе­ге ав­то­мо­би­ля, рас­хо­де ГСМ, марш­ру­те сле­до­ва­ния.


ВА­РИ­АНТ 2 (более вы­год­ный, но и более опас­ный).
Ни­ка­кое со­гла­ше­ние с ра­бот­ни­ком не за­клю­ча­ет­ся, а ему воз­ме­ща­ют­ся все по­тра­чен­ные на бен­зин суммы со­глас­но от­че­ту. Тут также имеет смысл офор­мить пу­те­вой лист. Все рас­хо­ды на ГСМ, по­сколь­ку это обыч­ные рас­хо­ды на про­езд в ко­ман­ди­ров­ке, учи­ты­ва­ем для целей на­ло­го­об­ло­же­ния при­бы­ли.
А вот какой по­зи­ции при­дер­жи­ва­ет­ся спе­ци­а­лист Мин­фи­на.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
БА­ХВА­ЛО­ВА Алек­сандра Сер­ге­ев­на
Кон­суль­тант Де­пар­та­мен­та на­ло­го­вой и та­мо­жен­но-та­риф­ной по­ли­ти­ки Мин­фи­на Рос­сии
“Ор­га­ни­за­ция впра­ве учесть в со­ста­ве рас­хо­дов за­тра­ты на при­об­ре­те­ние топ­ли­ва в пол­ном объ­е­ме, если рас­ход топ­ли­ва не пре­вы­шал нормы, уста­нов­лен­ные ме­то­ди­че­ски­ми ре­ко­мен­да­ци­я­ми Мин­тран­са «Нормы рас­хо­да топ­лив и сма­зоч­ных ма­те­ри­а­лов на ав­то­мо­биль­ном транс­пор­те». Если фак­ти­че­ский рас­ход топ­ли­ва на по­езд­ку пре­вы­ша­ет уста­нов­лен­ные ме­то­ди­че­ски­ми ре­ко­мен­да­ци­я­ми нормы, то в со­ста­ве рас­хо­дов учи­ты­ва­ет­ся сумма, рас­счи­тан­ная по норме”.


Таким об­ра­зом, сле­дуя этим разъ­яс­не­ни­ям, вы мо­же­те учесть в рас­хо­дах не все за­тра­ты на бен­зин, а лишь в пре­де­лах норм по кон­крет­но­му ав­то­мо­би­лю. Об­ра­ти­те вни­ма­ние: хотя спе­ци­а­лист Мин­фи­на и на­ста­и­ва­ет на при­ме­не­нии норм, утвер­жден­ных Мин­тран­сом, они все-та­ки ре­ко­мен­до­ван­ные. К тому же для ав­то­мо­би­лей, вы­пу­щен­ных после 2008 г., нормы рас­хо­да ГСМ не уста­нов­ле­ны. В этом слу­чае мы ре­ко­мен­ду­ем утвер­дить их са­мо­сто­я­тель­но, опи­ра­ясь на тех­ни­че­скую до­ку­мен­та­цию к ав­то­мо­би­лю.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
Если со­труд­ник хочет по­ехать в ко­ман­ди­ров­ку на своей ма­шине, он дол­жен за­ру­чить­ся со­гла­си­ем ру­ко­вод­ства. В про­тив­ном слу­чае ему могут не воз­ме­стить рас­хо­ды на бен­зин.
Воз­ме­ща­е­мые ра­бот­ни­ку рас­хо­ды в пол­ной сумме (в том числе пре­вы­ша­ю­щие «при­быль­ные» нор­ма­ти­вы) не об­ла­га­ют­ся НДФЛ, а также стра­хо­вы­ми взно­сами, при усло­вии что:
<если>ра­бот­ни­ку вы­пла­чи­ва­ет­ся ком­пен­са­ция — по­ря­док опре­де­ле­ния этой ком­пен­са­ции уста­нов­лен со­гла­ше­ни­ем;<если>ра­бот­ни­ку воз­ме­ща­ют­ся фак­ти­че­ские рас­хо­ды на при­об­ре­те­ние ГСМ — для этого есть под­твер­жда­ю­щие до­ку­мен­ты.Необ­хо­ди­мо также, чтобы со­труд­ник предо­ста­вил ксе­ро­ко­пию тех­ни­че­ско­го пас­пор­та лич­но­го ав­то­мо­би­ля, ведь Тру­до­вым ко­дек­сом уста­нов­ле­на ком­пен­са­ция рас­хо­дов в связи с ис­поль­зо­ва­ни­ем в ин­те­ре­сах ор­га­ни­за­ции имен­но лич­но­го иму­щества.
***
Если со­труд­ник ре­гу­ляр­но ездит в ко­ман­ди­ров­ки на лич­ном ав­то­мо­би­ле, можно за­клю­чить с ним или до­го­вор арен­ды, или до­го­вор без­воз­мезд­но­го поль­зо­ва­ния. 
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Расчет зарплаты
Удобно с сервисом Контур.Бухгалтерия
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы
Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер