Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Какие документы нужны для учета ГСМ по топливным картам на поездки генерального директора?

Nika 2903 (автор вопроса)  23 балла, г. Подольск
3 сентября 2016 в 15:17
Добрый день. Подскажите, пожалуйста.
ООО на УСН 15 %.
Есть топливная карта по которой заправляется гендиректор на автомобили, который в собственности у нашей организации.
Расходы на ГСМ хотим взять в расходы по НУ.
Помогите, пожалуйста разобраться, какие документы нужны, помимо документов от поставщика, для НУ?
Ольга СМ  164 балла, г. Петрозаводск
3 сентября 2016 в 15:39
1. Все поездки должны быть экономически оправданы, т.е. если гендир ездит на этом авто на дачу отдыхать - этот ГСМ не в затраты, конечно.
2. вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
 Кроме основных сведений вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы на ГСМ при УСН.

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость горюче-смазочных материалов нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — распоряжение Минтранса).
По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).
С другой стороны, НК РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да, то каким способом, вам нужно принять самостоятельно и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.
 Если вы решили не нормировать расходы на ГСМ при УСН, то всю сумму, что отражена в бухучете, заносите в Книгу учета доходов и расходов. Если вы считаете, что целесообразнее списывать стоимость ГСМ на расходы при упрощенной системе налогообложения в пределах норм, то предлагаем вашему вниманию возможные способы подсчета лимитов.

Нормировать затраты на топливо вы можете одним из трех способов:
1) применять нормы, утвержденные распоряжением Минтранса;
2) использовать данные техдокументации завода-изготовителя авто;
3) разработать собственные нормативы учета расходов на ГСМ. (нужно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Либо поручить разработку нормативов специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов ГСМ. Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак автомобиля определенный объем бензина, например 50 л. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда. Его руководитель должен утвердить своим приказом.
 Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т. п.)

После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Nika 2903 (автор вопроса)  23 балла, г. Подольск
3 сентября 2016 в 16:22
Ольга СМ, огромное спасибо за столь развернутый ответ. Единственное у меня вопрос, обязан ли гендиректор предоставлять чеки с АЗС или хватит документов поставщика?
Подарок для новых ИП!
Ведите учет и сдавайте отчетность бесплатно
Ведение бухучета
Специально для бухгалтеров небольших компаний
Купить фискальный накопитель и услуги ОФД
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель
Ольга СМ  164 балла, г. Петрозаводск
3 сентября 2016 в 17:04
Nika 2903, если гендир расплачивается топливной картой, которую вы пополняете путем безналичного перевода на счет поставщику ГСМ, то только доки от поставщика. Если гендир еще и самостоятельно покупает бензин за нал или налом пополняет топливную карту, то, конечно, кассовые чеки с указанием вида, кол-ва и стоимости топлива должны у вас быть.
Юлия Радская Модератор
3 сентября 2016 в 17:40
Добрый день!
Ольга СМ, при цитировании указывайте, пожалуйста, автора, источник и дату публикации, но без гиперссылок. Таковы требования правил форума.
Ольга СМ  164 балла, г. Петрозаводск
4 сентября 2016 в 08:58
Юлия Радская, спасибо и извините. Теперь уже не помню, где нашла, но впредь буду указывать!
НКК Консультант
4 сентября 2016 в 15:39
Цитата (Nika 2903):Добрый день. Подскажите, пожалуйста.
ООО на УСН 15 %.
Есть топливная карта по которой заправляется гендиректор на автомобили, который в собственности у нашей организации.
Расходы на ГСМ хотим взять в расходы по НУ.
Помогите, пожалуйста разобраться, какие документы нужны, помимо документов от поставщика, для НУ?
Добрый день!

Если руководитель регулярно использует транспорт, то не лишним будет указать в должностной инструкции (трудовом договоре) на обязанность компании обеспечивать руководителя транспортом в связи с необходимостью постоянных выездов директора по производственной необходимости, для выполнения своих трудовых обязанностей: к действующим и потенциальным контрагентам, в банки, в госорганы.
Сейчас смотрят
Смотрят тему:
гость
   
Ответить Задать вопрос

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер