Как списать расходы на транспортное средство, приобретенное физическом лицом до регистрации в качестве ИП (глава КФХ)?

Цитата (Сауле Уразова):"ИП глава КФХ на ЕСХН имеет транспортное средство оформленное на фл. Транспортное средство было приобретено ранее до образования ИП главы КФХ. Как мне можно списать расходы на это тр. средсво (ГСМ, запчасти)? Я предполагаю два варианта: 1 Приказ о том что транспортное средство используется в предпринимательской деятельности, чеки и путевые листы(и все эти расходы попадают в КУДиР)

Цитата (Сауле Уразова):До этого этот вопрос был поднят, но там ссылались на ст.188 НК но она утратила силу.

Цитата (Сауле Уразова):Я списываю их по нормам 1200 руб. в мес и не более

Цитата (БСС "Главбух" 25.09.2014 г.):Как правильно списать затраты по ГСМ и запчастям ИП КФХ , транспорт зарегистрирован на физ. лицо. Машина личная собственность главы КФХ. Используется в деятельности КФХ Тайота Х ай люкс. Есть путевые листы

если Вы составляете путевые листы, затраты на ГСМ списывайте по ним.

По данным путевого листа  рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л)
=
Остаток топлива при выезде автомобиля (л)
+
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л)
–
Остаток топлива на конец дня (л)
Расходы на ГСМ списываются в полном объеме, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения. Для этого у Вас оформляются путевые листы. К ним также необходимо приложить чеки на ГСМ. Данные расходы не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А тенормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно.
Затраты на ремонт автомобиля также учитываются в полном объеме, так как автомобиль используется в предпринимательской деятельности (подтверждение - путевой лист).
Подтвердить расходы могут договоры и акты выполненных работ, если ремонт проводился автосервисом, либо товарные чеки и накладные на покупку запчастей. Также необходимо иметь в наличии документы, свидетельствующие об оплате ремонта.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
<…>
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.
Бухучет: списание ГСМ*
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л)
=
Остаток топлива при выезде автомобиля (л)
+
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л)
–
Остаток топлива на конец дня (л)
<…>
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.*
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Правда, изменения в распоряжение № АМ-23-р ни разу не вносили. В то же время многие автопроизводители существенно обновили свой модельный ряд с 2008 года. Вот и получается, что для многих современных машин норм Минтранса России вообще нет. Поэтому зачастую проще и удобнее использовать самостоятельно разработанные нормы.
Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.*
Из рекомендации «Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: Как учесть расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели на общем режиме вправе снизить налоговую базу по НДФЛ на сумму профессиональных налоговых вычетов, предусмотренных в п. 7 ст. 346.26 НК РФ НК РФ. При этом они имеют право выбрать: уменьшать базу на произведенные и документально подтвержденные расходы или ограничиться фиксированным вычетом в размере 20% полученных доходов. Понятно, что если ИП выберет второй вариант, то ни о каких конкретных видах расходов речи не идет. Поэтому дальнейшие рекомендации будут для тех, кто включает в вычет документально подтвержденные расходы.
Прежде всего отметим, что состав расходов коммерсант вправе определять самостоятельно в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному для плательщиков налога на прибыль. Обратимся к п. 7 ст. 346.26 НК РФ НК РФ. Согласно п. 7 ст. 346.26 НК РФ статьи 252 НК РФ налогоплательщики вправе учесть любые затраты, если они обоснованы и документально подтверждены. При этом обоснованными называются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо законодательством той страны, в которой были произведены эти расходы.
Таким образом, ИП имеют право учитывать любые расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они удовлетворяют указанным условиям. При этом транспорт может быть как собственным, так и арендованным. Отметим, что если автомобиль используется в производственной деятельности и предприниматель имеет возможность это доказать, то расходы будут обоснованными. Чем можно это доказать? Как правило, налоговики требуют дополнительно путевые листы, а также товарно-транспортные документы, подтверждающие перевозки. Требования эти выполнить не очень сложно. Товарно-транспортные накладные составляются по постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Оформление путевых листов следует обсудить подробнее.*
Путевые листы*
В пункту 2 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ дано следующее определение. Путевой лист – это документ, служащий для контроля работы транспортного средства и водителя. А согласно пункту 2 статьи 6 данного закона запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Так что рекомендуем обязательно составлять путевые листы во избежание споров с налоговиками.
Интересно, что унифицированные формы путевых листов для ИП не разработаны. А документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, предназначены для организаций. Конечно, никто не запрещает коммерсантам воспользоваться этими формами, но лучше поступить по-другому. п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов утверждены п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Так что предприниматель может выбрать удобную для себя форму путевого листа и именно по ней составлять документы. Отметим, что не обязательно заполнять новый путевой лист на каждую поездку. Допускается оформление путевого листа на несколько дней, неделю или любой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов). Итак, в путевом листе должно быть указано:
1) его наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Некоторые комментарии. Под сведениями о собственнике подразумевается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также его адрес и номер телефона. К сведениям о транспортном средстве относится его тип (легковой, грузовой автомобиль и т. п.), модель, государственный регистрационный знак, показания одометра при выезде из гаража и заезде обратно, даты въезда и выезда. Сведения о водителе включают его фамилию, имя, отчество и данные о проведенных медицинских осмотрах.*
Какие именно нужны документы для документального подтверждения, зависит от вида затрат. Рассмотрим подробно некоторые расходы, связанные с использованием транспорта.
ОСАГО и КАСКО – разные статьи расходов
Согласно пункту 1 статьи 4 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ владельцы транспортных средств обязаны страховать риск своей гражданской ответственности. Без полиса ОСАГО невозможно ни встать на учет в ГИБДД, ни ездить на автомобиле. За несоблюдение обязанности по страхованию и управление транспортом без страхового полиса взимается административный штраф в размере от 500 до 800 руб. (п. 2 ст. 12.37 КоАП РФ).
По договору ОСАГО владелец транспортного средства обязан уплатить страховщику страховую премию. Ее величина определяется исходя из базовых ставок и коэффициентов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739.
Согласно п. 7 ст. 346.26 НК РФ статьи 263 НК РФ плательщики налога на прибыль, а следовательно, и предприниматели на общем режиме вправе учитывать расходы на обязательное страхование, предусмотренное законодательством, только в пределах установленных тарифов. Если же индивидуальный предприниматель решил расширить ответственность, то есть увеличить максимальную сумму возмещения, указанную в законе, и, разумеется, за это доплатить, то учесть в расходах доплату не получится.
Затраты на добровольное страхование автомобиля (от угона, ущерба или комплексное страхование – КАСКО) также можно учесть, но уже согласно п. 7 ст. 346.26 НК РФ пункта 1 статьи 263 НК РФ. Причем в соответствии с п. 7 ст. 346.26 НК РФ статьи 263 НК РФ расходы на добровольное страхование учитываются в налоговой базе в сумме фактических затрат.
Для документального подтверждения расходов потребуется договор со страховой компанией, страховой полис и документ об оплате.
Пример 1
ИП Соколов А.П. занимается оптовой торговлей и применяет общий режим. Для перевозки товаров он использует личный легковой автомобиль. Предприниматель 20 декабря 2009 года оплатил полис ОСАГО стоимостью 8953,56 руб. и расширение риска гражданской ответственности до 600 000 руб. – 1800 руб. Какую сумму можно учесть в расходах?
Как уже было сказано, если страхование обязательное, то стоимость полиса учитывается в расходах лишь в пределах установленных тарифов. Так что ИП Соколов А.П. сможет включить в профессиональный вычет лишь 8953,56 руб. Добровольное страхование гражданской ответственности в п. 7 ст. 346.26 НК РФстатьи 263 НК РФ не указано, поэтому уплаченные 1800 руб. пропадут для налогообложения.
«Горюче-смазочные» затраты*
Расходы на бензин, масла и т. д. возникают у всех предпринимателей, использующих транспортные средства. Понятно, что если автомобиль используется в предпринимательской деятельности, то расходы на ГСМ будут обоснованными и уменьшат налоговую базу согласно п. 7 ст. 346.26 НК РФпункта 1 статьи 253 или п. 7 ст. 346.26 НК РФ пункта 1 статьи 268 НК РФ. Подтверждать покупку бензина, масел и других ГСМ будут, помимо путевых листов и транспортных документов, чеки ККТ, товарные чеки и накладные.*
Обсудим еще один вопрос. Плательщикам налога на прибыль Минфин рекомендует при учете ГСМ придерживаться специально разработанных норм расхода топлива и смазочных материалов (например, письмо от 04.09.2007 № 03-03-06/1/640). То есть учитывать в налоговой базе стоимость не всего использованного топлива, а лишь в пределах величины, рассчитанной по нормам. Нормы расхода распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р и распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Если какой-то конкретный автомобиль в этом документе не упомянут, следует руководствоваться технической документацией.
А должны ли нормировать расходы на ГСМ предприниматели на общем режиме? С одной стороны, да, так как при определении расходов им следует придерживаться тех же правил, что и организациям. С другой стороны, о применении каких-либо нормативов в Налоговом кодексе не сказано. Минфин же имеет право лишь разъяснять правила налогового учета, а не вводить новые. Так что коммерсантам, не боящимся споров с налоговиками, можно списывать в расходы всю стоимость потребленных ГСМ, тем более что судьи в этом вопросе поддерживают налогоплательщиков (определение ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08). Тем же, кто спорить не готов, советуем рассчитывать расходы по установленным нормативам (либо по самостоятельно разработанным и более приемлемым).*
Затраты на ремонт*
Затраты на ремонт основных средств, как собственных, так и арендованных, учитываются в расходах на основании п. 7 ст. 346.26 НК РФ пункта 1 статьи 253 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ статьи 260 НК РФ. Подтвердить расходы могут договоры и акты выполненных работ, если ремонт проводился автосервисом, либо сметы на ремонт и накладные на покупку запчастей. Также необходимо иметь в наличии документы, свидетельствующие об оплате ремонта.
Пример 2
ИП Кулаков А.С. имеет в собственности грузовой автомобиль, который используется для перевозки товаров. В декабре 2009 года коммерсант отремонтировал автомобиль, уплатив автосервису 18 400 руб. (без НДС). Договор, акт и платежные документы имеются. Какую сумму он может учесть в расходах?
Автомобиль используется в предпринимательской деятельности, поэтому при наличии путевых листов расходы на ремонт будут обоснованными. А так как они документально подтверждены и оплачены, то всю сумму затрат на ремонт (18 400 руб.) ИП вправе учесть в расходах.
<…>
Машина куплена до регистрации ИП, но используется для доставки товаров покупателям. Можно ли учитывать расходы на ГСМ?*
Расходы на транспортировку реализуемых товаров упомянуты в п. 7 ст. 346.26 НК РФНК РФ. Поэтому стоимость ГСМ можно включить в профессиональный вычет по НДФЛ, если имеются документы, подтверждающие использование данного автомобиля в предпринимательской деятельности и понесенные расходы.
ИП имеет в собственности несколько автомобилей, один из них полностью используется в розничной торговле (ЕНВД), остальные – в оптовой (общий режим). Как учитывать расходы на ГСМ?
При совмещении режимов вам нужно вести раздельный учет доходов и расходов (п. 7 ст. 346.26 НК РФ). В профессиональный вычет по НДФЛ включается только стоимость ГСМ, использованных в разъездах, связанных с торговлей оптом. Для расчета ЕНВД расходы не важны.
Три главных совета
1. Включать в профессиональный вычет можно любые расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если выполнены необходимые условия для их учета.
2. Для подтверждения расходов необходимо составлять путевые листы. Это допускается делать один раз в несколько дней, неделю или даже месяц.
3. Стоимость расходов на ОСАГО можно учесть только в пределах установленных законодательством тарифов, на добровольное имущественное страхование – полностью.
Журнал «Бухгалтерия ИП» МАРТ — АПРЕЛЬ 2010
4.Статья: Предприниматель, не оказывающий транспортные услуги, может учесть затраты на транспорт лишь частично
< … >
В данном случае машину безопаснее не учитывать в качестве основного средства. Ведь чиновники из Минфина России в письме от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79выступили против того, чтобы легковые авто, используемые для деловых поездок, были включены в состав амортизируемого имущества предпринимателя.
Тем не менее вы можете учесть текущие расходы на личный транспорт, используемый в деятельности предпринимателя. Так, если предприниматель применяет общий налоговый режим, он определяет свои расходы в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 221 НК РФ). Затраты на ГСМ, парковку и ремонт автомобилей, используемых для доставки товаров покупателям и деловых поездок, можно списать в полном объеме на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. И представители Минфина России против этого не возражают (все то же письмо № 03-04-05-01/79). Затраты на ОСАГО можно учесть в расходах на основании статьи 263 НК РФ.
Если же предприниматель применяет «упрощенку», текущие расходы на машину можно списать в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Стоимость ОСАГО — на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.*
Журнал «Главбух» № 16 Август 2011

26.09.2014 г.
С уважением,
Людмила Носова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».