распределение годовой прибыли

Для того, что бы распределить прибыль, как минимум нужны:
1. Бухгалтерская отчетность, составленная в соответствии с нормативными требованиями по бухучету, утвержденная учредителями ООО.
2. Протокол собрания учредителей о направлениях использования прибыли. Если принято решение о направлении прибыли на выплату дивидендов - должно быть указано кому и сколько.
3. На основании этих документов бухгалтер проводит начисление дивидендов и удержание НДФЛ.

У Вас как раз тот случай, когда неведение бухучета в силу применения УСН, выходит боком. Понимаю, что ОЧЕНЬ трудно объяснить Вашему директору, что просто снять деньги с расчетного счета , да еще и с отметкой "распределение прибыли" - это неправомерно. Но это нужно сделать. Иначе, сами знаете, каковы последствия неудержания НДФЛ. Вот о них Вы ему и объясните. А кроме того, многие налоговые органы считают, что коль не велся бухучет, прибыль достоверно не определена, то, те деньги, которые снял Ваш директор не дивиденды, а просто доход, подлежащий налогообложению по ставке 13%. Чувствуете разницу?

Вы должны эту сумму отнести на дивиденты учредителя, удержав 9% налог на доходы физических лиц. При упрощенной системе налогообложения при начислении дивидентов возникает обязанность вести бухгалтерский учет.

Полностью с Вами согласна. Один раз наступила на эти грабли и теперь во всех фирмах, где УСН веду бухгалтерский учет, и деректора, с которыми работаю - прежде чем совершить какую-то финансовую операцию советуются с главным бухгалтером, а не действуют наобум. Говоря потом, придумай что-нибудь.