Как определить наличие недостачи?

Ирина Ротнова, это реальная ситуация. по этим данным нам 2 продавцам расчитали недостачу в 17391р.м мне кажется нас обманывают

margorit, здравствуйте, Вы должны к остатку предыдущей ревизии добавить приход товара, добавить долг населения отнять выручку (кассу), отнять списание, отнять погашение долга населения (если он имел место быть) и получить остаток теоретический. Теоретический остаток должен быть равен фактическому. При неравенстве обнаружите недостачу либо излишек. Поэтому есть вопросы: была ли за период выручка (сдавались ли деньги в кассу?), было ли за период списание(а может уценка, наценка?) было ли за период погашение задолженности населением?, на момент нынешней ревизии есть ли задолженность населения?
Все эти вопросы возникают из того что у Вас за период прихода было на 1 миллион (грубо говоря) а остаток по ревизии на 400тысяч. Значит был расход (иначе сумасшедшая недостача), а его Вы не указали

да на момент этой ревизии долг населения-40325
в кассе на момент ревизии 26523
списание-10500

Добрый день, margorit (автор вопроса).
Если Вы проводите ревизию товара, следовательно, должны сверять остатки и движения товара по количественному и стоимостному значению.
То есть условно (при отсутствии недостач) должно соблюдаться равенство:
остаток товара на начало периода + поступление товара за период - расход товара за период = остаток товара на конец периода
Показатель "долги населения" какую информацию именно о движении товара несет?
У Вас есть данные всего о проданном товаре: о том, что был куплен и оплачен в периоде + о том, что продан в долг?

Студентка-заочница, с Вами я не согласна в том, чтобы мешать все в кучу: приход-расход товара и кассовые операции, ревизия должна проводится отдельно по каждому виду имущества - по товару и по денежным средствам, т. к. кассовые операции могут быть не только по приему выручки, и остаток денежных средств формироваться не только из сумм поступлений от покупателей.

margorit, этого мало, судя по Вашим приходам. С прошлой ревизии сколько денег сдали в виде выручки?

оплата поставщикам за 2 мес- 697195.77

Татьяна Матвеева, можете привести формулу для подсчета

margorit, т.е. Вы платили только поставщикам? Директор(хозяин, бухгалтер) выручку у Вас не забирал?
Вот что у Вас должно получиться:
207797,46+1167159,88+63929,6-10500-697195,77=731191,17 т.е. на эту сумму у Вас должен быть фактический остаток
У Вас же 405696,3+40325+26523=472544,3
И в итоге получается 472544,3-731191,17= - 258646,87 Вот такая недостача у Вас по Вашим данным. Если все таки у Вас забирали выручку еще, то сумму этой выручки нужно отнять от 731191,17 и уже разницу подставлять в формулу: 472544,3-Х(то что у Вас получилось).
Если ответ со знаком "-", то это недостача, если со знаком "+", то это излишки

Поставщикам мы должны- 96311, эта сумма как то учитывается? И долги начальства и наши по продуктам за апрель-71184, и май-42295.

Вы складываете мухи и котлеты.
207 797,46 и 116 7159,88 - это величины товара, если автор вопроса правильно указал
63 929,60 - это долг покупателей, он движения товара не отражает. для чего Вы его суммируете с товарными остатками?

Ревизия (как и учет) должна проводится отдельно по каждому виду имущества :
- по товару (при отсутствии недостач) должно соблюдаться равенство:
остаток товара на начало периода + поступление товара за период - расход товара за период = остаток товара на конец периода;
- по денежным средствам в кассе (при отсутствии недостач) должно соблюдаться равенство:
остаток денежных средств на начало периода + поступление денежных средств (в т. ч. от покупателей) за период (сумма всех ПКО и пробитых чеков при принятии наличности в оплату товара, ПКО на возврат остатков подотчетных средств и т.п.) - выдача денежных средств из кассы за период (в т. ч. сдача наличных в банк, выдачи в подотчет, выплаты з/платы и т. п.) = остаток денежных средств на конец периода;
- по долгам (если речь только о дебиторской задолженности покупателей) должно соблюдаться равенство:
остаток долга на начало периода + начисление задолженности за проданный товар за период - списание задолженности за проданный товар (поступление денежных средств в оплату товара) за период = остаток долга на конец периода. 
(если речь только о кредиторской задолженности поставщикам) должно соблюдаться равенство:
остаток долга на начало периода + начисление задолженности за приобретенный товар за период - списание задолженности за приобретенный товар (уплата денежных средств за приобретенный товар) за период = остаток долга на конец периода.

Татьяна Матвеева, 
ну почему же не отражает? Это долг покупателей за товар, а значит товар передан покупателю, а значит это и есть отражение движения товараЯ написала автору вопроса примитивный пример расчета ревизии в магазине. Если бы автору нужен был правильный бухгалтерский учет, я бы расписала все правила проведения инвентаризации, регламентированные Минфином РФ. В данном случае, автора интересует правильно ли Я ни в коем случае не ставлю под сомнения Ваш ответНо, считаю, что для человека без бухгалтерского образования мои расчеты более понятны, тем более, как бы не посчитала автор вопроса (так как предложила я или так как рекомендуете Вы) результат будет одинаковый.
Хотя автор так и не написала все данные

если Вы считаете, что товар передан покупателю, зачем эту сумму прибавлять к остаткам товара, тогда уж вычесть надо по Вашей логике, если рассматривать именно движение товара.а разве ревизию в магазине делают не по регламентированным правилам, есть какие-то особенные? 
человека без бухгалтерского образования тем более не нужно путать дальше и поддерживать в его ошибочном понимании ситуации.
Какой результат вообще можно получить путем складывания подряд всех данных, я не понимаю, он не даст никакого представления ни о наличии товарных остатков, ни денег, ни долгов. и в чем конкретно недостача (в товаре, в деньгах и т.п.) или ошибка учетная тоже в этом случае сразу не поймешь. Какой смысл в таких расчетах?
Спорить с Вами дальше я не хочу, в правилах форума прописано, что ответы должны даваться соответствующие прописанным действующим законодательством норм. При ревизии в полной мере применяется Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", а также сама методология учета движения активов (обязательств) на счетах учета, из нее как раз выводятся приведенные мной формулы. Если Вами предложенная методика обоснована каким-то регламентом, приведите его здесь, пожалуйста, чтоб автор вопроса также мог к нему обратиться.

вот так это у нас

margorit, математически ответ правильный. Вот у Вас есть сумма 1857 продано в нашей ревизии, это сумма денег за товар, который после пересчета или до?

Студентка-заочница, это сумма проданного товара во время ревизии, т.е.этот товар уже плдсчитан

margorit, тогда все верно и у Вас недостача🤨. Пересчитайте все приходы, долги и выручку, может ошибка в этих суммах. А математически Вы правильно посчитали

Добрый день, столько лет работаю, делаю ревизию, а так во всех цифрах запуталась. Как мы делали, берете товарный отчет:
предыдущий остаток+приход-касса-оплата поставщику-списание=остаток по отчету (пример 250000). Сверяете с тем, что посчитали в магазине (180000).  
Выходит разница (к примеру в 70000), из них вычитаете долг населения, это и есть их недостача.

Добрый день!
margorit (автор вопроса)    -думаю ,что этот шифр "Алекс Юстасу" сможет расшифровать только автор сего произведения.
Согласна с Татьяной Матвеевой ,смешали всё- и мух и котлеты и специи добавили.