Какими документами оформить компенсацию работнику расходов на приобретение ТМЦ?

Question

Добрый день!Сотрудники ООО на УСН (доходы) и ООО на ОСНО для нужд организаций покупают товарно-материальные ценности (например, канцелярию), получают услуги (например, на почте), в то время как подотчетные средства сотрудникам не выдаются. Организации планируют возвращать (компенсировать) сотрудникам эти расходы.&#160;Какими документами правильно оформлять такие операции, включая "внутренние" со стороны самих организаций и "внешние" документы поставщиков, (подтверждающие факт оплаты и факт получения ценностей/услуг), в том числе документы, формируемые ККТ?&#160;Спасибо большое!

ViktoryBuh · Accepted Answer

Цитата (ММаринаС):предполагается компенсировать затраты сотрудникам после того, как ценности/услуги будут приобретены ими.

Как я понимаю, выдача денежных средств под отчет происходит до приобретения ценностей/услуг (выдача авансом), сотрудник становится подотчетным лицом, приобретает ценности/услуги и отчитывается по их приобретению, заполняя авансовый отчет.

На практике трудоемко реализовать методику, предложенную в материале Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет
Обычно подотчетные расходы, произведенные до выдачи денежных средств проводят как под отчет, оформляя Авансовый отчет с прикрепленными первичными документами, РКО.
Получится некорректное выполнение требования п 6.3 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, но в практике не встречала штрафов за нарушение кассовой дисциплины за проведение под отчета с последующей компенсацией.
В Бух учете расчеты с работниками в данной ситуации корректно отражать на счете 73 ( План счетов ФХД Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94).

Practice · Answer

Главным документом по подотчтным суммам является авансовый отчет.
Он составляется по стандартной форме, прикладываются все первичные документы , подтверждающие произведенные расходы и утверждается генеральным директором
Полученная сумма к возмещению выдается в кассе или перечисляется на банковскую карту сотруднику.
Если сотрудник приобретает товары или услуги как физическое лицо, то поставщик кроме чека ККТ может ничего не выдать.
Для получения документов от поставщика - ТОРГ12, счет - фактуры, акта надо сотруднику оформить доверенность от организации и вы получите полный комплект документов.

ММаринаС · Answer

Practice, спасибо большое за ответ, но эти суммы не выдаются под отчет.

ViktoryBuh · Answer

Здравствуйте.Цитата (ММаринаС):Сотрудники ООО на УСН (доходы) и ООО на ОСНО для нужд организаций покупают товарно-материальные ценности (например, канцелярию), получают услуги (например, на почте), в то время как подотчетные средства сотрудникам не выдаются. Организации планируют возвращать (компенсировать) сотрудникам эти расходы.&#160;Какими документами правильно оформлять такие операции,Цитата (ММаринаС):но эти суммы не выдаются под отчет.То есть вы совсем не компенсируете работникам расходы, понесенные в интересах организации? Даже после предоставления подтверждающих первичных документов?Если так, то получается безвозмездная помощь работников организации, у вас внереализационный доход на сумму полученных канцтоваров, почтовых услуг. (п 8&#160; Статья 250. НК, п. 1 ст. 346.15 НК).

ММаринаС · Answer

ViktoryBuh, предполагается компенсировать затраты сотрудникам после того, как ценности/услуги будут приобретены ими.

Как я понимаю, выдача денежных средств под отчет происходит до приобретения ценностей/услуг (выдача авансом), сотрудник становится подотчетным лицом, приобретает ценности/услуги и отчитывается по их приобретению, заполняя авансовый отчет.

В нашей ситуации нет аванса, нет подотчетного лица, т.к. нет предварительной выдачи денежных средств.

Вопрос состоит в том, как в нашей ситуации правильно оформить документацию по возмещению (компенсации) сотруднику расходов?

ММаринаС · Answer

ViktoryBuh, спасибо большое!

ММаринаСспросил18 августа 2018 в 18:08 644 просмотра Подтверждающие документы  Какими документами оформить компенсацию работнику расходов на приобретение ТМЦ? Добрый день! Сотрудники ООО на УСН (доходы) и ООО на ОСНО для нужд организаций покупают товарно-материальные ценности (например, канцелярию), получают услуги (например, на почте), в то время как подотчетные средства сотрудникам не выдаются. Организации планируют возвращать (компенсировать) сотрудникам эти расходы. Какими документами правильно оформлять такие операции, включая "внутренние" со стороны самих организаций и "внешние" документы поставщиков, (подтверждающие факт оплаты и факт получения ценностей/услуг), в том числе документы, формируемые ККТ? Спасибо большое! Новый вопрос Ответить

Practice 433 балла 18 августа 2018 в 19:28 Главным документом по подотчтным суммам является авансовый отчет. Он составляется по стандартной форме, прикладываются все первичные документы , подтверждающие произведенные расходы и утверждается генеральным директором Полученная сумма к возмещению выдается в кассе или перечисляется на банковскую карту сотруднику. Если сотрудник приобретает товары или услуги как физическое лицо, то поставщик кроме чека ККТ может ничего не выдать. Для получения документов от поставщика - ТОРГ12, счет - фактуры, акта надо сотруднику оформить доверенность от организации и вы получите полный комплект документов. 18 августа 2018

Конструктор учетной политики на 2025 год для УСН и ОСНО Воспользоваться бесплатно Реклама 16+. Реквизиты

ММаринаСАвтор вопроса 0 баллов 18 августа 2018 в 23:17 Practice, спасибо большое за ответ, но эти суммы не выдаются под отчет. 18 августа 2018 (Изменено)

ViktoryBuh г. Ростов-на-Дону207 480 баллов 19 августа 2018 в 10:06 58 баллов Здравствуйте. Цитата (ММаринаС):Сотрудники ООО на УСН (доходы) и ООО на ОСНО для нужд организаций покупают товарно-материальные ценности (например, канцелярию), получают услуги (например, на почте), в то время как подотчетные средства сотрудникам не выдаются. Организации планируют возвращать (компенсировать) сотрудникам эти расходы. Какими документами правильно оформлять такие операции, Цитата (ММаринаС):но эти суммы не выдаются под отчет. То есть вы совсем не компенсируете работникам расходы, понесенные в интересах организации? Даже после предоставления подтверждающих первичных документов? Если так, то получается безвозмездная помощь работников организации, у вас внереализационный доход на сумму полученных канцтоваров, почтовых услуг. (п 8 Статья 250. НК, п. 1 ст. 346.15 НК). 19 августа 2018 58 баллов

ММаринаСАвтор вопроса 0 баллов 19 августа 2018 в 10:17 ViktoryBuh, предполагается компенсировать затраты сотрудникам после того, как ценности/услуги будут приобретены ими. Как я понимаю, выдача денежных средств под отчет происходит до приобретения ценностей/услуг (выдача авансом), сотрудник становится подотчетным лицом, приобретает ценности/услуги и отчитывается по их приобретению, заполняя авансовый отчет. В нашей ситуации нет аванса, нет подотчетного лица, т.к. нет предварительной выдачи денежных средств. Вопрос состоит в том, как в нашей ситуации правильно оформить документацию по возмещению (компенсации) сотруднику расходов? 19 августа 2018

Проверить себя или контрагента по «черным спискам» ФНС Попробовать Реклама 16+. Реквизиты

ViktoryBuh г. Ростов-на-Дону207 480 баллов 19 августа 2018 в 10:55 88 баллов Цитата (ММаринаС):предполагается компенсировать затраты сотрудникам после того, как ценности/услуги будут приобретены ими. Как я понимаю, выдача денежных средств под отчет происходит до приобретения ценностей/услуг (выдача авансом), сотрудник становится подотчетным лицом, приобретает ценности/услуги и отчитывается по их приобретению, заполняя авансовый отчет. На практике трудоемко реализовать методику, предложенную в материале Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет Обычно подотчетные расходы, произведенные до выдачи денежных средств проводят как под отчет, оформляя Авансовый отчет с прикрепленными первичными документами, РКО. Получится некорректное выполнение требования п 6.3 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, но в практике не встречала штрафов за нарушение кассовой дисциплины за проведение под отчета с последующей компенсацией. В Бух учете расчеты с работниками в данной ситуации корректно отражать на счете 73 ( План счетов ФХД Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94). 19 августа 2018 (Изменено) 88 баллов

ММаринаСАвтор вопроса 0 баллов 19 августа 2018 в 14:50 ViktoryBuh, спасибо большое! 19 августа 2018