Как оплатить аренду автомобиля работающему по договору ГПХ в случае ежегодного отпуска?

Цитата (White_night):Добрый день!

Помогите советом!

Мы ООО на ОСНО.

Заключен договор аренды автомобиля без экипажа с сотрудником. Выдана топливная карта. Заполняются путевые листы.

Сумму арендной платы перечисляем в первых числах следующего месяца за предыдущий.

Сотрудник уходит в отпуск на две недели.

Необходимо ли произвести перерасчет арендной платы в том месяце, когда он был в отпуске?

Допустим - 2 недели работал и 2 недели был в отпуске. А за месяц сумма арендной платы - 10 000 руб.
То выплатить мне ему нужно будет 10 000 или 5 000?

Буду признательна за помощь!

Цитата (Н.А.Мартынюк Эксперт по налогообложению "Главная книга", 2014, N 8):Вопрос: Имеется договор аренды автомобиля у работника с ежемесячной арендной платой, которая идет в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В феврале у этого человека отпуск. Слышала, что нельзя включать арендную плату, приходящуюся на время отпуска, в налоговые расходы. Так ли это?
Д.Громченко, Брянская обл.
 
Ответ: Это не так. По договору аренды ваша организация получает право пользования автомобилем на определенный срок. И в течение всего этого срока арендную плату нужно включать в расходы. Ведь это плата не только за использование автомобиля как таковое, но и за то, что он у организации наготове и в любой момент, как только возникнет необходимость, она может воспользоваться им. На время отпуска работника договор аренды не прерывается и право пользования остается у вашей организации. Ездить на авто по делам организации в течение всего срока аренды может не только сам работник, но и другие сотрудники.
Это верно, даже если уходящий в отпуск работник - ваш единственный водитель. Представьте, что вы арендовали это авто у сторонней фирмы (ИП, физлица), а ваш штатный водитель точно так же ушел в отпуск. Вы же не станете исключать арендную плату за это время из налоговых расходов. Более того, арендованный автомобиль вполне может простаивать и в рабочие для сотрудника дни.
Вместе с тем в такой ситуации вероятность претензий со стороны инспекции исключить нельзя. Так, Минфин выступил против списания в налоговые расходы арендной платы за время, когда арендованное оборудование находилось на складе временного хранения и организация в принципе не могла им пользоваться <1>. Правда, суд с этим не согласился, указав, что НК не ограничивает отнесение арендной платы к налоговым расходам только периодом полезного использования арендованного имущества <2>.
 
Примечание
Не путайте арендную плату с компенсацией за использование в работе личного имущества. Компенсацию платят, когда работник сам использует свое имущество в своей работе <3>. Поэтому Минфин возражает против списания компенсации в налоговые расходы за дни болезни, отпуска и прочего отсутствия на работе, то есть тогда, когда имущество не используется в служебных целях <4>.
 

---

<1> Письмо Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-06/1/390.
<2> Постановление ФАС СКО от 27.05.2013 N А32-40947/2011.
<3> Статья 188 ТК РФ.
<4> Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 2).