Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена
Марина Серг

Как списать ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях?

добрый день!
Организация на УСН (д-р). заключен договор с компанией на топливные карты. в Обществе есть два автомобиля как основные средства, один автомобиль в аренде у директора, путевые листы на них заполняются. есть сотрудники, которые хотят пользоваться топливными картами, но не хотят заключать договор аренды автомобиля. До определенного момента чеки списывали на ОС. но теперь чеков стало много и в итоге показания спидометра значительно больше фактического.
Возможно ли списание гсм по топливным картам и путевым листам этих сотрудников на расходы по УСН? например, если мы этим сотрудникам будем платить компенсацию за использование автомобиля в служебных целях (или о компенсации в данном случае говорить совсем неуместно)? или может есть еще может варианты?
спасибо!
ОтветитьНовый вопрос. . .
Nataly S 269 867  баллов
24 августа 2018 в 16:43
Бухгалтерия
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Контур.Путевые листы»
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
28 августа 2018 в 12:47
Nataly S, спасибо за ответ! к сожалению, в данных статьях я не нашла ответа на свой вопрос...
Возможно ли списание гсм по топливным картам и путевым листам этих сотрудников на расходы по УСН? например, если мы этим сотрудникам будем платить компенсацию за использование автомобиля в служебных целях (или о компенсации в данном случае говорить совсем неуместно)? или может есть еще может варианты?
Nataly S 269 867  баллов
28 августа 2018 в 12:55
В темах и статьях по ссылкам написано, как сделать правильно.

Цитата (Марина Серг):есть сотрудники, которые хотят пользоваться топливными картами, но не хотят заключать договор аренды автомобиля.
Если у Вас задача придать неправильному видимость правильного, то ответа на этот вопрос по ссылкам найти действительно невозможно. Подмигиваю

В сложившейся ситуации возможны варианты:
- не давать сотрудникам пользоваться топливными картами,
- давать сотрудникам пользоваться топливными картами, но при этом они должны возместить работодателю понесенные расходы; вариант нежелательный, так как проверяющие могут расценить это в качестве реализации ГСМ, одно дело, когда сотрудник тратит топливо частично для рабочих поездок, и частично для личный поездок, и совсем другое дело, когда сотрудник использует ГСМ и полностью возмещает его стоимость,
- признать стоимость ГСМ доходом сотрудников в натуральной форме со всеми вытекающими налоговыми последствиями.
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
28 августа 2018 в 13:31
Nataly S, спасибо за ответ! извините за некорректный вопрос. уточню немного...
возможно ли платить компенсацию за использование авто в пределах нормы и при этом списывать гсм по топливным картам на расходы по усн?

дело в том, что не могу директора убедить ни в чем. говорю, что нужно убедить сотрудников в том, что необходимо заключить с ними договор аренды авто, либо не давать топливные карты. люди спрашивают, а зачем им договор, если им и так дают топливную карту...(( Он говорит, списывай весь бензин на одну машину (до недавнего времени машин было больше и было проще, у каждого свой водитель и карта теперь люди с арендой и картами уволились, а которые принялись новые, не хотят заключать договор аренды). представьте себе, что карт аж 4 штуки теперь и часто в день заправляются по нескольким картам. я говорю, что такие расходы может налоговая не пропустить и что я инспектору не смогу объяснить, почему один водитель по нескольким картам заправляется. а каждый день делать акт приемки-передачи газели от одного водителя другому, для меня не вариант. честнее будет просто сразу гсм списывать на непринимаемые расходы, оставляя две машины и двух водителей, мне аж проще будет. Но опять же, не скажет ли налоговая, куда деваете бензин и будьте добры заплатить ндфл и страх взносы, если даете его сотрудникам. поэтому пока думаю возможна ли компенсация за использование авто в служебных целях с оформлением путевых листов и списанием гсм на затраты, если это возможно...
28 августа 2018 в 17:51
Добрый день.
Цитата (Марина Серг):возможно ли платить компенсацию за использование авто в пределах нормы
Насколько я поняла, фактически автомобили этих работников в служебных целях не используются. А то, что Вы намерены оформить документально, совершенно очевидно подпадает под понятия, установленные ст. 170 ГК РФ:
Цитата:1. Мнимая сделка, то есть сделка, совершенная лишь для вида, без намерения создать соответствующие ей правовые последствия, ничтожна.
2. Притворная сделка, то есть сделка, которая совершена с целью прикрыть другую сделку, в том числе сделку на иных условиях, ничтожна. К сделке, которую стороны действительно имели в виду, с учетом существа и содержания сделки применяются относящиеся к ней правила.
Цитата (Марина Серг):дело в том, что не могу директора убедить ни в чем. говорю, что нужно убедить сотрудников в том, что необходимо заключить с ними договор аренды авто, либо не давать топливные карты. люди спрашивают, а зачем им договор, если им и так дают топливную карту...(( Он говорит, списывай весь бензин на одну машину
Цитата (Марина Серг):не скажет ли налоговая, куда деваете бензин и будьте добры заплатить ндфл и страх взносы, если даете его сотрудникам.
Непременно скажет, когда поближе рассмотрит всё это безобразие. А директор переведет стрелки на бухгалтера, практически не сомневаюсь в этом.
https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2010/1/2847
https://www.buhonline.ru/pub/comments/2017/7/12491
Бухгалтерия
Заполняйте накладные, акты, счета‑фактуры и ведите бухгалтерию ИП
Nataly S 269 867  баллов
28 августа 2018 в 20:44
Цитата (Марина Серг):, а которые принялись новые, не хотят заключать договор аренды). представьте себе, что карт аж 4 штуки теперь и часто в день заправляются по нескольким картам. я говорю, что такие расходы может налоговая не пропустить и что я инспектору не смогу объяснить, почему один водитель по нескольким картам заправляется. а каждый день делать акт приемки-передачи газели от одного водителя другому, для меня не вариант. честнее будет просто сразу гсм списывать на непринимаемые расходы, оставляя две машины и двух водителей, мне аж проще будет.
Не принимать расходы в налоговом учете при отсутствии первичных документов - это само собой, но этого мало. Налоговики непременно захотят узнать, куда именно девается топливо, и чьим доходом является, и  вопрос
Цитата (Марина Серг):не скажет ли налоговая, куда деваете бензин и будьте добры заплатить ндфл и страх взносы, если даете его сотрудникам.
встает в полный рост.
В организации должен быть налажен учет движения топливных карт. На ком они числятся, кто их получал под роспись, директор?  Тогда ему не позавидуешь, потому что потраченное топливо - это доход директора в натуральной форме, ведь это он заправляется по нескольким картам в день, и не столь  важно, кому он передал из рук в руки (не под роспись) топливную карту, супруге, соседу или работнику.
Цитата (Марина Серг):дело в том, что не могу директора убедить ни в чем.
ФНС убедит, когда потребует директора уплатить НДФЛ с его доходов в натуральной форме. Когда ему придется выложить из кармана 13% НДФЛ со стоимости ГСМ, тогда и убедится, что бухгалтер не просто так беспокоится. Через кошелек оно быстрее всего доходит. Улыбаюсь
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
29 августа 2018 в 09:47
Александра Кривошеева, доброго дня и спасибо за ответ!!
получается, что по трудовому договору сотрудникам предоставляется проезд на работу и обратно. но кого-то возят на газели (она грузо-пассажирская), а кто-то добирается на своем авто, зависит от объектов. прорабы ездят по служебным целям в самом деле, закупают товар как на личном авто, так и на газели, сами с директором решают кто и куда поедет).
разделить для меня, что было на самом деле, очень сложно, просто нереально, только с чьей-то помощью. с пол года назад я с трудом убедила директора, что ответственное лицо, то есть водитель должен сам заполнять путевой лист и отчитываться тем самым по своей топливной карте, так как я не могу знать, кто куда ездит (а теперь с 1 сентября руководитель сказал, чтоб я опять сама заполняла путевые листы, работники на это все не должны тратить свое время!)
одно радует, топливные карты у всех забирают по моему настоянию. руководитель сказал, что пока сам будет платить из своего кармана, деньги есть. но это пока есть, думаю, что через месяц все вернется, так как это не выход...
29 августа 2018 в 10:09
Цитата (Марина Серг):теперь с 1 сентября руководитель сказал, чтоб я опять сама заполняла путевые листы, работники на это все не должны тратить свое время
Но бухгалтер не экстрасенс; а водители, убеждающие директора, что так уж сильно заняты, что не в силах выбрать время для записи трех слов в строке путевого листа, конечно заинтересованы в бесконтрольном использовании ГСМ. И явно не только в производственных целях. Жаль, что директор этого не понимает.
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
29 августа 2018 в 10:11
Nataly S, добрый день и спасибо за ответ
директор брал карты все на себя, о существовании новых я узнавала только когда видела отчет по гсм в конце месяца. переделать на ответственных лиц в свое время тоже не получалось, так как карты ходили по рукам бесконтрольно. единственное, что я смогла сделать, это на две карты обязать двух сотрудников заполнять путевые листы и "пригрозить" удержанием из зарплаты никому их не передавать. Да еще к тому же количество сотрудников не изменилось, а арендованных машин поубавилось Но слава Богу, что карты забираем, (руководитель сказал будет платить из своего кармана). но это временно и мне нужно быть готовой, что карты захотят снова вернуть. надеюсь, к тому времени будут ответственные лица хотя бы, которые либо будут согласны, что у них будет удержан ндфл, либо согласятся на аренду авто. ну и конечно директор будет согласен на все налоги. пока я его пугала только тем, что придется снять это все с расходов, если ничего не изменить. С одним руководителем поругалась по этому поводу, он говорил, "на прошлой работе мы заправлялись как хотели, просто сдавали чеки и было все нормально, а ты, мол, ерунду говоришь". но слава Богу, он уволился и с другим руководством немного проще стало разговаривать
мои руководители харахорились, мол "пусть все снимают, главное чтоб был рабочий процесс, заплатим".... но сейчас по деньгам ситуация обрисовывается мягко сказать "не очень" и я работаю здесь с самого открытия и болею за фирму всей душой

Nataly S, 
так вот, исходя из всего этого бардака есть ответ на мой вопрос: возможно ли платить компенсацию за использование авто в пределах нормы и при этом списывать гсм по топливным картам на расходы по усн? автомобили в самом деле используются либо в служебных целях, либо для проезда к месту работы

1карты мы сейчас забираем,
2переоформляем на ответственных лиц

если нет, то либо буду делать очередную попытку в заключении договоров аренды с сотрудниками, либо будем готовиться к тому, что будем платить все налоги.
может, какое-то письмо для руководителей составить, указав в нем все положительные и отрицательные стороны....Я вот им говорю каждый раз, что могу расслабиться и делать, как они хотят, но хочется же правильно...
а почему сотрудников "заклинило" с этими договорами аренды, не могу понять... кто-то боится чего-то, у кого-то субсидии, а кто-то говорит, а зачем, если вы мне итак карты или деньги даете, без договора... (((
Бухгалтерия
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Контур.Путевые листы»
29 августа 2018 в 10:34
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
29 августа 2018 в 10:37
Александра Кривошеева, 
да, еще один момент, за гсм расходы он скорее всего будет возмещать им со своей банковской карты...как раз до того момента, пока карту ему не заблокируют...
у меня от глупости руководства иногда руки опускаются...

Александра Кривошеева, спасибо за ответ. прочла статьи
если директор едет в офис, то возможность добираться на общественном транспорте есть, если на объекты, то нет
сотрудники тоже на объекты не могут добираться общественным транспортом. один вообще в поле стоит, там завод строится, один за городом на территории функционирующего завода. кому-то 15 км ехать, кому-то 30, кому-то 50. люди тоже в разных местах живут
по поводу компенсации гсм, входящей в компенсацию за использование служебного авто, понятно. Но мы же не компенсируем гсм по факту предоставления чеков, а хотим использовать топливные карты
Вобщем, я так понимаю, что согласно этой статье можем учесть... или нет.... голова кругом
может, письмо в налоговую написать с корректно сформулированным вопросом...и ждать ответа, пока директор со своего кармана платить готов
29 августа 2018 в 11:09
Цитата (Марина Серг):если директор едет в офис, то возможность добираться на общественном транспорте есть
Значит эту часть пути в путевой лист включать не стоит. Есть еще вариант (но он работает при аренде автомобиля): если у организации нет своего или арендованного гаража, а оплачивать услуги стоянки будет значительно дороже (делаете расчеты, сравниваете суммы затрат, оформляете в виде аналитической записки), можно включить в договор с работником условие о том, что он обязуется обеспечить ночное хранение автомобиля в личном гараже под свою ответственность. И тогда эта часть пути может считаться поездкой в гараж.
Цитата (Марина Серг):сотрудники тоже на объекты не могут добираться общественным транспортом. один вообще в поле стоит, там завод строится, один за городом на территории функционирующего завода. кому-то 15 км ехать, кому-то 30, кому-то 50. люди тоже в разных местах живут
В таких случаях принято организовывать доставку автобусом к началу рабочей смены и по окончании её; потому что так получается дешевле, да и с дисциплиной работников куда больше порядка. Но если у вас есть какие-то особенности, действительно не позволяющие организовать централизованные перевозки, потребуется документально подтвердить их, чтобы доказать налоговикам экономическую обоснованность затрат на индивидуальные поездки работников на своих автомобилях.
Цитата (Марина Серг):по поводу компенсации гсм, входящей в компенсацию за использование служебного авто, понятно. Но мы же не компенсируем гсм по факту предоставления чеков, а хотим использовать топливные карты
А какая разница?
Марина Серг (автор вопроса) 36  баллов, г. Ростов-на-Дону
29 августа 2018 в 11:48
Александра Кривошеева, спасибо за статьи
Цитата (Александра Кривошеева):Значит эту часть пути в путевой лист включать не стоит. Есть еще вариант (но он работает при аренде автомобиля): если у организации нет своего или арендованного гаража, а оплачивать услуги стоянки будет значительно дороже (делаете расчеты, сравниваете суммы затрат, оформляете в виде аналитической записки), можно включить в договор с работником условие о том, что он обязуется обеспечить ночное хранение автомобиля в личном гараже под свою ответственность. И тогда эта часть пути может считаться поездкой в гараж.
насчет гаража это хорошая идея, но личного гаража у него нет. авто стоит у дома, на бесплатной парковке. в данном случае можно будет говорить об обеспечении ночного хранения?..
да, его автомобиль в аренде и у организации своего гаража тоже нет
Цитата (Александра Кривошеева):В таких случаях принято организовывать доставку автобусом к началу рабочей смены и по окончании её; потому что так получается дешевле, да и с дисциплиной работников куда больше порядка. Но если у вас есть какие-то особенности, действительно не позволяющие организовать централизованные перевозки, потребуется документально подтвердить их, чтобы доказать налоговикам экономическую обоснованность затрат на индивидуальные поездки работников на своих автомобилях.
да, есть особенность. допустим, человек, живущий рядом с одним объектом, должен ехать на объект, который находится в 50 км от него, так как его навыки на данный момент необходимы именно там
Цитата (Александра Кривошеева):А какая разница?
а если нет разницы, то значит все-таки речь будет о компенсации.  тогда может быть  сделать лимит по картам для тех, кто не желает сдавать в аренду авто. например, 8000 руб, платить 1200 компенсации и принимать сумму к расходам, а с 8000 удерживать ндфл и не принимать к расходам?...может, когда их зарплата уменьшится на 1040 (8000*13%),  они поймут, что лучше получить те же 870 рублей за аренду в месяц...

вот еще себе статью в закладки добавлю...Документы при аренде автомобиля у физического лица
Бухгалтерия
Заполняйте накладные, акты, счета‑фактуры и ведите бухгалтерию ИП