Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена
Инга Баландина

Как вести личные дела работников?

Добрый день. Как правильно вести личные дела работников? Интересует обложка, и можно ли также хранить заявления и приказы на отпуска в личных делах?
ОтветитьНовый вопрос. . .
Ольга Шандурова 1 539  баллов, г. Саратов
31 августа 2018 в 16:56
Добрый день
Цитата (Инга Баландина):хранить заявления и приказы на отпуска в личных делах
А срок хранения на приказы на отпуска у вас какой?
Бухгалтерия
Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»
31 августа 2018 в 16:58
Срок хранения мы не устанавливали. В данный момент все хранится вместе в скоросшивателях по каждому работнику.
Цитата (Ольга Шандурова):А срок хранения на приказы на отпуска у вас какой?
Ольга Шандурова 1 539  баллов, г. Саратов
31 августа 2018 в 17:04
Инга Баландина, Срок хранения приказов на ежегодные отпуска не менее года. Срок хранения  - личных дел 50 лет. Поэтому их лучше хранить отдельно. Если документооборот не большой - может лучше хранить приказы по учету личного состава в одной папке, приказы по основной деятельности - в другой. А личные дела в тех же файлах в отдельной папке. Ведь отметка о приказах на отпуск есть в личной карточке - зачем вам там еще и сами приказы?
31 августа 2018 в 17:25
А если вместе хранить-это ошибка? Удобно, когда все документы в одном месте.
Цитата (Ольга Шандурова):Инга Баландина, Срок хранения приказов на ежегодные отпуска не менее года. Срок хранения  - личных дел 50 лет. Поэтому их лучше хранить отдельно. Если документооборот не большой - может лучше хранить приказы по учету личного состава в одной папке, приказы по основной деятельности - в другой. А личные дела в тех же файлах в отдельной папке. Ведь отметка о приказах на отпуск есть в личной карточке - зачем вам там еще и сами приказы?
Федорова Любовь 10 317  баллов
31 августа 2018 в 19:17
Инга Баландина, а если пришедшая с проверкой трудовая инспекция попросит приказы на отпуска, вы будете потрошить личные дела и доставать?
Бухгалтерия
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону
kadrovik anna 513  баллов
3 сентября 2018 в 06:15
Здравствуйте! У меня личные дела хранятся в папке "Дело", там заявление о приеме, приказ о приеме, труд. договор и личные документы, диплом, сертификаты, удостоверения о повышении квалификации, заявления об отпусках. Сами приказы об отпусках  храню в папке. Если автор вопроса хранит приказы в личном деле, то можно составить опись личного дела, пронумеровать все документы и если придет трудовая инспекция и попросит приказ на отпуск, то автор просто посмотрит на какой странице этот приказ и сразу его достанет, да и самому удобно будет, мало-ли какой документ из личного дела нужно будет самому автору посмотреть, чтобы все личное дело не листать, сразу откроет нужную страницу.
3 сентября 2018 в 11:32
kadrovik anna, спасибо большое за ответ. Вот думаю об отделении приказов на отпуска, а приказы на сверурочную работу и в выходные и праздники, Вы тоже отдельно храните?
Night Elf 158  баллов, г. Санкт-Петербург
3 сентября 2018 в 12:47
Добрый день! Я бы посоветовала в личном деле работника хранить копии приказов, а оригиналы - подшивать в соответствующие папки. На мой взгляд, довольно удобно - и в личном деле все перед глазами, и скопом все приказы в отдельной папке есть, если мало ли проверяющие запрашивают. + на мой взгляд архивировать удобнее. Личные дела со всеми копиями лично я сшиваю по годам увольнения работников (Уволенные в 2016, Уволенные в 2017 и т.д.), и приказы тоже отдельно по годам, в зависимости от срока хранения. И тогда можно будет, к примеру, избавиться от ненужных приказов на отпуск, срок хранения которых истек, но при этом продолжать хранить к примеру приказы об увольнении.
Но это просто как вариант, мне лично так удобнее, может есть варианты лучше) Правда, приказы об отпуске я все же отдельно храню и копий не делаю - не вижу для себя смысла, но тут дело вкуса
3 сентября 2018 в 13:41
Спасибо за ответ. Вы храните только приказы на отпуск отдельно или заявления на отпуск тоже?И как хранить приказы на сверхурочную работу и работу в выходные дни?
Цитата (Федорова Любовь):Инга Баландина, а если пришедшая с проверкой трудовая инспекция попросит приказы на отпуска, вы будете потрошить личные дела и доставать?
Бухгалтерия
Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»
Федорова Любовь 10 317  баллов
3 сентября 2018 в 14:44
Цитата (Инга Баландина):Вы храните только приказы на отпуск отдельно или заявления на отпуск тоже
Я заявление к приказу прикладываю.  Вообще в личном деле храню только копии личных документов.  Поскольку на каждого заполняю карточку Т-2 (а  они у нас еще типографские, плотные, как обложка книги), то получается как книжка. Приказы просто записываю (там есть для этого соответствующие разделы: прием, увольнение, отпуск, если не хватает, распечатываю нужный раздел дополнительно).
Цитата (Инга Баландина):как хранить приказы на сверхурочную работу и работу в выходные дни
это не кадровые приказы, скорее они относятся к бухгалтерии, к расчету зарплаты, и нужны для подтверждения правомерности того или иного начисления, так что не в личном деле уж точно. Вообще, если на предприятии бурлит жизнь и много разных видов приказов приходится делать, то каждый вид приказа каким-то отдельным шифром помечается. И хранят их по шифрам. Это все в приказе по кадровому документообороту прописывается.
3 сентября 2018 в 15:04
Спасибо Вам за ответ! У нас предприятие маленькое, но тем не менее присутствует сверхурочная работа, работа в выходные дни и т.д. 
Правильно будет так:
Приказы по отпускам+заявления: отдельная папка
Приказы по сверхурочной работе+согласия и приказы по работе в выходные дни+согласия: отдельная папка
В личных делах только копии документов. приказы на прием, увольнения, трудовые договоры,доп. соглашения
?
Цитата (Федорова Любовь):это не кадровые приказы, скорее они относятся к бухгалтерии, к расчету зарплаты, и нужны для подтверждения правомерности того или иного начисления, так что не в личном деле уж точно. Вообще, если на предприятии бурлит жизнь и много разных видов приказов приходится делать, то каждый вид приказа каким-то отдельным шифром помечается. И хранят их по шифрам. Это все в приказе по кадровому документообороту прописывается.
Федорова Любовь 10 317  баллов
3 сентября 2018 в 15:51
Цитата (Инга Баландина):В личных делах только копии документов.  трудовые договоры,доп. соглашения?
трудовые дог и допники - оригиналы должны быть у вас. Или вы их тоже отдельно храните?

Должна вам сказать, что досконально правильно кадровое делопроизводство за всю мою жизнь знала кадровичка 72 лет, которая еще в СССР работать начала. Вот там их проверяли, так, что пух и перья летели Улыбаюсь.  Сейчас разрешено упрощенное делопроизводство, особенно в небольших фирмах, где нет отдельного кадровика и все это свалили на бухгалтера. Если хотите, конечно, купите книги по делопроизводству и делайте все "по науке", если много свободного времени,  но мой вам совет - применяйте принцип бритвы Оккама - не умножайте сущности сверх необходимого (проще говоря - не усложняйте жизнь).
Цитата (Инга Баландина):В личных делах только копии документов. приказы на прием, увольнения
карточку Т-2 вам все равно надо вести (где-то видела, что штрафуют за ее отсутствие), в ней записано, каким приказом человек принят на работу, зачем еще и копию класть, бумаги разводить? Главный принцип - разложить документы так, чтобы их легко можно было найти, не только  вам, но и тому , кто придет после вас (мало ли что), а не раскладывать многочисленные копии в разных местах. Но это ваше личное дело, решать вам.
3 сентября 2018 в 16:00
я имела ввиду копии документов работников (паспорт, снилс, инн  и т.д.), а приказы об увольнении и приеме, трудовые договоры, доп. соглашения у меня хранятся оригиналы в личных делах.
Не знаю все-таки куда подшивать приказы и согласия на сверурочную работу. Стоит ли заводить отдельную папку?
Цитата (Федорова Любовь):В личных делах только копии документов. приказы на прием, увольнения
Бухгалтерия
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону
Федорова Любовь 10 317  баллов
3 сентября 2018 в 16:03
Цитата (Инга Баландина):Не знаю все-таки куда подшивать приказы и согласия на сверурочную работу. Стоит ли заводить отдельную папку?
отвечала уже
Цитата (Федорова Любовь):Вообще, если на предприятии бурлит жизнь и много разных видов приказов приходится делать, то каждый вид приказа каким-то отдельным шифром помечается. И хранят их по шифрам. Это все в приказе по кадровому документообороту прописывается.
номенклатуру дел составьте, и все будет видно.
marina tyapicheva 19  баллов
3 сентября 2018 в 16:30
Инга Баландина, за копию паспорта в личном деле сейчас штрафуют. А вообще, столкнулась с кадровой работой, это ужас,век живи,век учись.
Федорова Любовь 10 317  баллов
3 сентября 2018 в 16:33
marina tyapicheva, может быть опять что-то поменялось, это ужас, Вы правы, но в соглашении о персональных данных прописывается, какие документы сотрудников может хранить предприятие ( в т.ч. и копии паспорта), за что штраф?
kadrovik anna 513  баллов
4 сентября 2018 в 08:39
Цитата (Федорова Любовь):но в соглашении о персональных данных прописывается, какие документы сотрудников может хранить предприятие ( в т.ч. и копии паспорта), за что штраф?
Нет. По закону о персональных данных копий паспорта ИНН и СНИЛС вообще не должно быть. Мы прошли проверку Роскомнадзора, по их требованиям должно быть так: к вам пришел сотрудник вы взяли у него все документы занесли в программу 1С в карточку Т-2 и отдали ему. Все, никаких копий, что-то у него в жизни поменялось, просите снова документ, от него у вас должно быть только его диплом, какие-то удостоверения его квалификации. Согласна, бред полный, но таковы их требования. Когда к нам пришли из Роскомнадзора, то мы все прятали, из личных дел вытаскивали анкеты. Они у нас месяц были, на все шкафы мы повесили замки, на столах ничего не должно лежать, если к Вам зашел сотрудник вы должны все документы перевернуть чтобы он не увидел. Мы такую нервотрепку испытали, не дай Бог кому-либо, нам помогал юрист который тоже был согласен что некоторые требования перегибают палку, но советовал нам потерпеть. Все папки с приказами которые у Вас должны быть должны быть в шкафу под замком. Роскомнадзор ушел- мы все вернули обратно.
Бухгалтерия
Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»
Федорова Любовь 10 317  баллов
4 сентября 2018 в 10:50
kadrovik anna,  спасибо за сведения, пойду тоже припрячу. А  копию СНИЛС можно оставить в личном деле или тоже спрятать?
kadrovik anna 513  баллов
4 сентября 2018 в 11:01
Федорова Любовь, да Вы не прячьте. Мы прятали пока комиссия была. У Вас сейчас никого нет работайте спокойно. У нас комиссия ушла, мы все вернули и спокойно как жили и работали так и работаем
Федорова Любовь 10 317  баллов
4 сентября 2018 в 11:26
kadrovik anna,  я имела в виду, прятать ли копию СНИЛС в принципе при проверке или это только копии паспорта касается.
kadrovik anna 513  баллов
4 сентября 2018 в 12:06
Цитата (Федорова Любовь):я имела в виду, прятать ли копию СНИЛС в принципе при проверке или это только копии паспорта касается.
нам сказали что вообще не должно быть ни копии паспорта, ни СНИЛС, ни ИНН ни свидетельств о браке, о детях, ничего, только диплом работника и его удостоверения о квалификации, о категориях и т.д.
Бухгалтерия
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону
Анна Влада 282 717  баллов, г. Москва
4 сентября 2018 в 17:57
Цитата (Федорова Любовь):а если пришедшая с проверкой трудовая инспекция попросит приказы на отпуска, вы будете потрошить личные дела и доставать?
Я вот тоже присоединилась бы к вопросу.
Зачем оригинал приказа хранить в личном деле работника, я не понимаю?

Все дело в чем?  Да вот в чем: личное дело - это вообще вещь НЕ обязательная и, как следствие, состав этого дела определяет работодатель (если он ведет личные дела). А вот ПРИКАЗЫ хранить определенный промежуток времени - это обязательно.
Понимаете разницу? 

Кроме того, гораздо удобнее, когда один вид документа можно просмотреть в хронологическом порядке - от 1 номера, до последнего - чтобы понимать, что номер не пропустили, что он оформлен соответствующим образом, все согласование, ознакомление и т.п. 

Вам нужно вообще для начала понять что есть приказы общеучрежденчесике, что по личному составу, и со сроками хранения разобраться. 

Например, приказ о приеме никак нельзя хранить с приказом на отпуск очередной - срок хранения у них ОЧЕНЬ разный. 

Цитата (Инга Баландина):я имела ввиду копии документов работников (паспорт, снилс, инн  и т.д.), а приказы об увольнении и приеме, трудовые договоры, доп. соглашения у меня хранятся оригиналы в личных делах.
В связи с тем, что личное дело - не обязательно, а приказы хранить - обязательно, лучше так:
в личном деле хранить копии приказов, а оригиналы - в папке согласно срокам хранения. Отпуск без сохранения заработной платы - отдельно, отпуск ежегодный - отдельно, приказы о приеме, переводе, увольнении - отдельно.
Изучите сроки хранения документов. Пусть у Вас лучше будет 5 папок, но они будут с документами с одинаковым сроком хранения и в хронологическом порядке.
Федорова Любовь 10 317  баллов
4 сентября 2018 в 19:18
kadrovik anna, извините,  как я докажу налоговой, что , допустим, льгота по НДФЛ на ребенка предоставлена законно и ребенок вообще существует, если нет ни паспорта, куда ребенок вписан, ни свидетельства о рождении? Мой красочный рассказ о том, что я их видела при приеме на работу, боюсь, не убедит. Или сказать "зуб даю" Улыбаюсь
kadrovik anna 513  баллов
5 сентября 2018 в 04:02
Цитата (Федорова Любовь): извините,  как я докажу налоговой, что , допустим, льгота по НДФЛ на ребенка предоставлена законно и ребенок вообще существует, если нет ни паспорта, куда ребенок вписан, ни свидетельства о рождении? Мой красочный рассказ о том, что я их видела при приеме на работу, боюсь, не убедит. Или сказать "зуб даю"
Это ведь не надо делать постоянно. Мы только на месяц проверки это сделали а потом они ушли и мы живем как жили. У Вас этих проверок нет и может и не будет, так что работайте спокойно
Федорова Любовь 10 317  баллов
5 сентября 2018 в 07:52
kadrovik anna,  я не имею в виду конкретно наш случай, просто пытаюсь понять, как требования Роскомнадзора совместить с НК РФ.
Бухгалтерия
Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»
Night Elf 158  баллов, г. Санкт-Петербург
5 сентября 2018 в 09:50
Цитата (Инга Баландина):Спасибо за ответ. Вы храните только приказы на отпуск отдельно или заявления на отпуск тоже?И как хранить приказы на сверхурочную работу и работу в выходные дни?
Лично я приказы на отпуск вместе с заявлениями храню.

Цитата (Анна Влада):Все дело в чем?  Да вот в чем: личное дело - это вообще вещь НЕ обязательная и, как следствие, состав этого дела определяет работодатель (если он ведет личные дела).
Согласна полностью, тут у вас большой простор для творчества) К примеру, те же заявления на прием и увольнение работника - я все не могла в свое время решить, где хранить оригинал. В итоге сложила для себя такую систему: заявление о приеме в личном деле храню, если по собственному желанию увольнение - то заявление тоже в личном деле, если по соглашению сторон - соглашение тоже в личном деле, а если увольнение к примеру в случае смерти работника - то оригиналы заявлений родственников о выплатах, о выдаче трудовых книжек я храню вместе с приказами о выдаче денег и ТК, в личное дело на всякий случай копию кладу. Но при этом, к примеру, когда вместо выдачи молока компенсацию делали, я отдельно складывала приказики по компенсациям вместе с заявлениями. Пр изменении личных данных заявление работника я храню с приказом. а копии новых документов - в личное дело кладу.
Хотя можно было бы с другой стороны все заявления с приказами хранить, тут кому как удобно.
В общей сложности лично у меня личное дело из таких документов складывается:
1. Согласие на обработку персональных данных - оригинал;
2. Заявление о приеме на работу - если есть, оригинал;
3. Приказ о приеме на работу - копия;
4. Трудовой договор  - оригинал ;
5. Соглашение о конфиденциальности/неразглашении коммерческой тайны (необязательно, в некоторых моих компаниях принято заключать) - оригинал;
6. Договор о полной индивидуальной мат. ответственности - если заключили, оригинал храню в личном деле;
7. Паспорт - копия;
8. ИНН - копия;
9.  СНИЛС - копия;
10. Док-ты об образовании  - копия;
11. Военный билет  - копия ;
12. Заявление на перечисление з/п на реквизиты/на выплату через кассу - оригинал;
13.  Прочие документы, зависящие от специфики деятельности организации/занимаемой должности: док-ты о повышении квалификации, мед. книжка, для водителей к примеру справка о предварительном медосмотре, права и т.д.

Потом со временем другие документы подшиваю, к примеру:
1. какие-то личные документы от работника, к примеру св-ва о закл. брака, о рождении детей, справки об инвалидности и т.д. Если они у меня появляются, 1 копию я всегда стараюсь в личном деле хранить. Всякие новые документы работника (в случае смены ФИО, к примеру -новые копии паспорта, СНИЛСа, ИНН);
2. в некоторых случаях имеет смысл хранить на всякий случай копию трудовой в личном деле (к примеру, если по этому работнику были какие-то пособия ФСС, в случае смерти работника я перед выдачей ТК копию снимаю себе и т.д.);
3. заявления о вычетах на детей - тоже храню в личных делах вместе с приложенными документами;
4.  справки о заработке, если работник их приносит - стараюсь хранить в личных делах оригиналы; если было выплачено пособие, то оригинал кладу к документам по пособию, в личном деле оставляю копию;
5. при переводе работника - оригинал заявления о переводе и копию приказа о переводе;
6. дополнительные соглашения к трудовому договору - оригинал;
7. всякие уведомления, если скажем надо было за 2 месяца до каких-то изменений уведомить работника, тоже в личном деле храню;
8. потом в случае увольнения - оригинал заявления (соглашения) и копию приказа.

+ в начале дела я подшиваю опись, туда вношу все, с указанием номеров страниц. Удобно искать потом конкретный документ. А в конце личного дела кладу лист-заверитель, чтобы перед архивацией пересчитать все и сделать пометки на будущее о состоянии дела.

На всякий случай могу дать совет, если приказов не много по организации, их можно временно в одну папку складывать, но поставить разделители - отдельно приказы к примеру на отпуск, отдельно по приему, по увольнению, по переводам и т.д. В этом случае, как и говорила Анна Влада, удобно периодически проверять, все ли приказы в наличии. Потом как накопится много - сшиваете разные виды приказов отдельно (+ по годам, чтобы потом срок хранения удобнее отслеживать) и в архив убираете. Не обязательно на все-все отдельные папки, если у вас мало движений по кадрам. Делайте как вам удобно, главное чтобы вы знали, где у вас что хранится, и могли достаточно оперативно найти нужный документ. К примеру, номенклатуру дел я так и не поняла, как правильно ведут и вообще как составляют, но у меня и предприятия маленькие, в итоге свою систему документооборота выстроила и живу. Может, то что я делаю и есть номенклатура Улыбаюсь Главное что мне удобно, ничего никуда не теряется и штрафа нет Улыбаюсь Улыбаюсь Улыбаюсь

Цитата (kadrovik anna):Это ведь не надо делать постоянно. Мы только на месяц проверки это сделали а потом они ушли и мы живем как жили. У Вас этих проверок нет и может и не будет, так что работайте спокойно
Печалят отзывы о подобной практике проверяющих Грустный В таких случаях, конечно, работы много предстоит - все дела перерыть, повытаскивать "лишнее", аккуратно убрать куда-то, обратно потом подложить и сшить... Лишь бы не потерять ничего в процессе. Мне кажется, со временем арбитражка должна появиться по таким проверкам, может быть хоть судебные разбирательства такую практику со временем остановят. Ведь можно в согласии об использовании персональных данных все прописать, действительно...
5 сентября 2018 в 09:57
Night Elf, спасибо большое за подробный ответ!
Эмма М 10  баллов
5 сентября 2018 в 14:40
kadrovik anna, Мы паспорта, снилс, инн и прочее на сотрудников сканируем и отдаем обратно, вроде и не нарушаем и под рукой всегда
kadrovik anna 513  баллов
5 сентября 2018 в 15:44
Цитата (Эмма М):Мы паспорта, снилс, инн и прочее на сотрудников сканируем и отдаем обратно, вроде и не нарушаем и под рукой всегда
а я когда устроилась на работу, паспорта снил и инн лежали в отдельной папке, разделенные на врачей, медсестер, администрацию и санитарок. Я не стала новшества вводить, так все и лежит, тоже все по рукой
Бухгалтерия
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону