Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Отправить Регистрация
Восстановление пароля

Как оформить использование автомобиля работника для списания ГСМ?

6 ноября 2019 в 14:27
Добрый день! ООО на ОСНО занимается торговлей. У директора есть автомобиль, который он использует для поездок, в том числе и для служебных целей. Подскажите пожалуйста, как наиболее выгодней и правельней оформить использование автомобиля чтобы списывать ГСМ?

geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 14:57
42 балла Добавить баллы
Добрый день,
Цитата (Катя24):ООО на ОСНО занимается торговлей. У директора есть автомобиль, который он использует для поездок, в том числе и для служебных целей. Подскажите пожалуйста, как наиболее выгодней и правельней оформить использование автомобиля чтобы списывать ГСМ?
Разобраться вам поможет статья: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156
Эксперт Бухонлайна согласен
6 ноября 2019 в 15:13
А если я заключу договор аренды с экипажем, например сумма аренды 5000, НДФЛ 650 и услуги управления 5000, взносы 1510, тогда я могу включить в расходы суммы 5000+5000+1510 и все расходы на ГСМ? Вопрос удалён модератором.
geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 15:16
80 баллов Добавить баллы
Цитата (Катя24):А если я заключу договор аренды с экипажем,
Вы не можете заключить договор аренды авто с экипажем с физ. лицом
Цитата (ГК РФ Статья 635. Обязанности арендодателя по управлению и технической эксплуатации транспортного средства):1. Предоставляемые арендатору арендодателем услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре. Договором аренды транспортного средства с экипажем может быть предусмотрен более широкий круг услуг, предоставляемых арендатору.
2. Состав экипажа транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если обязательными для сторон правилами такие требования не установлены, требованиям обычной практики эксплуатации транспортного средства данного вида и условиям договора.
Члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.
Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.
Физ. лицо не может быть по отношению к самому себе работником.
https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=595223
Внутри ссылки есть еще ссылки, почитайте.

Цитата (Катя24):все расходы на ГСМ?
По путевым листам
Эксперт Бухонлайна согласен
Юлия Радская Модератор
6 ноября 2019 в 15:19
Добрый день! 
Цитата (Катя24):А ещё если есть вычет на ребенка, его тоже можно здесь учесть или только на зп?
Это уже новый вопрос. А новый вопрос, по правилам форума, задаётся в новой теме. Для удобства отвечающих в новой теме можете поставить ссылку на это обсуждение.
6 ноября 2019 в 15:49
geomech, прочитала, но не могли бы пояснить правильно ли поняла, что мы заключаем договор аренды с директором без экипажа, но он сам не может ездить, а только другой сотрудник?
geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 17:38
Цитата (Катя24):прочитала, но не могли бы пояснить правильно ли поняла, что мы заключаем договор аренды с директором без экипажа, но он сам не может ездить, а только другой сотрудник?
Не обязательно, сотрудник, сдавший вам авто в аренду так же может на нем ездить, главное, это верно оформить. Еще раз прочитайте консультацию  https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&m=2188943#2188943
Эксперт Бухонлайна согласен
6 ноября 2019 в 18:38
geomech, Прочитала, но не очень понятно. Все равно. Договор на аренду без экипажа заключаем с сотрудником, а дальше как не понятно. Как сделать правильно?Так на 1С ИТС есть инструкция по учету аренды автомобиля с экипажем у сотрудника. Это не верная инструкция?
geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 18:41
Цитата (Катя24):Прочитала, но не очень понятно. Все равно. Договор на аренду без экипажа заключаем с сотрудником, а дальше как не понятно. Как сделать правильно?Так на 1С ИТС есть инструкция по учету аренды автомобиля с экипажем у сотрудника. Это не верная инструкция?
Если вы хотите обсудить, как оформить аренду в программе 1С, то необходимо задать новый вопрос, указав, в какой программе ведете учет, таковы Правила форума
Ирина Ротнова Модератор
6 ноября 2019 в 18:49
Добрый день!
geomech права.
Катя24, вопрос о регламенте операций в 1С - это уже новый вопрос. А новый вопрос, по правилам форума, задаётся в новой теме. Для удобства отвечающих в новой теме можете поставить ссылку на это обсуждение.
В своей новой теме не забудьте указать полное название программы, а также релиз конфигурации. Без этой информации Вы рискуете получить неполный или даже неверный ответ. Для уточнения информации обязательно воспользуйтесь этими рекомендациями. А найти справку о названии и релизе конфигурации в своей программе вам поможет это наглядное пособие.
6 ноября 2019 в 19:20
geomech, нет я не хотела обсудить как в 1С оформить эти операции. Просто у них сказано,что это вообще возможно заключить договор аренды с экипажем с сотрудником. Просто все их читают и так делают. Прошу вас объяснить как правильно. Поэтапно. Какие документы, договоры нужно создать чтобы правильно отразить аренду для списания ГСМ? Т.к. в будущем будим брать на работу ещё торговых представителей, которые ездить будут на собственном . И нужно знать как все правильно оформить, чтобы списывать ГСМ на расходы.
geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 19:28
Цитата (Катя24):Просто у них сказано,что это вообще возможно заключить договор аренды с экипажем с сотрудником. Просто все их читают и так делают.
Я вам процитировала статью Гражданского кодекса, также в ссылках консультации Консультанта  БухОнлайн по юридическим вопросам, Главного консультанта БухОнлайн. Но если, вы считаете инфо с сайта ИТС надежнее, ваше право.
Цитата (Катя24):Прошу вас объяснить как правильно.
Мой ответ (и не только мой)  выше, ничего нового я вам не скажу
Цитата (Катя24):Какие документы, договоры нужно создать чтобы правильно отразить аренду для списания ГСМ?
Вы же арендуете авто не для того, что бы ГСМ в расходы принимать (я надеюсь), а все наоборот, вам необходимо авто, а что бы на нем передвигаться, требуется ГСМ. Все расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК). Вот что бы учесть ГСМ в расходах необходимо: договор аренды без экипажа, Приказ на сотрудника, который будет управлять авто, Документальное оформление доплаты сотруднику за управление авто, Путевые листы.
Эксперт Бухонлайна согласен
6 ноября 2019 в 20:22
geomech, спасибо большое за ответы.Этому  форуму и советам вашим я довереюЦветы
geomech 106 650 баллов, г. Ростовская область
6 ноября 2019 в 20:25
Катя24, Рады были помочь. Удачи Вам.
Александр Погребс Главный консультант
8 ноября 2019 в 16:50
Добрый день!
Цитата (Катя24):Просто у них сказано,что это вообще возможно заключить договор аренды с экипажем с сотрудником. Просто все их читают и так делают.
Есть люди, которые читают уголовный кодекс и воруют... Будем на них ориентироваться.
Можно нарушать Законы и не попадаться. Но Будет ли Вам от этого легче, если именно Вас проверит налоговая инспекция и начислит огромные штрафы?

Самый простой и самый правильный путь: компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Есть установленная норма. И вести учет ГСМ не надо.

Есть вариант договора аренды. Без экипажа. Он позволяет экономит больше денег. Но несет больше риска.
Риск № 1 (главный): поскольку автомобилем продолжает пользоваться сам работник, причем иногда в личных целях и без оформления возврата автомобиля из аренды, налоговики могут переквалифицировать арендную плату в компенсацию использования личного автомобиля в служебных целях. Т.е., всё, что свыше лимита, снимают с расходов и относят под НДФЛ...
Риск № 2 (если не переквалифицируют): раз автомобиль закреплен за его собственником, значит, он осуществляет оказание услуг по управлению и всю арендную плату отнесут в базу для страховых взносов. Налоговикам в этом случае совершенно безразлично, возможен здесь договор аренды с экипажем или нет...
Риск № 3 (если Вы оформите именно аренду с экипажем): поскольку это противоречит нормам гражданского права, налоговики могут признать такой договор фиктивным и ничтожным. Все расходы снимают с расходов и облагают НДФЛ.

Кроме того, договор аренды (любой) имеет много нюансов, несоблюдение которых резко увеличивает все указанные риски.

Но выбирать Вам.
Варианта "и хорошо, и без рисков" нет.

Успехов!