Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена
Марфа Васильевна бухгалтер

Нужно ли для списания ГСМ заполнять путевые листы, если ООО не является транспортной организацией?

Добрый день!помогите пожалуйста разобраться в вопросе:
ООО не является транспортной организацией, есть в собственности авто, также с 2 сотрудниками(директором и замом) заключены договоры аренды авто с экипажем (арендная плата состоит из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа), ежемесячно начисляются эти суммы.Также на сотрудников оформлены 3 топливные карты, по которым они заправляются и на ООО приходят документы на гсм по этим оплатам.Сотрудники используют авто в разных целях передвижения (и на переговоры, к контрагентам, довезти товар).Вопрос-должно ли ООО оформлять путевые листы на каждую авто для списания ГСМ и расходов по аренде авто с экипажем(сумма самой аренды по договору, оплата экипажу, ремонт авто и тд)?В Письмах Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 просто как раз говорится, что износ, горюче-смазочные материалы, ремонт уже включены в суммы компенсанции за аренду авто...И что тогда с авто, которое в собственности ООО?
Ответить Новый вопрос
Ольга Рогова 405 235 баллов, г. Ростов-на-Дону
25 ноября 2019 в 14:53
Добрый день!
Оформлять путевые листы необходимо в обоих, для Вас случаев.
 Путевой лист показывает   использование транспортного средства в служебных целях, а также подтверждать расход топлива и использование запчастей .
Минфин: нельзя учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях
Оформление путевых листов при аренде автомобиля с экипажем
Нужна ли отметка медработника на путевом листе, если автомобили используются для служебных поездок руководителей?
Эксперт Бухонлайна согласен
Анастасия Кот 1 078 баллов, г. Москва
25 ноября 2019 в 14:55
Добрый день!
Списание топлива должно быть экономически обоснованной операцией на основании ведения первичного документа, обязательно в этих двух ситуациях. Подтверждающим документом может быть путевой лист, спутниковая система ГЛОНАСС или иная система. (Письмо Минфин № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г.).
По аренде автомобиля, что прописано в Договоре по вопросу оплаты ГСМ?
Эксперт Бухонлайна согласен
Lukinka82 94 балла, г. Екатеринбург
25 ноября 2019 в 15:18
Марфа Васильевна бухгалтер, и еще вроде аренда с экипажем может заключаться только с ИП, а не с сотрудником, который и будет на ней ездить.
Эксперт Бухонлайна согласен
Nataly S 221 161 балл
25 ноября 2019 в 15:23
Здравствуйте!
Цитата (Анастасия Кот):Подтверждающим документом может быть путевой лист, спутниковая система ГЛОНАСС или иная система. (Письмо Минфин № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г.).
Данные системы ГЛОНАСС не могут быть самостоятельным подтверждением обоснованности расхода ГСМ, но могут быть основанием для заполнения путевого листа или иного документа, например, маршрутного листа.
Эксперт Бухонлайна согласен
25 ноября 2019 в 15:54
Lukinka82, дайте тогда пожалуйста ссылку на законодат.документ, где указано, что нельзя заключать дог.аренды с физ.лицом....?я такого не встречала
Sveto4Divny 104 279 баллов, г. Новосибирск
25 ноября 2019 в 15:57
Добрый день.
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):дайте тогда пожалуйста ссылку на законодат.документ, где указано, что нельзя заключать дог.аренды с физ.лицом....?
Договор аренды - можно. Договор аренды с экипажем - нельзя. Объяснения - в статье: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156
Эксперт Бухонлайна согласен
25 ноября 2019 в 15:58
добрый день!
Цитата (Анастасия Кот):По аренде автомобиля, что прописано в Договоре по вопросу оплаты ГСМ?
указано в договоре так:
Арендатор обязуется:
а) в течение всего срока действия договора нести затраты возникающие с эксплуатацией а/м, расходы на оплату топлива, оплату сборов и др. расходы
Ольга Рогова 405 235 баллов, г. Ростов-на-Дону
25 ноября 2019 в 16:41
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):заключены договоры аренды авто с экипажем (арендная плата состоит из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа), ежемесячно начисляются эти суммы.
 Путевой лист  подтверждает использование ТС в производственной деятельности предприятия.  
Отсутствие  путевого листа может послужить основанием для исключения налоговиками расходов   арендной платы за автомобиль, которая у Вас состоит из  из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа) .
Эксперт Бухонлайна согласен
25 ноября 2019 в 16:46
Поняла, спасибо!т е путевой лист нужен нам и для подтверждения самой аренды,оплаты членов экипажа, и для списания гсм и ремонта?
Цитата (Ольга Рогова):Путевой лист  подтверждает использование ТС в производственной деятельности предприятия.  
Отсутствие  путевого листа может послужить основанием для исключения налоговиками расходов   арендной платы за автомобиль, которая у Вас состоит из  из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа) .
Александр Погребс Главный консультант
26 ноября 2019 в 17:04
Добрый день!
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):есть в собственности авто
По этому авто путевой лист обязателен.
Водитель на автомобиле, принадлежащем фирме не может выехать в город. Так сказать, до первого сотрудника ГИБДД...
Причем, отметки тех и медосмотра обязательны. 

Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):также с 2 сотрудниками(директором и замом) заключены договоры аренды авто с экипажем (арендная плата состоит из 2-х частей: 1) за аренду самого авто 2) оплата членов экипажа), ежемесячно начисляются эти суммы.
Вот с этими персонажами намного сложнее.
Директор и зам ездят на своих автомобилях.
В чем служебная цедь поездки?
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):Сотрудники используют авто в разных целях передвижения (и на переговоры, к контрагентам, довезти товар).
Другими словами, они возят самих себя.
Что получается: Вы арендуете авто с экипажем в целях перевозки этим экипажем самих себя.
Если автомобили перевозят директора и зама, то где тогда экипаж? Где водитель, который их возит? За рулём директор и зам.
Так что - это дополнительный аргумент, что договор аренды с "экипажем" здесь явно не к месту.
Поэтому вторая часть, именуемая "оплата членам экипажа" - это обычная зарплата того же директора и зама.

Теперь про аренду.
Директор и зам на этих автомобилях ездят только по служебным делам? И в выходные дни?
Или утром Вы оформляете Акт передачи в аренду, а вечером Акт передачи из аренды? Сомневаюсь. А налоговикам достаточно найти подтверждение хотя бы одной поездки в личных целях и вся арендная плата будет снята с расходов. Вместе с дополнительными расходами на бензин и запчасти.

Это всего лишь прелюдия. Говорящая о том, что оформление договора аренды автомобиля директора и его зама - очень сложная и щепетильная штука.

И вот в этом деле Путевой лист - один из самых важных документов.
Другое дело, что Вы можете вместо путевого листа сделать маршрутный лист. Это тот же путевой лист, но без техника и медика...
Главное - показать служебное использование автомобиля, а не "на работу" и "с работы".
И второе предназначение - пройденный километраж для списания расходов на ГСМ.
Если автомобили оборудованы системой ГЛОНАС, то маршрутный лист должен быть подтвержден и данными этой системы.

Успехов!
27 ноября 2019 в 14:20
Добрый день!
Цитата (Александр Погребс):
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):есть в собственности авто
По этому авто путевой лист обязателен.
Водитель на автомобиле, принадлежащем фирме не может выехать в город. Так сказать, до первого сотрудника ГИБДД...
Причем, отметки тех и медосмотра обязательны. 
Обязательны даже если мы не транспортная компания и в штате мед.работника и тех.контролера/механика у нас нет и за рулем не водитель(которого у нас нет по штату), а сами сотрудники?а если разработать свою форму путевого без этих отметок?
Цитата (Александр Погребс):
Цитата:Сотрудники используют авто в разных целях передвижения (и на переговоры, к контрагентам, довезти товар).
Другими словами, они возят самих себя.
Что получается: Вы арендуете авто с экипажем в целях перевозки этим экипажем самих себя.
Если автомобили перевозят директора и зама, то где тогда экипаж? Где водитель, который их возит? За рулём директор и зам.
Так что - это дополнительный аргумент, что договор аренды с "экипажем" здесь явно не к месту.
Поэтому вторая часть, именуемая "оплата членам экипажа" - это обычная зарплата того же директора и зама.
оплата членам экипажа у нас идет как по договору гпх, облагается и нфдл и взносами(кроме соц.страх и НС ПЗ).Да,возят самих себя...могут так же с другими сотрудниками ездить на переговоры, к контрагентам и прочее...Так нельзя?
Цитата (Александр Погребс):И вот в этом деле Путевой лист - один из самых важных документов.
Другое дело, что Вы можете вместо путевого листа сделать маршрутный лист. Это тот же путевой лист, но без техника и медика...
Главное - показать служебное использование автомобиля, а не "на работу" и "с работы".
И второе предназначение - пройденный километраж для списания расходов на ГСМ.
Т е в данном случае(при аренде авто у сотрудников) мы можем правомерно заменить путевой на маршрутный лист и этот лист будет подтверждать произведенные расходы на авто,гсм,ремонт и т.д?
Александр Погребс Главный консультант
27 ноября 2019 в 14:50
Добрый день!
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):Обязательны даже если мы не транспортная компания и в штате мед.работника и тех.контролера/механика у нас нет и за рулем не водитель(которого у нас нет по штату), а сами сотрудники?
Да. По автомобилю в собственности так.

Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):а если разработать свою форму путевого без этих отметок?
В путевом листе есть обязательные реквизиты. Отметка о предрейсовых тех- и медосмотрах среди них.
Путевой лист без всех реквизитов не является легитимным.

Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):оплата членам экипажа у нас идет как по договору гпх, облагается и нфдл и взносами(кроме соц.страх и НС ПЗ).Да,возят самих себя...могут так же с другими сотрудниками ездить на переговоры, к контрагентам и прочее...Так нельзя?
Нельзя. Я об этом Вам написал.

Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):Т е в данном случае(при аренде авто у сотрудников) мы можем правомерно заменить путевой на маршрутный лист и этот лист будет подтверждать произведенные расходы на авто,гсм,ремонт и т.д?
Для арендованных автомобилей путевой лист можно заменить маршрутным.

Успехов!
27 ноября 2019 в 15:25
Цитата (Александр Погребс):Для арендованных автомобилей путевой лист можно заменить маршрутным.
А маршрутный лист возможно выписывать на длительный срок?(месяц...два....квартал)
Цитата (Александр Погребс):В путевом листе есть обязательные реквизиты. Отметка о предрейсовых тех- и медосмотрах среди них.
Путевой лист без всех реквизитов не является легитимным.
А если выписывать именно путевой лист для арендованных авто,не заполняя графы о мед и тех осмотре это тоже нарушение?
Александр Погребс Главный консультант
27 ноября 2019 в 15:36
Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):А маршрутный лист возможно выписывать на длительный срок?(месяц...два....квартал)
Не больше месяца. Иначе, как Вы отразите в учете расход ГСМ...

Цитата (Марфа Васильевна бухгалтер):А если выписывать именно путевой лист для арендованных авто,не заполняя графы о мед и тех осмотре это тоже нарушение?
Налоговики могут придраться.
27 ноября 2019 в 15:55
Александр Погребс, поняла, спасибо вам огромное за разьяснения!